مزاياي اتوماسيون اداري :
ـ حذف روش دستي مكاتبات و در نتيجه حذف كاغذ.
ـ به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد.
ـ تسهيل در ثبت و گرايش مكاتبات در صورت بالا بودن حجم مكاتبات
ـ تعريف دقيق واحد ها و پست هاي سازماني و جايگاه نيروي انساني و وظايف نيروي انساني در سازمان.
ـ به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع رضايت مشتريان بيشتر مي شود.
مهمترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. و اتوماسيون اداري موجب مي گردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختيار مديران قرار گيرد.
مزاياي مستقيم:
اين مزايا عبارتند از: افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار.
معمولاً اين مزايا كه قابل اندازه گيري بوده و ممكن است تاثير مستقيم و كوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:
ü كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسيم كمتر نيروي كار؛
ü تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي گيرد، مانند نوشتن روي نوار كه پس از آن روي كاغذ تايپ مي شود؛
ü فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني كمتر مي شود.
ü سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي كمتر مي گردد.
مزاياي غيرمستقيم:
اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از :
ü وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي، چاپ و امور مشابه ديگر؛
ü نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين ادارات؛
ü به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهــاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد؛
ü به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛
ü رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس العمل نسبت به فشارهافرصتها.
معايب سيستم هاي اتوماسيون اداري :
ü ايجاد تغييرات در محيط انساني،
ü ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني دركارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليتها.
ü پيچيده شدن و سختي كار با سيستم ها.
ü بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم.
ü مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه.
ü نپذيرفتن سيستم هاي مكانيزه توسط مديران و يا كاركنان.
ü كم شدن امنيت اطلاعات هم ازنظر دسترسي و هم ازنظر تخريب.
ü ايجاد تغييرات در محيط انساني.
ü ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني دركارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليتها.
ü پيچيده شدن و سختي كار با سيستم ها.
ü بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم.
ü مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه.
ü نپذيرفتن سيستم هاي مكانيزه توسط مديران و يا كاركنان.
