برداشت از جزوه جناب استاد ايرج تبريزي برای بهره مندی عموم علاقه مندان عزیز
آشنايي مخاطبان محترم اين وبلاگ با واژه‌هاي نامه‌نگاري يا اصطلاحات اداري بسيار مغتنم و ضروري بوده و خالي از لطف نيست. از اين رو به ترتيب حروف الفباي فارسي و به‌طور مختصر به شرح برخي از آنها مي‌پردازيم :
آييـن‌نـامـه
مجموعة مقرراتي است كه هر مؤسسه اعم از عمومي يا خصوصي به‌منظور تنظيم امور مؤسسة خود تهيه و تدوين مي‌كند. همچون آيين‌نامه‌هاي مؤسسات دولتي، انجمن‌هاي محلي، احزاب، شركتها، آموزشگاه‌ها و جز آن.
ابـلاغ
ابلاغ، در لغت به معناي رساندن است؛ رساندن نامه يا پيامي‌به كسي يا كساني، اما در اصطلاح اداري و قضايي كاربردهاي مختلفي دارد. در اصطلاح اداري، حكمي‌است كه از مقام بالا به مقام پايين‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموريت و غيره نوشته ميشود. در اصطلاح قضايي و حقوقي عبارت است از : ”تسليم رونوشت حكم غيابي به محكوم عليه غايب يا قائم مقام قانوني او” (فرهنگ معين).
ابلاغ گاه به‌صورت ”ابلاغيه” نيز به‌كار مي‌رود كه نادرست است، چون در فارسي تك واژ مؤنث نداريم. كلمة ابلاغ، گاه در نامهها و به‌ويژه در پايان‌نامه‌ها، به معناي اعلام و رساندن، در عبارت‌هايي همچون : ”ابلاغ فرماييد” ، ”امر به ابلاغ فرماييد” نيز به‌كار مي‌رود.
ارزش‌يـابي
ارزشيابي، واحدي است در اداره كه مسؤوليت رسيدگي به چگونگي كار و وضع كاركنان و شكايات رسيده به آن اداره را بر عهده دارد. گاه به جاي ارزشيابي، ارزيابي به‌كار مي‌رود كه به‌اين معنا درست نيست.
اسـاس‌نـامـه
قانوني است كه براي ادارة هر انجمن، مجلس يا سازماني اجتماعي، سياسي و فرهنگي تنظيم ميشود، يا مجموعة مواد يا ويژگي‌هايي است كه براي تشكيل شركت، حزب يا انجمني تنظيم ميشود.
استـناد
اين كلمه عربي و مصدر لازم و در لغت به معناي پشت دادن، توجه يا تكيه كردن به موضوع يا مطلبي است و براي توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به‌كار مي‌رود.
اعـلام
اعلام، به معناي ”آگاهانيدن” و ”آگاه كردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”مي‌دارد” و ”مي‌نمايد” و ”مي‌كند” و ”ميشود” و ”مي‌گردد” به‌كار مي‌رود. ”اعلام نظر” هم زماني به‌كار مي‌رود كه فرستنده براي اجراي كار، نياز به نظر مشورتي شخص ثانوي دارد و با ذكر آن از مخاطب يا مقام بالاتر نظرخواهي مي‌كند.
انديـكاتور (= نامه‌نـما)
خوشبختانه براي اين كلمة فرانسوي، فرهنگستان زبان و ادب فارسي اخيراً ”نامهنما” را برساخته است، گرچه در نظر اول معناي جامعي ندارد. در اصطلاح اداري، انديكاتور يا نامهنما دفتري است كه تاريخ و شماره و خلاصة نامههاي وارد و صادر در آن ثبت و شمارة ترتيب دفتر به روي نامهها زده ميشود.
ايندكـس (= نمـايه)
خوشبختانه براي واژة ايندكس نيز فرهنگستان واژة ”نمايه” را ساخته است. اين واژه انگليسي است و معناي شاخص و فهرست را نيز مي‌دهد. در تداول اداري ”اندكس” تلفظ ميشود. و نيز دفتر راهنمايي است كه نامههاي ثبت شده در دفتر ”نامهنما” براساس شماره‌هاي خاص در آن شماره‌گذاري ميشود و جست‌وجوي نامه از طريق آن به سهولت صورت مي‌گيرد.
ايـفاد
ايفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معناي ”به رسولي آمدن نزد كسي” گرفته شده است. ”افاده” هم از اين خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معناي ”اينده” و ”به رسولي رونده” است. ايفاد در لغت به معناي فرستادن و روانه كردن است.
بـازرسـي
بازرسي، رسيدگي به وضع سازمان‌هاست كه يا از طرف بازرسي كل كشور انجام مي‌پذيرد، يا از طرف خود سازمان، يك يا چند تن به‌صورتي از پيش تعيين شده يا سرزده و بي‌خبر، به امور مربوط به شكايات مطرح شده، دربارة آن سازمان يا كاركنانش صورت مي‌پذيرد.
بـايـگانـي
بايگاني از واژه‌هاي مصوب فرهنگستان سابق است (به‌جاي آرشيو) و بهمعناي مكاني است كه در آنجا نامهها و اسناد دولتي يا خصوصي را نگهداري مي‌كنند تا در موقع نياز به آساني بتوان به آنها دسترس پيدا كرد. البته اخيراً رايانه در بسياري مواقع پاسخگوست و نيازي به مراجعه به بايگاني و ملاحظة اصل نامه احساس نمي‌شود.
بخش
بخش، مجموعه‌اي كوچك‌تر از اداره است كه زيرنظر آن كار مي‌كند و ممكن است خود شامل چند زير مجموعة ديگر با عنوان ”دايره” باشد.
پـاسـخ
پاسخ يا در پاسخ، اصطلاحي است نزد يك به ”عطف” (عربي) يا ”بازگشت” (فارسي)، كه هنگام جواب دادن به نامة اداري يا شخصي به كار مي‌رود. البته ”عطف” ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه‌اي است و ممكن است معناي ”بازگشت” يا ”پاسخ” را دربر نداشته باشد. برخي اوقات به جاي كلمة ”پاسخ” (فارسي) ، ”در جواب” هم نوشته ميشود.
پـيـرو
اين كلمه از دو جزء ”پي” (اسم) و ”رو” (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلي مركب مرخم به معناي ”به دنبال رونده” است. وقتي نامه يا نامه‌هايي به جايي فرستاده ميشود و پاسخ دريافت مي‌گردد، در نامه يا نامههاي بعدي از لفظ ”پيرو” استفاده مي‌كنند. مثلاً مي‌نويسند : پيرو نامة شمارة 4287 تاريخ 12 بهمن 80 به اطلاع يا به استحضار مي‌رساند :
يا : پيرو نامههاي شمارة 21756 و 97142 ، به تاريخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع مي‌رساند :
پـي نـوشـت
از دو جزء ”پي” (اسم) و ”نوشت” (فعل ماضي سادة سوم شخص) ساخته شده است. يعني صفت مفعولي مركب مرخم (كوتاه شده) است كه به معناي ”پايين نوشته شده” ، يعني مطلبي كه در پايين نامه نوشته شده به كار مي‌رود.
پيـوسـت
واژه‌اي فارسي است، لكن برخي كاربرد آن را غلط مي‌دانند، زيرا اين كلمه مصدر مرخم و به مفهوم ”پيوستن” و ”الحاق نمودن” (مصدر ساده و مركب) است و بهتر است آن را به جاي ضميمه به كار نبريم. مترادف اين واژه، ”ضميمه” ، ”منظم” و ”به انضمام” عربي است. برخي از كلمة ”به همراه” استفاده مي‌كنند.
تشـكيـلات
به مجموعه‌اي هماهنگ و موزون كه سلسله مراتب، هدف و وظايف و ارتباطات معيني دارا باشد، تشكيلات گفته ميشود.
تـصويـب
مصدر متعدي عربي و به معناي ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به درستي خبري حكم كردن” است. اين واژه نيز، هم خانواده با ”مصوب” و ”مصوبه” است كه البته ”مصوبه” به پيروي از اسم مؤنث عربي در فارسي آمده و كاربرد آن به لحاظ آنكه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم، نادرست است ولي به سبب كاربرد مكرر آن نمي‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم بايد آن را پذيرفت. اين كلمه هنگامي‌به كار مي‌رود كه مي‌خواهند مطلبي را به‌صورت قانوني و لازم الاجرا درآورند و مي‌گويند : ”به تصويب رسيده” يا ”تصويب شده” است.
تلـفنگرام
واژه‌اي فرانسوي است و به معناي ”مخابره” يا اعلام خبر است كه به منظور تسريع در كار به وسيلة تلفن بيان ميشود تا گيرنده آن را بنويسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاكس) كاربرد ”تلفنگرام” را محدود كرده است.
تلكـس
اين واژه هم فرانسوي و نام دستگاهي است كه به وسيلة آن، پيام نوشتاري به‌صورت مستقيم بين دو مشترك مبادله ميشود يا به پيامي‌گفته ميشود كه از طريق دستگاه تلكس مخابره ميشود.
تلگـراف
واژه‌اي فرانسوي و نام دستگاهي است كه به وسيلة آن، پيامي‌را از راه دور مخابره مي‌كنند و آن مركب از دستگاه فرستنده و دستگاه گيرنده و سيم هاي رابط است.
تلگرافي
اين تركيب، صفت نسبي و منسوب به تلگراف است كه از واژة فرانسوي تلگراف و حرف ”ي” فارسي ساخته شده است. در اصطلاح به مفهوم ”شيوه تلگراف يا وسيلة تلگراف” است و بيشتر وقتي به كار مي‌رود كه كوتاه كردن صحبت يا سرعت در عمل مورد نظر باشد.
تلگـرام
واژة فرانسوي و به مفهوم مطلب و پيامي‌است كه به وسيلة دستگاه ”تلگراف” مخابره ميشود.
حسـابـداري
دايرة رسيدگي به دخل و خرج هاي هر سازمان را كه زير نظر حسابدار و به كمك يك يا چند تن ديگر، اداره ميشود، حسابداري مي‌گويند. مسؤوليت رسيدگي به كلية حسابهاي مالي هر اداره بر عهدة ”ذي حساب كل” آن اداره است.
دايـره
جزيي از بخش به شمار مي‌رود كه زيرنظر مستقيم مسؤول بخش، وظايف تعيين شده را انجام مي‌دهد.
دبيـرخـانه
دبيرخانه، واحد اداري مشخصي است كه ادارة امور دفتري را براساس روشهاي تدوين شده برعهده دارد. وظيفة مهم دبيرخانه، نظارت برنامه‌هاي رسيده و ثبت و توزيع نامههاي وارد يا صادر شده است. دبيرخانه ممكن است به روش ”متمركز” ، ”غيرمتمركز” يا ”نيمه متمركز” اداره شود. (براي اطلاع بيشتر مي‌توان به كتاب : ”ادارة امور دفتري” نوشتة سيدابراهيم علن از مجموعه انتشارات ”مركز آموزش مديريت دولتي” مراجعه كرد.
دستـورالعمل
نوشتهاي است كه چگونگي اجراي كار و وظيفة رده هاي پايين تر را در اداي وظايف اداري و مأموريت ها بيان مي‌كند. دستورالعمل، بررسي جزئيات و مسؤوليت ها و طريق اجراي آنهاست. دستورالعمل در حقيقت، دستور و شيوة چگونگي اجرا كردن آيين نامهها و مقررات اداري است. ناگفته نماند كه تركيب ”دستور” (فارسي) با ”عمل” (عربي) درست نيست، لكن اين تركيب سال هاست به كار مي‌رود و ديگر نمي‌توان آن را از زبان فارسي بيرون راند. فارسي اين كلمه ”دستور كار” است كه به لحاظ معنا ، جامع نيست.
دورنـگار (فاكس)
دورنگار معادلي است كه فرهنگستان زبان و ادب فارسي براي واژة فاكس اروپايي تصويب و پيشنهاد كرده است. دو معادل ديگر اين واژه ”نمابر” و ”دورنويس” است. دورنگار دستگاهي است كه تصوير هرگونه نوشته و نقشي را با داشتن رمز طرف مقابل براي دستگاه مشابه خود مي‌فرستد.
ذي حسـاب
ارجح ترين فرد در رسيدگي به حساب و كتاب پولي و هزينه هاي هر مؤسسه را ”ذي حساب” و حوزة مربوط به وي را ”ذي حسابي” مي‌گويند.
راهـ‌كار
برنامه و ارائة طريقي را كه به منظور حل و فصل كاري پيشنهاد ميشود، راه‌كار مي‌نامند.
رده
واژه‌اي فارسي و به معناي دسته و طبقه است و در اصطلاح اداري به سطحي از سطوح تشكيلاتي هر مجموعه مي‌گويند كه تحقق وظايف و مأموريتهاي محول را بر عهده مي‌گيرد.
رئيـس
فردي را كه مسؤوليت مستقيم هماهنگ سازي مسؤولان و سياست هاي هر سازمان و مؤسسه را با حكم مقام برتر بر عهده دارد، رئيس اداره يا سازمان مي‌گويند. البته در برخي موارد وظايف رئيس فراتر از عرف است. مثلاً رئيس سازمان صدا و سيما را كه مقام معظم رهبري تعيين مي‌كند، نمي‌توان با رئيس فلان اداره قياس كرد. در اين قبيل موارد رئيس تا حد وزير شناخته ميشود. نوشتن كلمة ”رييس” نادرست است، چراكه اولاً ”رئيس” عربي است و طبق قاعده چنانچه پيش از همزه حرف مفتوح و پس از آن ”اي” كشيده باشد، همزه روي پاية خود ثابت مي‌ماند. ثانياً همزه در كلمة ”رئيس” در ريشة كلمه است و تبديل به ”يا” نمي‌شود.
سرپـرسـت
مسؤول موقت هر سازمان را در زماني كه رئيس آن مؤسسه انتخاب نشده است، سرپرست مي‌گويند. البته به مسؤولان ثابت برخي مؤسسات نيز سرپرست گفته ميشود.
سنـد
هر مطلب و نوشته و مدركي كه بتوان به آن اعتماد و استناد كرد، به‌ويژه نوشتهاي كه از پشتوانة قانوني و اجرايي برخوردار است، سند مي‌گويند. سند را به سند عادي و رسمي‌مي‌توان تقسيم كرد. نوشتهاي كه در مرجعي ذي صلاح تنظيم نشده باشد، ”سند عادي” و نوشتهاي را كه در مرجعي صلاحيت دار تنظيم شده باشد، ”سند رسمي” مي‌گويند.
در تعريفي ديگر : اسنادي را كه درخور طبقه بندي و حفاظت باشد، اسناد رسمي‌مي‌نامند. قبلاً اشاره كرديم كه قانون مدني كشور در مادة 1284 خود سند را اين گونه تعريف كرده است : ”سند عبارت است از هر نوشتهاي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد. ”
كه البته‌اين ماده قانون در زماني به تصويب رسيد كه نوار و فيلم و ساير موارد سند، تلقي نمي‌شده است. چه بسا امروزه مداركي نظير ارائة فيلم و نوار به دادگاه سند تلقي شود و درخور نفي يا اثبات باشد.
شـرح وظـايـف
تعيين و تبيين حدو وظايف، اختيارات و مسؤوليتهاي هر جزو اداري را با توجه به اهداف هر مجموعه كه در قالب ضوابط و مقررات و قوانين مربوط باشد، شرح وظايف مي‌نامند.
طـرح
به هرگونه پيشنهاد براي اجرا شدن برنامه يا رفع مشكلي، طرح مي‌گويند. در هر طرح بايد به اجرايي بودن و مقرون به صرفه بودن آن التفات كرد.
ضـابطه يا ضوابـط اداري
چارچوب و مقررات و حدود تعيين شده براي امور گوناگون هر سازمان و مؤسسه را كه مراجع يا مقامات ذي صلاحي در نظر گرفته اند، ضابطه يا ضوابط اداري مي‌نامند.
عطـف (بازگشت)
عطف، واژه‌اي عربي و مصدر لازم به معناي مايل شدن به چيزي و برگشتگي و بازگشت است. معادل فارسي آن ”بازگشت” يا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداري، هرگاه نامه‌اي از طرف اداره‌اي رسيده باشد و ما بخواهيم به آن پاسخ دهيم يا استناد كنيم يا توجه مخاطب را به آن جلب كنيم، مي‌نويسيم : ”عطف به نامة شمارة …… تاريخ …… كه مي‌توان به جاي كلمة ”عطف” (عربي) ”بازگشت” (فارسي) نگاشت، كه پيش تر هم اشاره كرديم.
قـانـون
سلسله قواعدي كه شكل حكومت و سازمان قواي سه گانة كشور و حقوق مردم و تكاليف آنان را در برابر دولت و مقررات اداري مشخص مي‌كند، قانون مي‌نامند.
قانون چارچوبي كلي است كه‌ايين نامهها، مرام نامهها، اساس نامهها و دستورالعمل ها و ديگر مقررات اداري نبايد با آن مغاير باشد و همة آنها بايد در چارچوب قانون، تهيه و تدوين شود.
قـائـم مقـام
فردي را كه در غياب رئيس يا مسؤول هر سازمان و مؤسسه عهده دار تمام يا قسمتي از اختيارات وي ميشود، قائم مقام مي‌نامند.
كـارگـزينـي
بخش مهمي‌از هر سازمان كه پرونده هاي كاركنان و امور مربوط به آنان از قبيل رسيدگي به حقوق، ترفيع پايه، تعيين و اعلام محل خدمت، مرخصي ها و كارهايي از اين دست را در اختيار دارد و در چارچوب قانون و زير نظر مقام بالاتر به‌اين امور مي‌پردازد، كارگزيني ناميده ميشود.
كميـسيون
كميسيون، واژه‌اي فرانسوي است و به معناي مجموعة افراد منتخب هر سازمان يا تشكيلات است كه براي بررسي و دنبال كردن موضوع يا مسئله‌اي خاص گردهم مي‌آيند.
گـردش كـار
شروع و بررسي و تجزيه و تحليل كارهاي انجام شده دربارة برنامه‌اي ويژه را كه همراه با پيشنهاد براي تصميم مقتضي به ردة بالاتر مي‌فرستند، ”گردش كار” مي‌نامند.
لايـحه
پيش نويس قوانين تسليم شده از طرف هيئت دولت به مجلس را ”لايحه” مي‌نامند. تا زماني كه‌اين لوايح به تصويب مجلس نرسيده است، ”لايحه” نام دارد، اما پس از آن ”تصويب نامه” است.
مـأمـوريـت
تكليف يا تكاليف كلي را كه از طرف مراجع ذي صلاح به‌صورت شفاهي يا كتبي و به منظور بررسي و اجراي كاري به فرد يا تشكيلاتي معين داده ميشود، مأموريت مي‌گويند.
مـتـبـوع
واژه‌اي عربي و اسم مفعول و به معناي ”پيروي شده” يا ”تبعيت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است كه همراه كلمه هايي چون : اداره، وزارت، دولت، كشور و رياست به كار مي‌رود، نظير : ادارة متبوع، وزارت متبوع، كشور متبوع، رياست متبوع و غيره . بديهي است املاي اين كلمه نبايد با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.
مـديـريـت
در برخي سازمانها و مؤسسات، واحدهاي اداري گوناگوني. مسؤوليت حوزه‌اي مشخص را با شماري كارمند و زير نظر رئيس يا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند كه‌اين واحدها را مديريت و مسؤول آنها را مدير مي‌نامند.
نبايد فراموش كرد كه كلمات : ”مديريت” ، ”معاونت” ، ”رياست” ، ”فرماندهي” و نظاير آن مصدر است و نبايد آنها را براي اسم ذات (شخص) به كار برد و قبلاً هم اشاره كرديم.
مسـؤوليت مستـقيم يـا غـيرمسـتقيم
هرگاه مسؤول و مقام بالاتر بدون واسطه، در كار و برنامة رده هاي پايين تر مداخله و نظارت كند و امر و نهي نمايد، مسؤوليت مستقيم و اگر با واسطه و غيرمستقيم بر كار زيردست خود نظارت كند، مسؤوليت غيرمستقيم دارد.
مصـوب / مصـوبه
مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون يا مطلبي را كه در مجلس يا شورايي لازم الاجرا تشخيص مي‌دهند و ابلاغ مي‌كنند، مصوبه مي‌نامند. براي اين اصطلاح، صورت جمع، يعني ”مصوبات” هم مي‌گويند. اشاره كرديم كه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم لكن اين كلمه در فارسي جا افتاده و چاره‌اي جز پذيرفتن آن نيست.
هـامـش
واژه‌اي است عربي و در لغت به معناي حاشيه و مرز، در برابر انضباط متن نامه و كتاب و در اصطلاح اداري مترادف با ”پي نوشت” و ”حاشيه” است.
