بررسي تاثيراتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري

بررسي تاثيراتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران سازمان تامین اجتماعی: چكيده: پاره ای زمانها ، هنگامی که دست آورد های شگفت آوری را که از چیز های کوچک به دست می آیند ، ملاحظه می کنم ... به اندیشیدن بر انگیخته می شوم ... در این جهان چیز های کوچک وجود ندارند . (( بروسبرتون )). نوگردانی یک اصل است و فرا گردی است که ما را همانند گرد باد ، به سوی رشد مستمر و دگرگونی های رو به بالا ، توانا می سازد .
برای آنکه بتوان همراه با گردباد به طور مستمر به پیشرفت فراز رونده ادامه داد . توجه به یکی دیگر از جنبه های نو گردنی ضروری است . آن جنبه خود آگاهی است که بر کوشش آدمی نظارت دارد و پویایی رو به اوج را رهبری می کند . به بیانی که مادام دو استل ( Madam de  Stael ) ارائه نموده (( ندای خود آگاه ( وجدان ) آن قدر روشن است که نمی توان در شنیدنش دچار اشتباه شد )) خود آگاهی موهبتی است که همسویی یا دگرگونی انسان را با اصول درست ، روشن ساخته ، او را در جهت آن اصول راهبر می شود .  
پویایی یافتن و به بالا اوج گرفتن ، نیازمند یاد گرفتن ، تعهد کردن و انجام دادن برنامه هایی است که به گونه فزاینده ، رو به پیشرفت دارند . اگر تصور کنیم هر یک از آنها کافی اند ، خود را گول زده ایم .
برای آنکه روند پیشرفت را استمرار بخشیم ، تعهد کنیم و انجام دهیم و باز هم یاد بگیریم ، تعهد کنیم و انجام دهیم ( کاوی ، ص 492- 490 : 1377 )
نتایج و یافته های هر تحقیق، جان مایه و مهمترین بخش تحقیق تلقی می شود ، تا با محک یافته ها و استواری فرضیه هایش راهی به سوی بهبود و تعالی بگشاید . پیشنهاد های بر آمده از تحقیق نیز ما را به تغییر و نو شدن (( تغییر نا پذیر ترین اصل حیات مادی )) ، فرا می خواند .
تحقیق حاضر بی شک مصداق آن تحقیقات همیشگی خیلی مخالف تا خیلی موافق نیست تا اگر تمامی سطح بندی ها و لایه بندی های معنا دار در نمونه نیز جابجا شوند، شکل قابل پذیرش تحقیق حفظ شود .
این تحقیق دسته ی از گویه های بر آمده از کنکاش در مبانی ارزیابی تحقیقاتی در خصوص سیستم های اتوماسیون اداری را به نظر کارکنان گذارده است .

هدف اصلي ازاين تحقيق بررسي اثرات سيستم اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران (سازمان تامین اجتماعی) مي باشد و شامل اهداف فرعي مانند شناسايي يك سيستم اتوماسيون جامع اداري مناسب جهت اطلاع رساني به مديران، بررسي و تجزيه و تحليل آثارونتايج حاصل از سيستم اتوماسيون اداري برتصميم گيري مديران، بررسي و شناسايي عوامل موثر بر موفقيت سيستم اتوماسيون اداري از نظر تامين اطلاعات مناسب نظير صحت،دقت،بهنگام بودن و اقتصادي بودن، بررسي اثرات اتوماسيون اداري بربهبود فرآيند تصميم گيري مديران، ارائه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون جهت بهره برداری مي باشد. سيستم اتوماسيون اداري كه با مشخصه هايي مانند تعدادنامه ها ي صادره ، تعداد نامه ها ي وارده ،ادراك ، ساعات استفاده  به عنوان متغيرمستقل و بهبود تصميم گيري مديران با مشخصه هايي مانند صحت،دقت،اقتصادي بودن،به هنگام بودن به عنوان متغيروابسته مطرح مي باشد.
روش تحقيق علي – مقايسه اي مي باشد .ونتايج حاصل از تحقيق نشان داد كه سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد.و شواهدي بررد فرضيهاي چهارگانه  مذكور وجودنداشت
پيشنهاد مي گردد مبانی مفهومی اتوماسیون اداری ، در فراگیر ترین شکل خود در ادارات دولتی و در یک قالب مبتنی بر توسعه فرهنگ سازمانی ، به کارکنان آموزش داده شود .و با توجه به سیاستهای کلی دولت در زمینه ایجاد دولت الکترونیک و اتوماسیون اداری که به آن پرداخته شده است برای تحقیق وسیع در سطح ملی در این زمینه ، آماتور از تیم محقق متخصص دارای امکانات تحققاتی وسیع و اساتید مجرب دانشگاه یا همکاری شرکت های متخصص اتوماسیون اداری استفاده شود.

فصل اول كليات  تحقيق
کلیات  تحقیق
1-1مقدمه
سازمان ها را در عصر جدید از بکار گیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیش رفته گزیری نیست و آینده از ان آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند .
دسترسی به کامپیوتر و تکنولوژی اطلاعات و رسانه هایا پیش رفته ، مولد شتاب فزاینده هست و شتاب ، این تاثیر را دارد که هر واحدی از زمان را که صرفه جویی می شود از واحد قبلی آن با ارزش تر می سزد . بدین ترتیب حلقه باز خورد مثبتی به وجود می آید که شتاب را شتاب می بخشد .
گسترش سیل آسای کامپیوتر  در دهه های اخیر ، مهمترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزدهم یا حتی از اختراع خط به این سو پدید آورده است . به موازات  این تغییر خارق العاده ، گسترش شبکه ها و رسانه های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت انگیز  است و کارش ، جابجا کردن دانایی و عناصر تشکیل دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است .
آنچه که مدیران در سطوح  مختلف سازمان انجام می دهند و همواره در فضای آن حرکت می نمایند ، تصمیم گیری را می توان جمع آوری و پردزش اطلاعات در نظر گرفت ( صرافی زاده ، ص 56: 1380)
داشتن اطلاعات دقیق ، مرتبط و به هنگام و سریع باعث  بالا رفتن سرعت و دقت تصمیم گیری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت . در این برنامه زمانی ، یک مدیر کار آمد بدون داشتن  اطلاعات مورد نیاز خود قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست .
مدیران به منظور مواجهه با محیط و تحقق اهداف سازمانی خود با مد نظر قرر دادن متغیر های محیطی ضرورتاً بایستی محیط را تحلیل و متغیر های آن شناسائی و تدبیر مناسب در بر خورد با آنها اتخاذ نمایند . این امر مستلزم برخورداری از اطلاعات به هنگام درون و برون سازمانی و نیز امکان بهره برداری بهینه از آنها را دارد .
رواج ریز کامپیوتر  در ادارات ، با انتشار  روز افزون محصولات جدید ارتباطی ، کامپیوتری  و ذخیره سازی اطلاعات و تغییرات اساسی در روش اجرای امور اداری همراه بوده است در ابتدی کار از سیستم های کامپیوتری  برای مکاتبات به صورت مستقل استفاده می شد . اما به مرور زمان  کامپیوتری ها به یکدیگر مرتبط گردیدند . این ارتباط به کاربران اجازه می دهد نه تنها از فایلهای مکاتبات به صورت مشترک استفاده نمایند . بلکه می توانند برای یکدیگر پیام ارسال نمایند . امروزه انواع مختلفی از سیتمهای اتوماسیون اداری وجود دارد . سیستم اطلاعات  مدیریت درس طرح مختلف سازمانی و با بهره مندی از ابزار های نوین جمع آوری و پردازش داده ها می تواند مدیران را در جهت تحقق اهداف، یاری و پشتیبانی نماید . کامپیوتر ، سر عت ، دقت و صحت تصمیم گیری را افزایش داده و در نتیجه سطح سرعت، صحت و دقت کار در سازمان بالا می رود سیستم اتوماسیون تاثیر به سزایی در صحت ، دقت ، اقتصادي بودن، بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران را داشته در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران در سازمان تامین اجتماعی را مورد بررسی قرار می گیرد .
2-1 تبیین موضوع تحقیق
مدیریت و تصمیم گیری دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان می باشند و بدون تردید ، تصمیم گیری ، مهم ترین کار مدیران ارشد است که به آسانی نیز می توان در آن مرتکب اشتباه  شد . اما اگر کل فرایند را به گونه ای متفاوت بنگرید وضعیت نیز فرق خواهد کرد .
اغلب مدیران تصمیم گیری را رخدادی منفرد می پندارند که در یک لحظه مشخص از زمان به وقوع می پیوندد. اما در حقیقت، تصمیم گیری فرایند آمیخته با بازی نهايی قدرت ، سیاست ها ، اختلافات شخصی و تاریخچه سازمانی است . رهبرانی که قدرت تشخیص این موضوع را دارند . تصمیماتی به مراتب بهتر از آنهایی می گیرند که کماکان بر این تصور پای می فشارند که تصمیمات ، رخداد هایی هستند تنها در کنترل ایشان . از همین رو است که گفته می شود بعضی از فرایند های تصمیم گیری موثر تر و کار آمد تر از بعضی دیگر هشتند ( گاروین ، ص 64:2001)
در اغلب مواقع ، تصمیم گیران ، یک فرایند جانبدارانه را به کار می گیرند که شاید غیر بهره ورترین و ناکارا ترین راه برای انجام امور باشد . آنها تصمیم گیری را بسان منازعه ای  می بینند که در آن به دفاع پردازش از راه کار های مورد نظر خود می پردازند . اطلاعات را به صورت گزینشی ارائه  می کنند و با خودداری  از ارائه داده های متضاد می توانند موقعیتی متقاعد کننده فراهم آورده ، در برابر مخالف ایستادگی کنند . اما فرایند موثر تر وجود دارد که فرایند جستجو گر است .
در طی این فرایند ، افراد مجموعه متنوعی از گزینه ها را پیش روی خود قرار داده و با همکاری یکدیگر بهترین راهکار را جستجو می کنند. هر چند در عمل این رهبری است که تصمیم نهایی را  به كارمی گیرد اما فردی که در فرایند تصمیم سازی مشارکت دارند ، باید باور داشته باشند که دیدگاهشان در نظر گرفته شده و فرصت آن را یافته اند که بر تصمیم نهایی تاثیری  گذارند . موقع تصمیم گیری ، دسترسی به اطلاعات دقیق ، مرتبط ، صحیح و به هنگام ، عامل بسیار  موثری است . هر قدر محیط پیچیده تر باشد سرعت و شتاب افزایش بیشتری پیدا می کند و تصمیم گیری مشکل تر می شود . تنها چیزی که می تواند تصمیم گیری را سهل تر و عدم اعتماد را کاهش دهد اطلاعات مرتبط ، دقیق و به هنگام می باشد . کیفیت اطلاعات و. کارایی فرایند آن ، در  صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود
سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کمیت و کیفیت اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین با زخورد اطلاعاتی تصمیم ، امکان اصلاح و غنی سازی آنها را برای مدیران فراهم می سزد .
امروزه توسعه و پیچیدگی سازمانها تخصصی ، مدیریت سنتی گذشته را غیر کار آمد ساخته و سیستم های اطلاعات مدیریت ، پدیده ی است که می توان آن را مشخص گذار از مدیریت سنتی به مدیریت « موثر جدید » دانست .
مدیران سنتی با حضور فیزیکی در محیط سازمان ، به کسب مستقیم اطلاعات می پرداختند و با « آزمون و خطا » روشهای مورد نظر را تجزیه می کردند . شبکه اطلاعاتی آنها به تعداد معدودی افراد موثق ، که در نقاط حساس گمارده می شدند ، محدود می گشت و گاه نفوذ  در این گونه شبکه های اطلاعاتی ، امکان خطی دهی به مدیران را فراهم می ساخت .
مکانیزم های قدیمی اطلاعات مدیریت ، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیست و نمی توان در بر خورد با مسائل بغرنج ، صرفاً به ذهنیات و یا گزارشات محدود و اقوال دست اندر کاران متکی بود . اداره امور به شیوه های موثر و کار امد ، مستلزم پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که  با آهنگی سریع رشد کرده و تحلیل آنها را سخت می سزد .
نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه  ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می شود و عالی ترین مورد نگرش سیستمی به سازمانها ، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت ( MIS ) منجر   می گردد .
این سیستمها که گرد اوری و سازماندهی ها و تولید طلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می رساند . همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را بری اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد .
رقابت گسترده و فشرده ی که در سطح بین المللی ، بالا خص در حوزه عملیات اقتصادی وجود دارد ، اقتضا می کند که شیوه های مدیریت نیز همانند سایر عوامل متحول گردند ، تا بقای سازمان تضمین شود . سیستمهای اطلاعات مدیریت نیز همپای مدیریت از تحول و پویایی متاثر خواهد بود .
نگهداری و پردازش انبوه داده هایی که برای تصمیم گیری مورد نیاز است . بدون استفاده از کامپیوتر های توانمند عصر حاضر غیر ممکن به نظر می رسد .کامپیوتر ها قادرند میلیونها  داده را در حافظه خود نگهداری کنند و طبق                    دستور العمل های نوشته شده ، داده های مزبور را با سرعتی شگفت انگیز  به انحاء مختلف ، تحلیل و تلخیص نموده و به صورت اطلاعات قابل استفاده در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهند .
کامپیوتر وسیله با ارزشی برای کار کردن با اطلاعات و داده ، به ویژه اعدد و ارقام است . کاربرد گسترده کامپیوتر ، به عنوان ابزاری یاری دهنده در زمینه های برنامه ریزی مدیریت ، تصمیم گیری و کنترل ، به سبب ویژگیها و مزایای خاصی است که کامپیوتر  ها دارند .
برخی از این ویژگیها  عبارتند از : پردازش بسیار سریع ، خود هدایت کنندگی ، پردازش از راه دور ، توان استدلال ، توان انجام حجم عظیمی از عملیات تکراری ، نگهداری و انبار کردن داده ها و باز خوانی داده ها .

بدون شک ، توان فوق العاده کامپیوتر ها از لحاظ محاسبه ، استدلال ، سرعت عمل ، دقت و حافظه به آنها جایگاه کم نظیری در حل مسائل سازمانی داده است .
بسیاری از اندیشمندان علم مدیریت را عقیده بر این است که هر تصمیمی به اطلاعات درباره موضوع آن بستگی دارد و حتی برخی گفته اند 90 در صد هر تصمیم را اطلاعات تشکیل می دهد . بنابراین  یک مدیر به عنوان تصمیم گیرنده در سازمان و یا حتی در جامعه ، باید اطلاعات دقیق و مناسب را به موقع در اختیار داشته باشد که بتواند دراجرای وظایف مدیریتی خود تصمیمات مناسب  را اتخاذ کند  و به مرحله اجرا گذارده و در نهایت ارزیابی کند .
در این مورد سیستمهای اطلاعاتی به مدیریت یاری می کند تا هر چه سریع تر اطلاعات دقیق را کسب نموده و بااستفاده بهینه از انها ، حداکثر کارآیی و اثر بخشی را بدست آورد .
ابزار دیجیتالی توانمندی های ویژه ما را بسیار بالا می برند : توان اندیشیدن ، شکل دهی به اندیشه ها و توان همکاری با دیگران در پیاده نمودن آنچه را که اندیشدیده ایم .
3-1- اهمیت و ضرورت تحقیق
آینده جایی نیست که به آنجا می رویم ، بلکه جایی است که آن را بوجود می آوریم ، آنهم باراههایی که به آینده می سا زیم .
مزیت ملی ، در کشور هایی پدید می آید که مدیران تنهادر صدد افزایش کارایی نباشند ، بلکه حرکت های سازمانی شان در راستای استراتژی کلی باشد ( دکتر مایکل پورتر ، استاد دانشگاه هارورد : پیام مدیریت ).
تغییر و تحولات بین المللی  وسرعت این تغییرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین المللی ، دور نمای استراتژیک حرکت های خود را ترسیم نمایند . ترسیم چشم انداز در حقیقت دور نمی آینده یک کشور و بیانگر ارزشها ، آرمانها و تفکرات سیاستگزاران کشور می باشد
تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران 1400 و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه چهارم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش  آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است . برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع   می پیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله ، بررسی زمینه های مختلف حل مسئله ، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنتارل و حصول اطمینان از درست کار کردن راه حل ، عبور می شود . سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حلهای مسئله می نمایند . حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را می طلبد و سیستم اتوماسیون پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد .
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است  که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری  اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم   می سازد . نرم افزار اتوماسیون  به عنوان بخشی  از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت ، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش  عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی  نیاز های یاد شده باشد . در پازل چند مربعی قدرت آنچه که مهم است این است که دیگر ، قدرت در نهاد ها ( مثل قدرت )، سازمان ها یا کنترل کنندگان نماد ها  متمرکز نیست . قدرت در شبکه های جهانی ثروت ، اطلاعات و تصاویر که نظامی با هندسه متغیر و جغرافیایی غیر مادی است ، نشر می یابد و استحاله می شود اما از بین نمی ر ود .
گستردگی و توسعه روز افزون علوم رایانه ای و رویکرد جهانی به آن در همه عرصه ها و موفقیت های غیر قابل باور پیشتازان این صنعت در رسیدن  به آنچه که روزگاری رویا و خواب  خیال جلوه می کرد محمل و دستمایه شایسته ای بر گسترش روزافزون این صنعت در همه شئون  کشورمان دارد و سازمانهای پیشرو با تشخیص به موقع ضرورتهای تجهیز به این فن آوری و الزامات آن در سازمان ، نظیر اتوماسیون اداری و مالی ، خود را در مسیر و معبری که به شاهراه تمدن جهانی می پیوندد قرار می دهند چرا که با غفلت از این تحول عظیم در گرد و غبار عبور سریع کاروان سازمانهای فردا گم خواهند شد . زندگی در فرهنگ الکترونیکی یعنی زندگی در تغییر ، تغییر به عنوان شرط بقا.
(( اگر مدیران گمان مي كنند که می توانند در ده سال آینده ، شرکت خود را طوری اداره کنند که در ده سال گذشته کرده اند ، سخت در اشتباهند . برای توفیق در دهه آینده باید وضع موجود را به هم بریزند .)) ( بنیس ، ص 1: 1381)
این تحقیق و نتایج آن نه تنها می تواند در آشکارسازی نقاط قوت و ضعف سیستم و رفع مغایرتهای احتمالی سیستم اتوماسیون در سازمان متبوع موثر باشد بلکه می تواند درسرعت بخشیدن به انتخاب ناگزیر  و ناگزیر الزامات سازمانهای مدرن ، در بعد تجهیز به فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری عصر جدید در سازمانهای همنوع و در سطح وسیعتر در سازمانهای زیر مجموعه وزارت کشور و سایر سازمانها نقش آفرینی کند .
4-1 اهداف تحقیق
1-4-1 هدف اصلی
بررسی تاثیر سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران سازمان تامین اجتماعی
2-4-1 اهداف فرعی
1- شناسایی یک سیستم اتوماسیون  مناسب جهت اطلاع رسانی به مدیران شرکت .
2- بررسی و تجزیه و تحلیل آثار و نتایج حاصل از سیستم اتوماسیون در سازمان تامین اجتماعی .
3- بررسی و شناسائی عوامل موثر در موفقیت سیستم اتوماسیون از نظر تامین اطلاعات مناسب نظیر صحیح بودن و دقت و به هنگام بودن و اقتصادی بودن .
4- ارايه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون جهت بهره برداری .

5-1 سوالات تحقیق
1-5-1 سوال اصلی
آیا  سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران سازمان تامین اجتماعی تاثیر دارد؟
2-5-1 سئوالات فرعی
آیا سیستم اتوماسیون بر افزایش  صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
آیا سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
آیا سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
آیا سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
6-1 تبیین فرضیه های تحقیق
سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
در فرضیات فوق الذکر ، سیستم اتوماسیون با مشخصه های تعداد نامه هاي صادره ،وارده ،ساعات استفاده وادراك  به عنوان متغیر مستقل و بهبود تصمیم گیری مدیران با مشخصه های صحت ، دقت ، بهنگام بودن ، اقتصادی بودن ، به عنوان متغیر های وابسته  مطرح می باشند .
7-1 متغیر های تحقیق
موضوعات تحقیق دارای مفاهیمی مجرد و ذهنی هستند . برای اینکه عملاً تحقیق را انجام دهیم . مفاهیم باید به متغیر تبدیل شوند . مفاهیم وقتی به متغیر تبدیل می شوند که بتوانیم به آنها مقدار و درجات آنها را تعیین کنیم . هم چنین
باید بین متغیر های وابسته، مستقل و کنترل و بین متغیر های گسسته و پیوسته تفاوت قائل شد( ایران نزاد ، ص 47: 1382 ) این تحقیق با عنایت به فرضیه ها و نوع پرسشنامه طراحی شده متغیر های مستقل و متغیر های وابسته ای را دارا می باشد که هر کدام متناظر با یکی از فرضیه ها هستند .
1-7-1 متغیر مستقل
متغیر مستقل ، متغیری است که انتظار می رود تغییر در متغیر وابسته را توضیح دهد به عبارت دیگر متغیر مسنقل ، متغیر مستقل ، متغیر روشنگر است . فرض می شود که این متغیر علت تغیير در متغیر وابسته است ( ایران نژاد ، ص 48: 1382)
در این تحقیق ، متغیر مستقل عبارت است از : سیستم اتوماسیون که اطلاعات و گزارشات لازم را برای اتخاذ تصمیم در اختیار مدیران شرکت قرار می دهد .
2-7-1- متغیر وابسته
می توان گفت متغیر وابسته نتیجه  متغیر مستقل است . متغیر وابسته متغیر معیار نیز نامیده   می شود ( منبع قبلی )
در این تحقیق بهبود تصمیم گیری مدیران ( در سازمان تامین اجتماعی ) که با ابعاد صحت ، دقت ، بهنگام بودن ، اقتصادی بودن سنجیده مي شود متغیر وابسته می باشد که این متغیر ها متناظر با فرضیات تحقیق هستند .
صحت : درجه سازگاری داده های نمایش داده شده و ذخیره شده با ارزشهای صحیح  ( طالقانی ، ص 63: 1382)
بهنگام بودن : بموقع بودن اطلاعات به معنای آن است که دریافت کنندان به هنگام نیاز به اطلاعات دست یابند ( همان ) دقت:منظور اين است كه اطلاعات روشن باشد و دقيقاًمعني داده هايي را كه برآن مبتني است منعكس سازد
اقتصادی بودن : مقرون به صرفه بودن به لحاظ نتایج حاصل از آنالیز های منفعت ، هزینه . به عبارتی  دیگر مجموعه ای از اقدامها برای ترکیب اطلاعات مربوط به مخارج یک برنامه و اطلاعات مربوط به دستاورد های آن که عبارت تحلیل سود و هزینه هم در مورد آن صدق می کند . ( دولان و همکاران ،ص 605 : 1381)
تصمیم گیری : تصمیم یک فرایند یا یک سلسله فعالیت است که توسط یک فرد یا یک گروه به منظور تعیین یک راه حل برای یک مسئله موجود یا یک مسئله احتمالی اتخاذ و اجرا می گرد ( صرافی زاده ، ص 56 : سیستم های اطلاعات مدیریت ، 1380 )
8-1 تعریف عملیاتی واژه ها ، متغیر ها وا صطلاحات دقیق
در تحقیق حاضر از واژه هایی استفاده شده ا ست که نیاز به تعریف عملیاتی بر اساس اهداف  تحقيق دارند زیرا این واژه ها از دیدگاه های متفاوت و در مورد مصرف گوناگون می توانند تعاریف نظری و عملیاتی متعدد و متفاوتی پیدا نمایند .
کیفیت (Quality   ) : تمامی ویژگی های  مقوله که در توانایی آن برای برآورده کردن نیاز های تصریح شده و تلویحاً بیان شده موثر می باشد .كه دريك مقياس پنج فاصله اي از خيلي كم تا خيلي زياد سنجيده مي شود.
فرایند ( process ) : فرایند را می توان جریان قابل تشخیصی از رویداد های به هم وابسته در راه رسیدن به یک هدف ، مقصود یا پایان به شمار آورد ( دولان و  همکاران  ، ص 2 : 1381 )
فرایند مجموعه فعالیتهایی است که ارزشی را برای مشتری ایجاد می کند ( طالقانی ، ص 405 : 1382 ).
سازمان ( Organization  ) : شرکت ، کارگاه ، بنگاه یا موسسه ، اعم از ثبت شده یا نشده ، عمومی یا خصوصی  که دارای وظایف و تشکیلات خاص خود بوده و ماموریت ،  عملکرد و نظام اداری خود را داراست .
ساختار سازمانی ( Organization   Structure ) : عبارتست از مجموعه مسولیتها ، اختیارات و روابط تعیین شده در یک سازمان ، که سازمان از طریق ان وظایف و فعالیتهای خود را انجام می دهد .
خط مشی کیفیت ( Quality  policy  )  : تمایلات و سمت گیری های کلی یک سازمان نسبت به کیفیت ، که توسط مدیریت ارشد آن ، به طور رسمی بیان می گرد ( کریگ ، ص 288  : 1376 )
مدیریت ( Management ) : فرایند بکار گیری موثر و کارامد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی ، سازماندهی ، بسیج منابع و امکانات ، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به  اهداف و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول  صورت می گیرد .
مدیریت عبارتست از : کار کردن با فرد و بوسیله افراد و گروهها برای تحقق هدف مثبت های سازمانی ، ( هرسی و بلانچارد ، ص  1381:13 ) .
مدیریت  کیفیت فرا گیر (TOM : Total Quality Managemen ): روش مدیریت یک سازمان که اساس آن ، محور بودن کیفیت و مشارکت همه عضای سازمان است و هدف آن نیل به موفقیت در دراز مدت ازطریق رضایت مشتری و تامین منافع همه اعضای سازمان و جامعه است .
سیستم ( System )  مجموعه ای از عناصر بهم پیوسته و وابسته که بری رسیدن به اهداف مشترک با هم در تعاملند .
اتوماسیون  داری ( Office  Automatic ):  
مکانیزمی است در راستی بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی  مکاتبات در سطح سازمان ، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگويی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درونی سازمانی .
داده : ( Data ) : داده  در واقع از طریق مشاهدات ، تحقیقات و روشهای تحقیق ( مصاحبه ، پرسشنامه ، مشاهده )  و ضبط نتایج درباره وقایع و یا رفتار انسانی تحصیل مي شوند .
اطلاعات ( Information  ): عبارتست  از داده هایی که در بافتی با معنی  و مفید جا گرفته و در اختیار دریافت کننده قرار داده می شود تا از انها برای تصمیم گیری استفاده کند . اطلاعات متضمن انتقال و دریافت آگاهی و دانش است .
آگاهی: که بینشی است که مدیران با بهره گیری از اطلاعات ، نسبت به موضوعات مورد نظر پيدا می کنند و به کمک آن می توانند درباره آن موضوع تصمیم بگیرند . در واقع آگاهی است که موجب اتخاذ تصمیم می شود ، نه داده یا اطلاعات ( طالقانی ، ص 283،1382 )
دولت الکترونیکی : دراصطلاح به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در جهت ارائه اطلاعات و خدمات به شهروندان ، بخش های اقتصادی ، کارمندان دولت .و سایر قسمت های دولتی اطلاق می شود . همچنین با استفاده از( درگاه ) پورتال دولت الکترونیکی ( سایت مرجع دولت که ارتباط با سایت سیار سازمانها و نهاد های دولتی را بر قرار   می سازد ) مردم می توانند به کلیه اطلاعات و خدمات دولتی ، روی  اینترنت - بدون توجه به محدودیت های فیزیکی و زمانی - دسترسی پیدا کنند
کار آمدی ( اثر بخشی ) : اثر بخشی سازمان عبارت است . از درجه ی میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نایل می آید ( دفت ، ص 103 : 1380 )
تصمیم گیری ( Decision  Making ) : اعتقاد براین است که جوهره مدیریت اتخاذیک تصمیم مناسب است و معمولاً مدیریت با تصمیم گیری مترادف می گردد .در یک تعریف مناسب ،تصمیم گیری یعنی : انتخاب یک راه حل از میان راه حلهای عملی مختلف برای حل مسایل وا ستفاده از فرصتها . ( طالقانی ، ص 285 ، 1382 )
استراتژی ( Sterategy ) : عبارت است از برنامه ربزی ایجاد رابطه متقابل با عوامل محیطی که معمولاً ضد و نقیض هستند ، جهت تامین هدف های سازمان . هدف مشخص می کند که سازمان به کجا می خواهد برود و استراتژی تعیین کننده شیوه رسیدن به آنجاست .
تکنولوژی ( Technology ) : تکنولوژی به اطلاعات ، تجهیزات ، فنون و فرایند های لازم بری تبدیل نهاده ها به ستاده ها اطلاق می شود یعنی تکنولوژی به اینکه چگونه نهاده ها به ستاده ها تبدیل می شوند ، اشاره می کند ( رابینز ، ص 151 :

خلاصه فصل :
در این فصل به کلیات تحقیق پرداخته شده است ، از جمله مطالب بیان شده عبارتند از : موضوع تحقیق ، دلایل انتخاب موضوع ، اهمیت و ضرورت آن ، بیان موضوع ، اهداف تحقیق ، سئوالات تحقیق ، فرضیه های تحقیق ، متغیر های تحقیق ، قلمرو تحقیق ، روش تحقیق و تعاریف عملیاتی واژه ها .
ساختارگزارش تحقیق :
این تحقیق در پنج فصل به شرح زیر تنظیم شده است :
فصل اول : در این فصل  پرداختن به تبیین موضوع تحقیق ، اهمیت ضرورت ، اهدف ، سوالات ، فرضیه ها و متغیر های تحقیق مد نظر قرار گرفته است .
فصل دوم : در این فصل به ادبیات ، مبانی نظری و پیشینه تحقیق پرداخته شده است .  .
فصل سوم : در این فصل به روش تحقیق ، جامعه آماری و حجم نمونه مورد تحقیق ، معرفی شرکت بهره برداری ، معرفی ابزار های جمع آوری اطلاعات ، روایی و پایانی پرسشنامه پرداخته شده است .
فصل چهارم : در این فصل ، اطلاعات از طریق پرسشنامه و مطالعه تحقیقات مشابه مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است .
فصل پنجم : در آخرین فصل از فصول پنجگانه این تحقیق ، پس از بیان نتایج حاصله و ارائه پیشنهاد هایی بر اساس آنها ، محدودیتها ی تحقیق عنوان شده است .

فصل دوم
ادبیات ، مبانی نظری و پیشینه تحقیق
مقدمه :
خطر کردن و به کار های بزرگ دست زدن ، کسب پیروزیهای شکوهمند و حتی چشیدن طعم تلخ شکست ، از  هم قطار شدن با ادمهای میان  مایه که نه طعم پیروزی رامي چشند و نه تلخی شکست را بهتر است زیرا این آدمها به قدری دست به عصا  راه می روند که نه شکست را می شناسد و نه پیروزی را ( ئتودور روزولت ) ( کالینز و پوراس ، ص 131 : 1380 )
موسس فقه جعفری ، حضرت امام صادق ( ع ) می فرمایند : اگر امروزتان مانند دیروز است مغبون هستید و اگر بد تر از دیروز باشد ملعون هستید .
شکل مهمی از سرمایه اجتماعی توان دستیابی به اطلاعات است  که با روابط اجتماعی پیوند ذاتی و لازم و ملزوم دارد . اهمیت اطلاعات از این نظر است که مبنایی برای عمل فراهم می آورد . ما اخذ اطلاعات هزینه بر است . در یک مقیاس » حداقلی » دستیابی به اطلاعات مستلزم دقت است که بسیار کمیاب است ( پاتنام و دیگران  ، ص 61 : 1384 )
ابزار دوران صنعتی به کمک ماهیچه آمدند وابزار دوران فراصنعتی مغز ها را یاری می رسانند آن دسته از سازمانها که ابزار دوران فرا صنعتی  دیجیتالی را به خوبی در سازمانهای خود بکار گرفته اند از سرمایه های هوش خود حداکثر بهره را     می گیرند و همینان پیشتازان و رهبران بازار در سالهای آینده اند ( گیتس ، ص 1 : 1382 )
1-2 تصمیم گیری در سازمانها
اگر چه ارتباطات کار امد و موثر در هر سازمانی حیاتی هستند ، اما کلید موفقیت ، عمل است و عمل باید با تصمیم گیری هدایت شود  تصمیم گیری عبارت است از فرایند انتخاب یک عمل در ارتباط با یک مساله یا فرصت . تصمیم گیری منظم  پنج مرحله اساسی دارد که با شناخت مساله یا فرصت آغاز می شود . این مراحل پنج گانه به طور خلاصه عبارتند از :
1-    تشخیص و تبیین مساله یا فرصت .
2-     معلوم کردن و تجزیه
3-     انتخاب اقدام یا راه حل مطلوب
4-     اجری راه حل انتخاب شده .
5-     ارزیابی نتایج و پی گیری تا حد لازم .
تصمیم گیری در سازمانها در شرایط گوناگون و وضعیتهای مختلفی صورت می گیرد که فرایند آن را چالش انگیز       می کند .
1-1-2 شرایط تصمیم مدیران
تصمیمات مشکل گشایی در سازمانها نوعاً تحت سه شرایط مختلف اتخاذ می شوند :
اطمینان ، ریسک و عدم اطمینان .
2-1-2 تئوری های تصمیم گیری
نظریه پردازان رفتار سازمانی دو تئوری برای تصمیم گیری در نظر گرفته اند : تئوری کلاسیک و تئوری رفتاری
3-1-2 تئوری کلاسیک تصمیم گیری
تئوری کلاسیک تصمیم گیری ، مدیر را به عنوان کسی می بیند  که در دنیای کاملاً مطمئن عمل می کند . مدیر  با مساله کاملاً تعریف شده و روشن مواجه است ، همه شقوق ممکن برای اقدام و نتایج هر یک را می داند و سپس راه حلی انتخاب می کند که بهترین نتیجه بهینه ی در حل مساله به دست می دهد واضح است که یان یک راه ایده آل برای تصمیم گیری است . تئوری کلاسیک برنامه ریزی شده کاربرد دارد .
4-1-2 تئوری رفتاری تصمیم گیری
تئوری رفتاری تصمیم گیری می گوید که انسان فقط بر حسب آنچه در موقعیت معینی درک می کند ، دست به اقدم   می زند . علاوه  بر این ، چنین ادراکی اغلب کامل نیستند . تصمیم گیرنده رفتاری به جای اینکه  با دنیای کاملاً مطمئن مواجه باشد . با محدودیت اطلاعاتی روبه رو است و به نظر می رسد که در شرایط عدم اطمینان عمل می کند . مدیران در مورد مسائلی که اغلب مبهم هستند تصمیم  می گیرند . آنها فقط قسمتی از اگاهی لازم برای راه حلها و نتایج را در اختیار دارند و نخستین راه حلی را انتخاب می کنند که به نظر می رسد راه حل رضایت بخشی است . هربرت سایمون1  این مدل را سبک قناعت ورزی2  می نامد . تفاوت اساسی بین توانایی مدیر برای تصمیم گیری رضایتبخش « سبک رفتاری » وجود محدودیتهای شناختی و تاثیرشان بر ادراکات است و محدودیتهای شناختی ، تواناییهای ما را در تعریف مسائل ، تعیین شقوق عمل و انتخاب راه حلی که نتایج ایده آل قابل پیش بینی داشته باشد ، تضعیف می کند . این محدودیتهای شناختی به قدری در دنیای روزمره مدیران مهمند که ارزش والای بصیرت و قضاوت را معلوم می کنند .
5-1-2 بصیرت ، قضاوت و پایبندی به عمل گذشته
عنصر کلیدی در تصمیمات برنامه ریزی نشده موفقیت آمیز در شرایط نا مطمئن، بصیرت است . بصیرت ، توانایی شناختن یا تشخیص دادن سریع امکانات در یک موقعیت مشخص است . بصیرت ، عنصر خود انگیختگی بی سابقه را به تصمیم گیری مدیریت اضافه می کند و در نتیجه ظرفیت بالقوه ی را برای خلاقیت و نو آوری بیشتر ، ارائه می دهد . بویژه در شرایط ریسکی و عدم اطمینان مدیران موفق ، احتمالاً تا حدود زیادی از بصیرت در تصمیم گیری استفاده می کنند . این یک راه بر خورد با  موقعیتهایی است که در آن سابقه امر روشن نیست ، وقعیتها محدودند و زمان ، عامل اصلی تصمیم گیری است .
مدیران با وجود محدودیتهایی که دارند سعی می کنند به صورت قدم به قدم و به طور منظم برنامه ریزی کنند . مدیران زبر دست و دقیق همچنین به ویژگیهای شغلی که میتنز برگ و دیگران مورد بحث قرار داده اند واقفند و مهارتهای بصیرت خودشان را به اقتضای آنها به کار می برند مدیران  کار امد قادرند نگرشهای تحلیلی و بصیرتی را برای خلق راه حلهای تزه و جدید ترکیب کنند .
6-1-2 یابندگی قضاوتی
قضاوت یا به کار بردن توانایی ذهن ، در تمام جنبه های تصمیم گیری حائز اهمیت است یابندگی یا ساده کردن استراتژی ها یا قواعد سر انگشتی  که در تصمیم گیری به کار می روند . می توانند کار مدیران را ساده تر سازند تا با شرایط عدم اطمینان و محدودیت اطلاعات بتوانند تصمیم گیری کنند . اما اینها ممکن است به اشتباهات سیستماتیک منجر شوند که بر کیفیت تصمیمات  اثر می گذارند . تحقیقات نشان می دهد که مدیران و سایرین در معرض اشتباهات سیستماتیک و جهت گیری هایی قرار درند که در کیفیت  تصمیم های اتخاذ شده می توانند موثر باشند .
هر تصمیم گیرنده ی باید از مسائل یابندگی قضاوتی ، شامل در دسترس بودن ، مشابهت و تکیه بر سابقه تعدیل آگاه باشد
7-1-2 قاطعیت در تصمیم گیری
با توجه به مدیریت فرایند تصمیم گیری ، می توان گفت که مدیر کار امد کسی است که قادر به گزینش  دقیق مسائل و مشکلاتی باشد که پذیرای تصمیم گیری مدیرتی هستند . قاطعیت در تصمیم گیری دو جنبه مهم دارد : نحست انتخاب مسائل و فرصتهایی که سزاوار رسیدگی و توجه مدیریتی باشند و دوم اتخاذ یک استراتزی برای بر خورد با مسائل .
8-1-2 استراتژی در گیر کردن دیگران در تصمیم گیری
یکی از اشتباهات مدیران جدید این است که می پندارند خودشان باید برای حل مساله تصمیم گیری کنند . مدیران  عملاً تصمیم گیری را به یکی یا همه شیوه های ذیل انجام می دهند :
9-1-2 تصمیمات فردی ، تصمیمات مشورتی و تصمیمات گروهی
مدیران کار آمد می دانند که چه زمانی و چگونه از هر یک از  این شیوه استفاده کنند . البته هدف اصلی همواره ، اتخاذ یک تصمیم عالی است یعنی تصمیمی که با کیفیت بالا و در زمانی مناسب صورت گیرد .  و برای کسانی که به حمایتشان در اجرای تصمیم نیاز است قابل پذیرش و درک باشد . ( شرمرهورن و دیگران ، ص 277-266-1380 )
2-2 مدیریت در قرن 21 جایگاه خاصی برای دو سياست کلان قائل است :
الف – استراتژی رقابت ب- کاهش هزینه ها ، که خود یک سیاست رقابت صادراتی می باشد برای لحاظ کردن این دو استراتژی به کار بردن  سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر فن آوریهای اطلاعات و ارتباطات ضروری می نماید .

مدیران امروز ، با انبوهی اطلاعات روبرو هستند . اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده و قابل فهم و تمیز و نگهداری و بازیابی گردد . از طرف دیگر سیستم های مدیریت و ابزار های کنترل در طول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات را می توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد :
1- کنترل سنتی 2- کنترل کاریزماتیک    3- کنترل بروکرتیک 4- کنترل اینفور ماتیک
در ساختار های سنتی فئودالی ، کنترل از طریق سنت ، ادراک و عمال می شد . مقامات کنترلی به طور سنتی  موروثی به نسلهای بعد منتقل می گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی  را چون سنت بود می پذیرفت و بدان گردن می نهاد . در وضعیت کاریزماتیک ، کنترل از طریق رابطه بین رهبر یپروان اعمال می گردید .در اين حالت ، رهبران کاریزما ، شیوه عمل را انتخاب می کردند  و پیروان نیز از آنها تبعیت می کردند زیرآنها را قبول داشتند . در بروکراسی ، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد . ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آن الزامی  بود . در اینفوکرسی ، کنترل از طریق نرم افزار ها اعمال می شود . مجموعه دانشها و آگاهیهای تخصصی ، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعاتی را از طریق شبکه های الکترو نیکی بدست اورد . از سیستم های خبره ، استفاده کند و به تمامی دنشهای تخصصی و حرفه ای مجهز شود ( زاهدی ، ص 123 : 1380 )
عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روز آمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه ریزی  های آینده و تصمیم گیری می باشد این مدیر برای گرد آوری داده ها و پردازش آنها نیازمند سیستم های اطلاعاتی و رایانه ای و حتی سیستم های خبره می باشد  پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی  و سیستمی داشته و از امکانات سیستم های اطلاعاتی و فن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده ، داشتن سواد رایانه ای و سواد اطلاعاتی   می باشد . ( کرافت و بویس ، ص 144 ، 138 : 1991 )
1-2-2 آغاز بکار گیری فناوری های اداری
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 میلادی  به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته   می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند .
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انوع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی  مدیریت . پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز های اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق  به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .
اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM  محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی / ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST )  را معرفی کرد شروع شد .، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها 4 در صد افزایش داشت ، پس بایستی  سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .
موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند .چیز هایی دیگری فرا گرفتند   مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر  اطلاعی نداشتند . آنان از کار های خود آگاه بودند ومی دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بود . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه  دقیقاً ازسیستمهای اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرایند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم طلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از  کامپیوتر  مستحکم شد .
2-2-2 سیر تکامل فناوری اداری
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ازتباطات است . در دوره اول           کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ی و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیطهای اداری بود . ( دهه 20 به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت  واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحد های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .
3-2-2 دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه
در این دوره با ورود رایانه های کوچک که ازسرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ی کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف
اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را بری انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .
4-2-2 دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات
با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر اين دوره که الان در آن به سر می بریم ، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات  به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازار های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات  درست و با کیفیت  و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است . تعریف اتوماسیون اداری : بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد ، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط  با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند .
اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد ها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه  اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ،  مراسلات  را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعاتی اداری ، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های دری به نام اتوماسیون  اداری نامیده می شود .
3-2 نقش استراتژیک اطلاعات
اکثریت رهبران سازمانها اطمینان یافته اند که مدیریت اطلاعات ، مهمترین عامل موثر در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی  است . اکنون بیش از پیش روشن شده است که اهمیت محوری اطلاعات از آنجاست  که کنترل آن به دست مدیران اطلاعات سپرده شود . تصمیم گیری درباره شبکه های اطلاعات و سایر کاربرد های انفجار تکنولوژی ، امروزه در حوزه مسئولیت مدیریت عالی سازمان است . اما اگر مدیر عالی سازمان باید این تصمیمات را اتخاذ کند . پس نقش اطلاعات چه خواهد بود ؟ کارکنان اطلاعات در آینده مسئولیتهای کلیدی متعددی را بر عهده خواهند داشت . این قسمت  محل گرد آوری تخصصهای فنی است . به عنوان رابط در کاربرد ها ی فزاینده علمی و تکنولوژیکی عمل می کند . رهبری لازم را در توسعه کاربرد های مربوط به منظور ارائه خدمت به مدیریت عالی سازمان فراهم می آورد و سیستمهای  حمایتی لازم را برای عملی کردن تصمیمات عمده سازمانی به گونه ای مستمر حمایت می کند ( بک هارد و پریتچارد ، 87 )
کیفیت اطلاعات و کارایی فرایند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود . سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کم و کیف اطلاعاتی دارد  که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین باز خورد اطلاعاتی  و تصمیم ؛ امکان اصلاح تصمیمات و غنی سازي آنها را برای مدیران فراهم می سازد     ( طالقانی ، ص 2 :  1382 )
1-3-2    سیستمها
سیستم ، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند . مثلا ً در یک مرکز اطلاعاتی ، منابع انسانی ، رایانه ای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد  با هم ترکیب می شوند . در هر سیستمی پنج عنصر درونداد.  برونداد ، تبدیل ، مکانیسم  کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند . بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد ، تبدیل می شود . در این میان مکانیسم کنترل ، فرایند تبدیل را برای اطمینان از رسسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار می دهد . مکانیسم کنترل توسط حلقه  باز خود به جریان منابع متصل می شود .. بطوریکه  حلقه باز خورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می کند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد . مکانیسم کنترل ، علائم باز خورد را با  اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی به عنصر درونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد .
وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد درونداد ها ، کتابها ، مجلات ، منابع الکترونیک و ... می باشند و فرایند خدمتی فنی ، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قبل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کار آمد تر به مراجعان و کاربران می باشد . تبدیل می کند مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند . هر سیستمی می تواند عملیات  خود را کنترل کند .یک سیستم بدون مکانیسم کنترل ، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده می شود . یک سیستم با سه عنصر کنترل ( اهداف ،مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود ( مک لوید ص 13-12 : 1387 )
همانطور که می دانیم حلقه ای که باز باشد ، حلقه نیست . حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم می کنند : سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است . البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد . یک زیر سیستم بطور ساده ، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد . مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستم های فرعی ، سیستم های فرعی تری وجود داشته باشند . مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد . وقتی که یک سیستمی ، جزء سیستم
بزرگتر می باشد ، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده می شود . برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است ، اما در عین حال قسمتی از یک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت  می باشد که آن هم خود یک زیر سیستم دولت ملی می باشد . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد .این شرکت منابع فیزیکی تشکیل یافته است . یک سیستم اداراکی ، سیستمی است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و داده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند . یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر می باشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه  کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه ( همان ، ص 24 – 23 )
4-2 روش سیستم ها و دیدگاه سیستمی
بطور کلی هر موسسه ی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی دارد دید سیستمی که همه بخش های درونداد و برونداد و فرایند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ، زیر نظر داشته و یک نوع یکپارچگی در تصمیم گیری ، که لازمه موفقیت یک موسسه می باشد ، بوجود می آورد که اثرات هر تصمیم را در دیگر بخش های به ظاهر غیر مرتبط هم در نظر داشته باشد . افراد ماهر در حل مسائل کسانی هستند که محیط خود را شناخته و سیستم های موثر جمع آوری اطلاعات را بوجود آورند آنان لزوم معیار های عملکرد و شبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان  خود تشخیص داده اند . تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکر سیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود . حل کنندگان مسائل بازرگانی جزو اولین کسانی نبودند که به بررسی فرایند حل مساله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک دانان و شیمی دانان و دانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان و جامعه شناسان باز می گردد . این دانشمندان حل نمودن مساله را به عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند ( منبع قبلی ، ص 200 )
مدیران برای مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش و دیدگاه سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهور است در این روش اولین اقدام مدیر در شکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد در مرحله دوم باید از انجا که هر سیستمی با محیط خود ارتباط درد   . محیط موسسه درک شود . در مرحله سوم سیستمهای فرعی و زیر سیستمهای موسسه باید شناسای شوند بعد از این مراحل به فاز تجزیه و تحلیل مساله می رسیم یعنی در مراحل قبلی شناخت کلی و داده های مورد نیاز به دست آمد و هر حال باید آنها را پردازش کرد . اولین مرحله از این فاز گذر از سیستم به سطح زیر سیستم    می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد و حال به سومین فاز یعنی فاز طراحی و ترکیب می رسیم . اولین مرحله این فاز شناسائی راه حل های گوناگون ، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده ، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل  درمرحله بعدی اجرای راه حل و آخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان کنترل در روش  سیستمی می باشد . متخصصان مدیریت اغلب معتقدند  که اگر یک مدیر سازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد ، مکانیسم حل مساله انها آسانتر و کار آمد تر خوهد بود ( همان منبع ، ص 11 )
باید متذکر شد که ایده مشاهده هر چیزی به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست . در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هر پدیده ای بوجود آمده است . این ایده اولین بار در سال 1937 توسط اودویگ وان برتالانفی ( Ludwig  von  Bertallanffy ) یک زیست شناس آلمانی ارئه شد . او این روش جدید را که اشاره به فرمالیته کردن اصولی که در سیستم ها عموماً بکار می روند ، ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیرو های بین آنها ، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد . بعد ها در سال 1956 کنث بولدینق (Kenneth ) تئوری عمومی سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد . بولدینق دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی سیستم ها در نظر گرفت ( همان منبع ، ص 152 )
حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلها برای توصیف پدیده ها می باشد . یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود ( entity ) نامیده می شود . چهار نوع مدل وجود دارند . فیزیکی ، داستان وار ، گرافیکی و ریاضی ، همه اين مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط بر قرار کردن با « موجود » را می دهد ، که از این طریق ، دیگر عناصر هم درک می شوند . یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی بکار برود ، اما نمی توان انتظار داشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود . ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها ، وقتی که فرد تازه فارغ التحصيل شده و کارش را شروع کند . آشکار می شود . مدل به فرد برای تنظیم شراکتش کمک خواهد نمود . در آغاز ، هر چیزی تازه خواهد بود :  چهره های جدید ، تسهیلات جدید ، واژگان ( ترمینولوژی ) جدید ، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد ، به این علت که مدل یک تصویر ذهنی از انچه مورد انتظار است را برای فرد ، فراهم خواهد  کرد ( همان منبع ، ص 155- 154 ) باید به یاد داشته باشیم که بهترین سیستم ها در صورتیکه کاربران آن را بکار نبرند  توفیقی نخواهد داشت . امروز سیستم ها و مدلها با ابزار های و سیستم های رایانه ی طرح ریزی شده و به ندرت از روشهای دستی برای سیستم یا مدل استفاده می شود .
5-2 چرخه حیات سیستم
هر سیستمی در سیستم های اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد : آن متولد می شود ، رشد می کند ، تا به بلوغ می رسد ، عمل می کند و نهایت می میرد . این فرایند تحول چرخه حیات سیستم ( SLC ) نامیده می شود و شامل مراحل ذیل می باشد : برنامه ریزی ، تحلیل ، طراحی ، اجرا ، به کاربردن .
دوره حیات یک سیستم مستلزم  گذر از مراحل  استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد . سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود . همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم  جدید برنامه ریزی می شود . نقایص زیاد تر گردد . مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم ، جایگزینی آن  است طول حیات هر یک از ین مراحل در سیستم های متفاوت ا ست ( رولی ، ص 198 – 9 : 1380 )
البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستم  ها بصورت رایانه ای طرح ریزی می شوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه می باشد . اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی ، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر ویا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است ( مومنی ، ص 313 : 1370 )
امروز برای نشان دادن چرخه  حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده می کنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تاثیر بسزایی دارد : بسط و گسترش ، رشد ، اشباع ، استهلاک ( منبع قبلی ، ص 72 – 314 )
6-2 اطلاعات
شاید بتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست . داده ها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می کند ( طالقانی ، ص 178 : 1382 )
برای فهم واقعی معنی اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها ما ابتدا تعریفی از  این دو را ارائه  می نمائیم : داده ها شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر ، بی معنی می باشند . وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات    می شوند پس اطلاعات ، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند . تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود . پردازنده طلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است . پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه ای ، عناصر غیر رایانه ای یا ترکیبی از ان دو باشد ( مک لوید ، ص 16-15 : 1387 )
اطلاعات در سیستم های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می شود : 1- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت 2- روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم های عامل 3- روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی .
امروزه اطلاعات برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد . از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکتهای چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند . اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی  اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران  اطلاعات می باشد . مدیران ، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند . سبک سیستماتیک : ( systematic)  مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل  مشکل ، مانند روش سیستمها دارد . سبک حسی ( intuitive ) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی را برای وضعیت خاص ، تغییر می دهد ( همان ، ص 179 )
از آنجا  که نیاز ما در اختراع  است ابتدا باید نیاز های اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم . مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تایید شود . یعنی درست نیست . آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود  زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای  دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است دانش اطلاعات ماوری دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است ( همان ، ص 34 )
افزونگی بطور جمال عبارت است از اطلاعات اضافی که در مورد داده ها وجود  دارد ، لیکن افزونگی در فرایند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطاست . یک  نکته مهم در طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است . ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه است .
7-2 اهمیت اطلاعات وسیستم های اطلاعاتی
اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی ، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند . لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات  اطلاعات دارای ارزش ویژه ی هستند از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شخص اجتماعی به شمار می رود . رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود . اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد .
فناوری و ابزار های الکترونيکی و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و  اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت . امروز نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی ، بلکه تمام  اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند . کاربران نظام اطلاعات ، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند ، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند . از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب میشوند ، لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت  ، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل  قابل استفاده . امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی درهمه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند . توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی  که به عنوان
منبعی ارزشمند محسوب می شوند ، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند .
8-2 سیستمهای اطلاعاتی
نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می شود و عالیترین نمود نگرش سیستمی  به سازمانها ، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت منجر می شود . این سیستمها  که گرد آوری و سازماندهی داده ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می رسانند ،همچون ناظری  مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته  و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد ( طالقانی ، ص 2: 1382 )
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار های رایانهای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روی آورده اند . البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند . هنوز چندین اتاق برای افراد که  این سیستم ها را اداره می کنند وجود دارد . باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانه ای  یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی می کنند . تعدا ز یادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و  دیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند ( کورتین  و همکاران ، ص 23: 1998 )
انبوه اطلاعاتی که در پایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی ( و غیر قبل استفاده ) می شوند . این آنارشی  هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه  بیشتر از ان می باشد .
سیستمهای اطلاعاتی ریشه در تصاویر غار ها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستمهای بسیار اولیه داد و ستد های خود را انجام می دادند . وقتی میزان دادوستدها اندك و تعدادافرادي كه بايكديگر ارتباط برقرار مي كنند انگشت شمارباشد ميتوان كارهارابا استفاده از این سیستمها انجام داد ، اما چنانچه میزان معاملات  افزایش افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیتها در گیر شوند  سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد( بهان ، ص 6 : 1377 )
باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، بطوریکه سیستم های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می کند . سیستمهای اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مساله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری ، ارزشها و معیار هایی که در این انتخاب به کار می رود . همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ی برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یا خیر را در بر می گیرد. در صورتی  که هدف  از مدیریت اطلاعات ارتقای کار آیی سازمان از طریق تقویت تواناییهای آن برای بر آورد نیاز های درونی  و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا ، تثبیت شده است . امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می دهند . در میان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی ، و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستم  های کامپیوتری استفاده  می شود . این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماس های بین مقامات بالا و پایین سزمان و کارایی بیشتری صورت گیرد . برای مثال ، رئیس شرکت معروف میکرو سافت ، از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت ، به صورت منظم با کارکنان در تماس است او هر روز به تعداد زیادی از پیام ها پاسخ می دهد . در شرکت زیراکس هر ماه از 40 هزار مشتری نظر خواهی می شود ، این داده ها جمع آوری و خلاصه می شوند و نتیجه به مقامات بالای سازمان داده مي شود .
9-2 تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی
سازمانها عصر کامپیوتر را به سرعت پشت سر می گذارند و وارد عصر اطلاعات ( دهه 1990 ) می شوند ، یعنی عصری که انقلاب ریز پرداز ها را به همراه دارد یک ریزپردازنده شامل یک ذره نیمه هادی است که می تواند در چشم به هم زدن ده ها هزار عملیات حسابداری انجام دهد ، که تمام آنها در فضایی کمتر از یک ناخن دست جای می گیرد . این انقلاب توانست موجب پیدایش سیستم مکانیزه منسجم گردد .
ریز پردازنده ها این امکان را به وجود آورده اند که کامپیوتری های بسیار بزرگ که دارای سیستم متمرکز هستند به صورت کامپیوتر های شخصی در آیند که در نقاط مختلف و فاصله های دور از هم ( در سازمان ) پراکنده اند ، و هریک از آنها توان بسیار محاسباتی  بر خوردار است گذشته از این ، یک کامپیوتر  که در یک نقطه دور افتاده قرار گرفته است به یک شبکه سراسری کامپیوتر  متصل می شود که به صورت فزاینده ای قدرت ارتباط مدیریت سازمان با جاهای دیگر را بالا  می برد . افزایش توان گروه مدیران باعث شده است که ریز پرداز ها بتوانند در تکنولوژی اداری سازمان نقش بزرگ تری ایفا نمایند . در واقع نقشی که این ریز پرداز ها در سیستم مدیریت دارنده به اندازه نقشی است که سیستم مکانیزه منسجم در صحنه تولید دارد ( دفت ، ص 247 – 246 : 1380 )
سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی، سیستم تصمیم گیری گروهی و سیستم پیام دهنده الکترونیکی از مهم ترین ویژگی های پیشرفته اطلاعاتی هستند . سیستم اطلاعات مدیران اجرایی1 عبارت است از کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تامین نیاز های اطلاعاتی مدیران اجرایی سازمان . برای مثال ، مدیر عامل یکی از شرکتهای معروف آمریکا توانست برای  مقایسه عملکرد نیرو های کاری مستقر در آمریکا و سایر واحد های شرکت که در اروپا یا نقاط دیگر دنیا مستقر بودند از کامپیوتر شخصی خود استفاده کند . بر روی صفحه کامپیوتر این مقام ارشد سازمانی جدول هایی به رنگ های مختلف پدیدارمی گشت که میزان باز دهی مناطق یا واحد های مختلف ، در نقاط مختلف دنیا را نشان می داد . او با استفاده از این داده ها به مساله پی برد که فروشندگان واحد های خارج از آمریکا ( در مقایسه با فروشندگان امریکایی ) وقت بیشتری صرف مراجعه و باز دید از فروشگاه های کوچک می کردند ، که در نتیجه او توانست با اقدام مقتضی و تصمیم به موقع این مساله را حل کند ، و هزینه نوع خدماتی را که به فروشگاه های کوچک داده می شد پایین آورد . سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی این ظرفیت را دارد  که بتوان آن را برای تصمیمات برنامه ریزی نشده ( مثل تعیین استراتژی شرکت و نوع واکنشی که باید در برابر شرکت های رقیب نشان داد ) به کاربرد .
گروه افزار یا تشکیل میز گرد از راه دور  این امکان را به وجود می آورد  که چندین عضو یک گروه ، با استفاده از کامپیوتر های شخصی خود ، در نقاط مختلف دنیا جلسه تشکیل دهند . به صورت گروهی تصمیم بگیرند . برای مثال ، مدیرانی که در این گرد همایی ها مشارکت می کنند می توانند دور یک میز کنفرانس بنشینند ، یا در دفاتر خود باقی بمانند ، ولی هر یک از آنها به سیستم کامپیوتری متصل هستند که بر روی صفحه آن پیشنهادها و نظر های سایر اعضا نوشته می شود . همه کسانی که در چنین جلسه کامپیوتری مشارکت می کنند . جملات همانندی بر روی صفحه تلویزیون خود می بینند ، که در نتیجه می توانند تبادل نظر بنمایند ، اختلاف نظر ها را از بین ببرند ، در نتیجه کار اطلاع رسانی و مشارکت در تصمیم گیری بسیار اسان می گردد ( دفت ، ص 247: 1380 )
10-2 کاربرد مدیریت
تکنولوزی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می سازد تا با سازمان ، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری بر قرار نمایند . فایده هایی که این تکنولوژی برای فرایند مدیریت داشته است به شرح   زیر می باشد :
11-2 مشارکت بیشتر در تصمیم گیری
مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند . با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی       می توان مقدار وقتی که در این راه صرف می نمایند یا تلاشی که آنان در این باره  می کنند کاهش داد ، به ویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار دارند . برای مثال کسی که می خواهد محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام  الکترونیکی فرستاد ، و در رابطه با ویژگی محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی فرستاد ، و در رابطه با ویژگی محصول جدید نظر خواهی کرد . او بیش از 150 پیشنهاد از هر گوشه ی از جهان دریافت کرد ، که تقریباً همه آنها از کسانی بودند که وی هیچ شنایی با آنها نداشت . گذشته از این ، نتیجه تحقیقات نشان می دهد که تکنولوژی یشرفته اطلاعاتی باعث می شود که تماسهای بین مدیران رده بالا آورده پایین سازمان افزایش یابد . مدیران رده میانی سازمانی می توانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند ، و یک معاون می توند به صورت مستقیم با مهندس یک طرح بر قرار نماید . در یکی از برگ ترین خرده فروشی های دنیا که انواع شیرینی و شکلات تولید و عرضه می کند ، کارکنان واحد ها و شاخه های مختلف سازمان با استفاده از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی
مستقیم با مدیر عامل تماس می گیرد و دیدگاه  ها ی نشریه های خود را درباره محصولات شرکت رقیب و واکنش مشتریان به اطلاع وی می رسانند شرکت زیراکس توانست با استفاده از این سیستم ، مشارکت  مدیران  ارشد را در تصمیم گیریها از پانزده نفر به حدود یکصد نفر برساند ، و این اندیشه است که تعداد را به 500 مدیر افزایش دهد .
2-12-2 افزایش سرعت در تصمیم گیري
استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که زمان و وقت کمتری را صرف گرد همایی های مربوط به تصمیم گیری نماید ، کاهش دهند. تکرار پیام ها کاهش یابد و گرئه های ذی نفع می توانند به صورت مستقیم با یکدگیر تماس بر قرار کنند . برای مثال ،شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گرد همایی را ( بااستفاده از سیستم کامپیوتری جدید ) کاهش دهد . پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود . هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی ، پنج روز پیش از تشکیل جلسه ، می دهد ، و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه می کنند . زمان جلسه کوتاه است ، زیرا هر یک از آنها ، پیش از آن به حد کافی ، برای مساله مورد نظر وقت صرف کرده اند .
3-12-2 افزایش سرعت در شناسائی مسائل
با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی فعالیت های سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می گیرد . برای مثال ، داده های مربوط به فروش و تحقیقات بازار ( از نظر خرده فروشی ها و بررسی های انجام شده ) بیشتر در دسترس مدیران قرار می گیرند . مدیران می توانند به صد ها مخزن اطلاعاتی ، درباره صنعت ، امور مالی و الگو های آماری دسترسی داشته باشند . این سیستم  اطلاعاتی برای سازمان ها و مدیران چنین امکانی را به وجود می آورد که بتوانند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنه های  بسیار وسیع تر جمع آوری نمایند . برای مثال ، مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی می گوید من می توانم از هر یک از واحد ها و فروشندگان های خود اطلاعات گوناگون بگیرم . مثلاً می دانم که چه مشتریانی درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ( زیرا آنان نسبت به ماده خاصی حساسیت دارند ) و سر انجام این که ، من درباره هر گونه اظهار نظر مشترسان درباره انواع شیرینی هایی که تولید و عرضه می کنیم آگاهی می یابم .( دفت ، ص 250 : 1380 )
13-2 طرح ریزی سازمان
اینک سازمان ها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارد پی برده اند . نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده ، به شرح زیر ااست :
1-13-2 کاهش ارتقاع هرم سازمان
کاربرد  تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند . یک سازمان  که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد ، به جای اینکه سلسله مراتب اداری را دقیق رعایت کند، سعی
کرد به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش داد . نمونه دیگر شرکت بیمه « آتنا » است که با استفاده از تکنولوژی اطلاعات تیم هایی جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که به سلسله اختیارات منسوخ کار می کردند .
2-13-2 تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر
با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان ، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود . مدیرانی که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرد ، که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت . از سوی دیگر ، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریتی خود را غیر متمرکز کنند می توانند با بهره گیری این تکنولوژی ، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم گیری ها و استقلال و خود مختاری آنان بیافزایند . فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد این تکنولوژی ( در جهت متمرکز بودن یا غیر متمرکز ساختن مدیریت ) نقش اصلی را ایفا می کند .
3-13-2 بهبود هماهنگی
شاید یکی از بزرگترین ره آورد های تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری بر قرار نمایند ، حتی زمانی که دفاتر یا فروشگاه ها  در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند .سه  روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی ( یعنی سیستم پیام دهنده الکترونیکی ، سیستم اطلاعات مدیران اجرایی و تشکیل میز گرد از راه دور ) مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند و از فعالیت ها ونتایج کار یکدیگر آگاه شوند . سیستم کامپیوتری کانال های ارتباطی جدیدی به وجود می آورد که این مدیران می توانند از آن استفاده کنند . به صورت یک گروه در این دو دارای رفتار گروهی گردند . این تکنولوژی در راه از میان برداشتن سد ها به مدیران کمک می کند و نوعی احساس  گروهی خلق می نماید ، که در نتیجه یک هویت سازمانی به وجود می آید ( یعنی همان چیزی که پیش از آن وجود نداشت )
4-13-2 شرح دقیق تری از وظایف
با کاهش وظایف اداری ، کاربرد این تکنولوژی موجب می شود که سیاست ها به صورتی دقیق تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل تر بیان شوند . شرکت هایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده می کنند شباهت زیادی به سازمان  های خدماتی پیدا می کنند . پست های مدیریت و اداری ( که پس ازبه کار گیری این سیستم اطلاعاتی ) باقی می مانند
باید به صورتی آگاهانه تر عمل کنند و به کار های سنگین تر دست یابند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند .

5-13-2 افزایش کارکنان متخصص
کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفه ای باشند تا بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را حفظ نمایند . در بیشتر مورد سازمان ها باید ، پس از به کار گیری این تکنولوژی ، کارگران بدون  مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین نمایند . برای مثال گروه بانکداری امریکای شمالی پس از به کار گیری « سیستم خدماتی مشتریان » مجبور شد نسبت کارکنان ماهر و حرفه ی خود را از  30 به 60 در صد برساند . این سیستم جایگزین تعداد زیادی از نیرو های  دفتری شد . برای کار هایی مثل نامه نویسی ، بایگانی و پر کردن فرم تعداد اندکی کارمند لازم بود و بقیه منتظر خدمت شدند . مدیران رده بالا و میانی سازمان می توانند با استفاده از این تکنولوژی آن را ارسال کنند ( دفت ، ص 252 – 250 : 1380 )
14-2 سیستم  های اطلاعاتی و رایانه ها
توسعه رایانه ها چه بعد از سخت افزاری و چه از بعد نرم افزاری نقش بسزایی در توسعه سیستمهای اطلاعاتی برای پردازش  اطلاعات فراهم ساخت . بری بررسی چگونگی گسترش سیستم های اطلاعاتی باید نسلهای  و دوره های پیشرفت رایانه را یشناسیم:
بطور کلی عموماً  رایانه ها را به 5 نسل تقسیم بندی کرده اند :
سه نسل اول رایانه از طریق شناخت بخشهای الكترونیکی آن که درای قدرت محاسبه و منطق هستند بررسی می گردد . این تقسیم بندی به شرح زیر است .
1-    رایانه های نسل اول : دریچه های الکترونیکی ( که بیشتر مکانیکی بوده اند )
2-    ریانه های نسل دوم : تزانزیستور
3-     راینه های نسل سوم : مدار های مجتمع ( یا همان IC    ها )
به نظر بعضی متخصصان رایانه های نسل چهارم و پنجم آنهایی هستند که بر اساس مجتمع سازی با  تراکنش بسیار بالا (VLSI ) شکل گرفته اند . رایانه های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه های اطلاق می شود که از رابطه های توسعه یافته  از هوش مصنوعی بهره گرفته اند ( رولی ، ص 92-91)
تحول رایانه از یک نسل به نسل بعدی از نظر های زیر سود مند :
1-کوچک شدن اندازه رایانه 2- بالا رفتن ضریب اطمینان 3- کاهش مصرف برق 4- بالا رفتن سرعت کار 5- پایین آمدن قدرت خرید و هزینه های کار کردن آن .
رایانه های امروزه پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه ها هستند که قابلیت ذخیره و پردازش زیاد تری نسبت به نسلهای قبلی دارند .
امروزه ابر رایانه هایی اختراع شده اند که توانایی انجام چندین میلیون عمل را در یک میلیون ثانیه دارا مي باشند که از اینها در مسائلی چون پیش بینی زلزله و پیش بینی سکته تمامی مغزی و قلبی و ژنیتیک انسانی استفاده می شود .
مدارالکتریکی اصلی اکثر میکرو رایانه ها به شکل ذره ریز سیلیسیوم است که از ناخن انگشت هم کوچک تر است . رایانه شخصی یک میکرو رایانه است که فقط توسط یک نفر ، یا شاید چند نفری که در همان محل کار می کنند مورد استفاده قرار می گیرد . رایانه های شخصی را در هر مکان مانند سازمانهای بزرگ ، سازمانهای کوچک و حتی منازل     می توان یافت . دستگاههای منگنه کارت که با اولین رایانه به صورت انبوه تولید شده بنام رمینگون رندیونیک I در سال 1951 کار گذاشته شد و استقرار یونیوک I ، توسط جنرال الکتریک در سال 1954 شروع استفاده رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی بود که قابل ذکر است . که استفاده از رایانه در این دوره تنها به سازمانهای بزرگتر دولتی و موسسات تجاری محدود می شد . سیستم ها با معیار های امروزی بسیار گران بودند . مینی رایانه ها و سپس میکرو رایانه ها تاثیرات عمیقی را بر هزینه محاسبات بر جای نهاند . امروزه یک سازمان در هر اندازه ی می توان از عهده تامین یک رایانه بر آید . ( مک لوید ، ص 241، 24 19 )
اولین کاربرد اصلی رایانه ، پردازش داده های حسابداری بود آن کاربرد با چهار  عمل دیگر همراه بود : سیستم های اطلاعات مدیریت ، سیستم های پشتیبانی تصمیم ، اداره مجازی ، و سیستم های دانش محور ، همه این 5 کاربرد ، سیستم اطلاعاتی رایانه محور را تشکیل می دهند .
روشی که همه سیستم ها در طول ده 1950 ، 1960 و اوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود . در اوخ دهه 1970 یک گرایش جدیدی که بیشترین تاثیر را روی استفاده از رایانه گذشت دیده نشد . این گرایش افزایش علاقه بعضی از کابران در توسعه کاربرد های رایانه یشان بود . نامی که به این گرایش اطلاق شد کار با رایانه استفاده گر نهایی است کاربر نهایی مترادف با کاربرد می باشد باید در نظر داشته باشیم که کار با رایانه استفاده گر نهایی به خاطر چهار عامل متحول شد :
1- افزایش سواد رایانه ی 2- عقب افتادن خدمات اطلاعاتی 3- قیمت کم سخت افزار 4- نرم افزار های از پیش نوشته شده .
رایانه تاثیر مثبتی بر روی ملتهای بزرگ و کوچک گذاشته است . در کشور های کوچکتر ،  محدودیتهای دولتی کاربرد فن آوری را کند می کند . وقتی که دولت حامی باشد مانند مصر و تونس استفاده از رایانه می تواند شکوفا  می شود . ملل کوچک تر علاوه بر استفاده از رایانه بری رفع نیاز های خود صنایع نرم افزار را برای صادرات محصولات خود به کاربران بازار جهانی ، توسعه داده اند . در اکثر مورد ، ایالات متحده رهبر جهانی در استفاده از رایانه می باشد ( مک لوید ، ص 28 ، 23، 22، 4 )
متخصص اطلاعات می توانند مساعدت هایی را در هر مرحله از فرایند حل مساله انجام دهند . وقتی مسائل شناسائی شدند متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند . در طی بیست و پنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات ، پیاده سازی سیستم ها براي  استفاده گران بود . متخصصین ، دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یافاقد آن و یا به دلایل گوناگون قادر به تامین آن نبودند . این نوع فعالیت هنوز به عنوان
وقت گیر ترین بخش کار متخصصین اطلاعات به شمار می رود . متخصصین ، تمام سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بر رایانه و کلیه سیستم های خبره را اجرا می نمایند .
متخصصان  اطلاعاتی که کار آنها  ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحد هایی چون تحلیل گر سیستم ها ، مدیران پایگاه ، داده متخصصان شبکه ، برنامه نویس ها و اپراتور ها می باشند :
2-14-2 تحلیل گر سیستم ها
شخصی که با استفاده گر ، کار می کند تحلیل گر سیستم ها است . تحلیل گر سیستم ها به استفاده گر در شناسائی و درک مساله کمک نموده و سپس راههای مختلف حل مسائل را مورد توجه قرار می دهد . هر روش مقدمتاً با استفاده از نمودار های ترسیمی مستند و روشی که بهترین حالت به نظر می رسد . پیشنهاد می گردد استفاده گر در مورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم ها تصمیم گیری می کند تحلیل گران سیستم ها در تعریف مسائل و آماده کردن  اسناد نوشته شده در مورد چگونگی کمک رایانه در حل مسائل مهارت دارند ( مک لوید ص 21-19 و 186-185 )
البته باید در نظر داشت که کار تحلیل گر سیستم تحلیل سیستم نیست . تحلیل سیستم بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد ( همان منبع ،ص 194  )
3-14-2 مدیران پایگاه داده ( DBAS )
در اوایل سالهای دهه  1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی بقدری زیاد شد که شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است هر موسسه ی دارای یک مدیر پایگاه  اطلاعات نبوده بلکه در یک سازمان بزرگ چند شخص می توانند این عنوان را داشته باشند .
بطور کلی کار با کاربران و تحلیل گران سیستم ها در ایجاد پایگاه  های داده ای که شامل داده های  مورد نیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد جزء وظایف مدیران پایگاههای داده می باشد یک پایگاه داده یک مجموعه یکپارچه از داده یا رایانه ای ا ست که طوری سازماندهی و ذخیره شده اند که عمل بازیابی را تسهیل کند . این یکپارچگی منطقی  رکورد ها در چندین فایل، مفهوم پایگاه داده نامیده می شود . دو هدف عمده مفهوم پایگاه داده کاهش داده های زاید و دستیابی به استقلال داده ها می باشند . داده های زاید به آنی معنی است که داده های یکسان در چند پرونده ذخیره شوند استقلال داده ها توانایی تغییر دادن در ساختار داده ها بدون تغییر در برنامه هایی که داده  ها را پردازش  می کند ، می باشد استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها در جداول و فرهنگهایی که از نظر فیزیکی از برنامه ها جدا هستند ، انجام می گیرد . وقتی که شرکتی از مفهوم پایگاه داده ها پیروری می کند سلسله مراتب داده ها چنین می شود : پایگاه داده – پرونده ( فایل )  سند ( رکورد ) عنصر داده .
نرم افزاری که یکپارچگی منطقی را در پرونده ها ایجاد و حفظ می کند چه بصورت آشکار یا پنهان ، سیستم مدیریت پایگاه داده نامیده می شود . نمونه هایی از سیستم های مدیریت پایگاه داده که در یک ساختار سلسله مراتبی بکار می روند
عبارتند از سیستم مدیریت اطلاعات ( MIS ) آی بی ام ( IBM ) و سیستم 2000اینتل ( Intel ) موج دوم  نو آوری در سیستم های مدیریت پایگاه داده بر اساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد و اولین بسته به منظور ارائه به کاربران رایانه های اصلی ( mainframe ) ارائه شد . مانند زبان پرسش ساختار / سیستم داده ها ( SQL/DS ) و پرسش با مثال ( QBE ) از IBM  و نرم افزار اراکل ( Oracle ) از شرکت نرم افزاری ارتباطی ، بوجود آمدند ، تقریباً در همان زمان ( حدود 1980 ) تهیه کنندگان نرم افزار ها شروع به توسعه  بسته های نرم افزاری سیستمهای مدیریت پایگاه داده در مقیاس کوچک برای بازار ریز رایانه ها کردند . در طول سالهای اخیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات بر بازار ریز رایانه ها متمرکز  شده و ساختار ارتباطی را به کار برده است مایکروسافت اکسس نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه  داده ارتباطی ریز رایانه می باشد . کاربرد پایگاه داده می تواند یک شخص با یک برنامه کاربردی باشد . شخص معمولاً پایگاه داده را ازطریق یک این استفاده می کند و اطلاعات داده ها را از طریق زبان پرسش  باز یابی می کند .
یک پرسش ( query ) تقاضای اطلاعات از پایگاه داده و زبان پرسش یک زبان مخصوص کاربر پسند می باشد که به رایانه امکان جواب به آن پرسش را فراهم می سازد بطور کلی یک متخصص اطلاعاتی که مسئولیت پایگاه داده را به عهده دشته باشد مدیر پایگاه داده DBA نامیده می شود وظایف DBA چهار حوزه برنامه ریزی ، اجرا ، اعمال و امنیت پایگاه داده می باشد ( همان منبع ، ص 272، 270، 266، 264،21-3)
4-14-2 متخصصان شبکه
مدیر شبکه ، مدیر کارشناس در زمینه تخصصی ارتباطات  است و سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز را پیشنهاد می دهد . مدیر شبکه ، اجرا و نگهداری سیستم ها را نیز هدایت می کند . متخصصان شبکه با تحلیل گران سیستم ها و کاربران ،برای تاسیس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رایانه ای گسترده سازمان را به هم وصل می کند . کار می کنند . مهارتهای متخصصان شبکه ، ترکیبی از زمینه های رایانه  و ارتباط از راه دور می باشد . همه وسایل ارتباطی  و رایانه ای متصل به هم یک شبکه نامیده می شوند . یک شبکه اساسی شامل یک پایانه و یک رایانه ای که توانایی فرستادن  و دریافت را داشته باشد ؛ مودم هایی که پیامها را از حالت آنالوگ به دیجیتال و از دیجیتال به آنالوگ تبدیل کنند  و یک مداری که یک یا چندین کانال را فراهم می آورد . می باشد . انواع اصلی شبکه عبارتند از WAN  برای شبکه گسترده ، LAN برای  شبکه محلی MAN برای شبکه های کلان شهر می باشد .و پیکر بندی معمولی سخت افزارهای  ارتباطاتی شامل چندین پایانه هستند 5 نوع پایانه اصلی وجود درند صفحه کلید ، تلفن دکمه ای ( شستی ) ( push- batton  ) محل فروش ، مجموعه  داده ها و پایانه هایی برای اهداف خاص ، واحد های کنترل خوشه ای ، چندین پاینه را در یک محل کنترل می کنند مودمها به جز مواردی که از تلفن دکمه ی به عنوان پایانه استفاده می شود ، همیشه مورد نیازند . شبکه های برای اشتراک زمانی ، پردازش  توزیع شده یا ارتباط رایانه ی مراجع / سرور ( خدمتگر ) بکار برده می شوند . یک شبکه اشتراک زمانی فقط شامل یک رایانه و یک شبکه پردازش توزیع شده شامل بیش از یک رایانه می باشند . یک شبکه
مراجع / سرور امکان انجام کار به صورت محلی مرکزی را می دهد . همه دستورات و نمونه ها می توانند از سرور به مراجعان تغییر جهت دهند . ما قسمتی از مدیریت داده ها همیشه در سرور باقی می ماند . نوع جدیدی از شبکه ها با آمدن اینترنت رایج شده است که بنام اینترانت معروف می باشد . به طوری که اینترنتی که به صورت داخلی  اطلاعات فقط خواندن ، انتشارات الکترونیکی برای اعضا را قابل دسترسی سازد  و امکان دسترسی پایگاههای  داده و گروههای کاری را فراهم کند . اینترانت نامیده می شود ( مک لوید ، ص 302-301،21)
5-14-2 برنامه نویس ها
برنامه نویس شخصی است که مستندات  تحلیل گر سیستم ها را به عنوان یک راهنما به کار گرفته و دستورات برنامه که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید . اکثر شرکتها که از رایانه های بزرگتر استفاده می کنند ، کارمندان متخصص اطلاعاتی دارند . اکثر این متخصصان در واحد های خدمات اطلاعاتی هستند اما بیشتر آنها در قسمت کاربران می باشند . وظیفه متخصصان طراحی سیستم های رایانه ای برای رفع نیاز های خاص شرکت می باشد محصول  تلاشهای آنها یک کتابخانه نرم افزاری از برنامه های معمول در شرکت می باشد که به این کار ، کاربرنامه نویسی          می گویند که نرم افزار خاص برای رفع نیاز های خاص شرکت که ممکن است در دیگر نرم افزار های از پیش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحی می کنند امروزه عموماً استقبال از نرم فزار های از پیش نوشته شده  بیشتر از طراحی نرم فزار های خاص برای یک شرکت خاص می باشد .
6-14-2 اپراتور ها
تجهیزات رایانه ی بزرگ چون رایانه ها مینفریم و ریز رایانه ها را اداره می کنند اپراتور ها ، تجهیزات را کنترل می کنند برگه های کاغذی چاپگر ها را عوض می کنند ، کتابخانه های نوار و  دیسکها را مدیریت کرده و بعضی وظایف مشابه را انجام می دهند .
15-2 کار برد سیستم اطلاعاتی رایانه محور
کاربرد سیستم های اطلاعاتی رایانه محور امروز در پنج محیط می باشد . پردازش داده های حسابداری ، سیستم های اطلاعات مدیریت MIS  ، سیستم های پشتیبانی تصمیم ، اداره مجازی و سیستم های دانش محور ، پردازش داده های حسابداری از اولین کاربرد های رایانه و سیستم های اطلاعاتی بود .
سیستمی که کنترل و باز سازی اطلاعات را از دنیای محیطی و عملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد ، بطریقی که با سازماندهی و انتخاب داده ها اطلاعات لازم را چهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود . مدیران همواره بدنبال اطلاعات هستند و اتخاذ تصمیمات آنان بر اساس داده های مرتبط  و با موضوع تصمیم است  در گذشته منابع اطلاعات آنان اتفاقی و غیر مطمئن و به طرق مختلف و گوناگون بوده و اطلاعات آنان ازطریق مقامات مافوق و یا مرئوسین و سایر پرسنل سازمان تامین می شد . که عدم اطمینان  و اتکاء به
صحت طلاعات را تشدید می کرد زیرا افراد اطلاعات را با افزایش و یا کاهش به مقامات و مسئولین منتقل می کردند . لذا اطمینانی از درستی آن نبود . تجهیز مدیریت به یک سیستم اطلاعاتی صحیح و مطمئن که توانایی مدیریت را در اتخاذ تصمیم برنامه ریزی و کنترل سازمان یاری دهد دارای یک روند تاریخی است و این سیر تاریخی با مفاهیم دفتر اداری دوبل که توسط پروز لوکاپاکلیلی ((LUCKA  PAKELILY )) در سال 1494 ارائه شد آغاز  گردید . سیستم های اطلاعات مدیریت تا قرن بیستم با تأثي به حرکت خود ادامه داد و شاید علت آن عدم توانایی بشر در حفظ ، نگهداری و باز یابی اطلاعات بود . با توسعه رایانه های با ظرفیت ، سرعت و دقت بالا در اوسط قرن بیستم تکامل و کاربرد مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ، با روندی دیگر و با سرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات و فعالیتها و وظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیر شد :
1-    مدیریت متمرکز و تکیه بر محور های متمرکز اطلاعات و بهره گیری از فن آوری پیشرفته .
2-     طراحی اطلاعات و ارائه گزارشات لازم مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت ، برنامه ریزی و کنترل سازمان.
3-    طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل و سیستم  های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه .
نتایج حاصل از این مفاهیم ، MIS   یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریتی افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوع مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای باز خور اطلاعات و بازتاب  بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده های  جدید به سیستم است . MIS  شامل سه جزء است : مدیریت ، اطلاعات و سیستم .
MIS   نه تنها مدیران را امور استراتژِیک حمایت می کند ، بلکه در تصمیمات تکراری و روز مره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار می دهد و آنها را قادر می سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد . MIS می تواند تصاویری از مغایرتها و انحرافات از برنامه های تعیین شده را نیز آشکار سازد و چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت در قالبها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجربه و تحلیل در اختیار مدیریت قرار می گیرد . زیر مجموعه های سیستم MIS   عبارتند از :
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی ، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی و حسابداری ، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید و سیستمهای طلاعاتی بازار یابی  و فروش که متکی بر پایگاههای مشترک  و متقابل است مدیران MIS   بایستی از دنیای حقیقی و سیستمهای موجود در سازمان مطلع باشند  تا بتوانند نقش موثری را ایفا کنند و به همین دلیل بایستی اطلاعات صحیح  در اختیار شان قرار گیرد . یکی از نقشهای مهم مدیر MIS  ، آگاهی و تفسیر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان است . مدیران MIS   بایستی از ارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند و اینکه سیستمهای دستی موجود چه طلاعات و نقشی را بعهده درند . عملاًٌ مدیر MIS برای طراحی و کنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یا معاون
ارشد گزارش می دهد در بسیاری از شرکتها ، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خود را مستقیماً به مدیریت عالی تسلیم می دارد ( مومنی ، ص 32 ، 26-23)
به سبب مزایای MIS   چون ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیقتر و گرد آوری داده های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل  آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستمهای طلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی ، رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی وکنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کار آیی ، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می دهد . حال برای انجام این کار ها  مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد . موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیز های دیگری فرا گرفتند . در این دوره  مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت ، مدیران هستند . مديران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کار های خود آگاه و می دانستند چگونه مسائل را حل کنند : لکن  به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل توجه نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً از سیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود ، آنها نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرایند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند . سیستم های اطلاعات  مدیریت برای انطباق بیشتر با نیاز های مدیران اصلاح  و توسعه یافت . عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد . سیستم اطلاعات مدیریت به دو طریق عمده در حل مساله کمک می کند : یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم می نماید. و نیز به شناسائی و درک مساله کمک می کند . نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف  است که برای مدیران علائم مساله بیان متحمل الوقوع بودن مسائل را علام دارد . ضعف عمده سیستم  اطلاعات مدیریت آن ست که نمی تواند نیاز های خاص  هر فرد را برطرف کند ، مساله را بر آورد سازد . اغلب او قات سیستم اطلاعات  مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم در پاسخ به چنین نیازی بوجود آمد ( مک لوید ، ص 434 ،  415- 411 )
از آنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون می باشد ، ممکن است نا خواسته بعضی  تغییرات رفتاری در کارمندان بوجود آید که لزوم توجه  به فاکتور انسانی را در موسسات می رساند . کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار سیستم های پردازش داده ها را نصب کرده بود ، احساس ترس کردند . کارکنان از این می ترسیدند که رایانه  ها باعث بیکاری آنها شود  که عملاً رایانه ای شدن بکاهند ، به علت اینکه سیستم  اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده و به حریم شخصی آنها وارد شود ، می ترسیدند . ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود . البته باید این را در نظر داشت که اکثر کارکنان ترس خود را پنهان می کنند . در صورت اول  مشکل
اینجاست که بعضی مدیران هم  ممکن است از سیستم جدید ، خود ترس داشته باشند در چنین مواقعی چنین مدیری     نمی خواهد اطلاعات را با دیگران تقسیم کند . دلیل آنها این است که آنها اطلاعات را جمع  کرده اند و باید توانایی استفاده از آن را  داشته باشند . باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود .
مدیریت شرکت می تواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان بکاهد :
1- استفاده از رایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادادن کار های تکراری خسته کننده به رایانه و دادن کار هایی که تواناییهای آنها را به چالش بر می انگیزد ؛
2-استفاده از ارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان از توجهات شرکت ؛
3- ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان ، متخصصان اطلاعاتی و مدیریت ؛
4- اهداف شرکت را در راستای نیاز های کارکنان مشخص کنند ( مک لوید ، ص 349- 348 )
در نهایت قابل توجه است که امروزه وطایف MIS  از مدیران فراتر رفته و کلاً MIS با کاربرد رایانه در خدمات تارت و شرکتها در امده است امروزه در دفتر هر شرکتی بخش MIS    یا معاونت MIS   را می توان مشاهده کرد .
16-2 مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی
اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربرد های اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد . البته باید مد نظر داشت که انوماسیون  اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد . مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است ، ولی هنوز مدیران به ستفاده از گزارشهای غیر رسمی ادامه می دهند .
اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستي در ارتباطات با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد . کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابراین ، احتمال استفاده مدیر از ان بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS   را به منظور استفاده از بعضی از ابزار های پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد . ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی بر خوردار است .
از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربرد های انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد ، شکل شماره 2 نشان دهنده این تفاوت است . کاربرد های اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمی فراوان است وفق می یابد . با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری طلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می دهد . تصمیم در مورد نحوه به کار گیری آن به مدیران محول می شود .
17-2 سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS   )
داده های سیستمهای تی – پی – اس را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند . سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و بر قراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وطایف برای قادر ساختن آنها به اخذ تصمیمات به موقع و اثر بخش برای برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیتهایی که انها مسئول آنها هستند .
سیستم اطلاعات  مدیریت ترکیبی است از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات ، سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی از فرایند تصمیم گیری را بر عهده دارند و یکی  از منابع با ارزش سازمان محسوب         می شوند .
سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی است متشکل از مجموعه افراد ، دستور العملها ، داده ها ، سخت افزار و نرم افزار که به جمع آوری ، ثبت پردازش و ارتباط داده ها برای پردازشهای تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیریهایی مدیریتی می پردازد . این تعریف به چند مورد اشاره داد .
1-    سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد .
2-     هدف از سیستم های اطلاعات پشتیبنی از عملیات تصمیمات است .
3-     محور اساسی سیستمهای اطلاعاتی افراد ، مدیریت ، اطلاعات و سیسستمهای سازمان است . ( صرافی زده ،ص 45 : 1383)
18-2 سیستم اطلاعات مدیریت (MIS   )
تقسیم بندی سیستمهای اطلاعات مدیریت بر اساس ساختار :
سیستم های اطلاعات بخشی :
سازمانها از سیستمهای اطلاعات مختلفی در سطح واحد های عملکردی خود استفاده می کنند . برنامه های کاربردی غالباً به منظور انجام تعاملات خاصی طراحی می گردد . مثلاً سیستم پردازش حقوق و دستمزد و یا سیستم  حسابهای پرداختی . مجموعه این سیستمها عملکرد های یک واحد  خاص را پشتیبانی می کنند مانند سیستم اطلاعات حسابداری .
19-2 سیستم های اطلاعات سازمانی
مجموعه سیستمهای اطلاعات که جهت بخشهای مختلف طراحی گردیده است را می توان به صورت یکپارچه جهت پشتیبانی از سازمان مورد استفاده  اطلاعات سیستمهای کاربردی را جهت برنامه ریزی ها وطراحی های سازمانی میسر   می کند .
20-2 سیستم های میان سازمانی
استفاده از این سیستمها به منظور تبادل اطلاعات و انجام تعاملات میان چندین سازمان انجام می گیرد و چندین سازمان را به یکدیگر مرتبط می نمایند . این سیستمها می تواند جهت موسساتی که با یکدیگر اشتراک منابع دارند ، طراحی شوند ، معمولاً از شبکه های اکسترانت جهت این ارتباط استفاده می شود ( صرفی زاده ، 50: 83 )
21-2 سیستم پشتیبانی تصمیم ( DSS )
سیستم های اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستم های پشتیبانی  تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است . سیستم اطلاعات مدیریت به منظور تدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیر نمی باشد . این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت، اقداماتی را باعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت . سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور  استفاده توسط یک مدیر خاص یا گروهی از مدیران در هر سطح سازمانی بری اتخاذ تصمیم در فرایند حل مساله نیمه ساختاری ، تعریف می شود . سیستم پشتیبانی  خروجی به شکل  گزارشات ادواری یا خاص ، یا نتایج مشابه سازیهای  ریاضی را ایجاد می کند استیون . ال . آلر پس از مطاله پنجاه و شش موسسه ،شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسائی نمود . ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم از طریق ایجاد توانایی باز یابی عناصر داده از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک می کند .پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً  تصمیماتی را برای مدیر اتخاذ می نماید .
1-21-2 سیستم تصمیم در مقابل سیستم اطلاعات مدیریت
1- فرد را حمایت می کند 2- حمایت مستقیم ایجاد می کند 3- تمام مراحل حل مساله را  حمایت می نماید . 4- مسائل نیمه ساختاری را حمایت می کند 5- بر پشتیبانی تصمیم تاکید دارد .
مفهوم سیستم  پشتیبانی تصمیم، شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت را تجربه نکرد . به احتمال قوی دلیل اصلی آن ، دامنه محدود تر سیستم  پشتیبانی تصمیم است بر خورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم ، شانس موفقیت خود را حداکثر می کند ( مک لوید ، ص 444 – 422 )


22-2 سیستمهای پشتیبانی گیری ( DSS  )
سیستم پشتیبانی تصمیم ابزار بهره وری در دست کارکنان فکری است تا آنها را در امر تصمیم گیری یاری رساند . پردازش معاملات به موضوعات عملیاتی روشن مربوط می باشد و لذا سیستم پشتیبانی تصمیم شامل کلیه اجزاء سیستم اطلاعاتی مدیریت بجز پردازش معاملات است . ( طالقانی ، 82 )
سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، سیستمی  است که به منظور پشتیبانی از تصمیم گیرندگان در سطوح مختلف سازمان با تاکید بر تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی و به کار گرفته می شود . این سیستم از طریق مدل سازی     می تواند مسائل پیچیده را حل و راهکار را بر اساس منطق پیشهاد کند . مثلاً ارائه بهترین ترکیب کالا یا قیمت در تولید و یا مشخص کردن نقاط توزیع در سیستم فروش  سیستم پشتیبانی تصمیم  گیری ، تصمیم نمی گیرد ( یعنی در مراحل
تصمیم گیری ، مرحله انتخاب را انجام نمی دهد ) بلکه راه حل پیشنهاد می کند و این تصمیم گیرنده است که با توجه به نتایج تحلیل های انجام شده ، انتخاب راه حل می کند . اجزا  این سیستم عبارتند از :
پایگاه مدل – پایگاه داده – مدیریت پایگاه مدل – مدیریت پایگاه داده – برنامه رابط
1-22-2 ویژگیهای سیستم پشتیبانی تصمیم گیری عبارتند از:
نیاز به سخت فزار ، نرم افزار و نیروی انسانی ( طراح و کاربر ) دارد . نرم افزار شامل بخشهای مدل سازی و تجلیل داده هاست .
به منظور پشتیبانی از تصمیم گیری و تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی می شود . از مدیران و تصمیم گیرندگان کلیه سطوح سازمان پشتیبانی می کند . به منظور ارتقا ء  اثر بخشی و کارایی فرایند تصمیم گیری طراحی    می شود . در فرایند تصمیم گیری تا مرحله تحلیل را انجام می دهد ولی انتخاب به عهده کاربراست . از مدل سازی استفاده می کند . مدلها عمدتاً مدلهایی هستند که در پژوهش عملیاتی توسعه می یابند . تحلیها وابستگی زیادی به داده ها دارند .
2-22-2 بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری
بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یک فرایند تعاملی است که می تواند به وسیله پنج مرحله زیر خلاصه شود :
1-    بررسی و صورت بندی مساله به طوری که مساله بتواند بیشتر مطالعه شود .
2-    تعیین پارامتر ها و متغیر های مرتبط تا به  کاربر درکی از موقعیت بدهد .
3-     صورت بندی مدل به وسیله پارامتر ها و متغیر های بهم مرتبط
4-    آزمایش مدل برای تعیین ثبات راه حلها ازطریق تهیه داده ها برای متغیر ها و پردازش و محاسبه برای تعیین نتایج
5-    پالایش مساله ها ، مدل بندرت در ابتدا صحیح است و غالباً نیاز به برخی اصلاحات دارد . ( صرافی زده ، ص 62: 1383 )
23-2 سیستمهای پشتیبانی گروهی (GSS )
این سیستم از گروههای کاری که به کار خاصی اشتغال دارند و هدف مشترکی دارند پشتیبانی می کند . این سیستم از ابزار های کار گروهی بهره می گیرد با پیشرفت فناوری ارتباطات سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی قادرند تا از گروههای کاری به صورتهای مختلف جدا از زمان و مکان پشتیبانی کنند . استفاده از نرم افزار های گروهی امروزه در سازمانهای نوین بسیار رایج می باشد . سازمانها باطراحی اتاقهای تصمیم گیری و تجهیز آنها به ابزار های مختلف مانند .ویدئو پروژکتور، تابلوهای الکترونیکی ، تجهیزات ارتباط با اینترنت و رایانه های مجهز به نرم افزار های طراحی و تحقیق می توانند کارایی گروههای تصمیم گیرنده را افزایش دهند . این عمل به تسریع زمان تصمیم گیری و کاهش هزینه ها می انجامد ( طرفی زاده ، ص 64 : 1383 ).
24-2 سیستم پردازش معاملات ( TPS )
پردازش معاملات بخش مهمی از سیستم اطلاعاتی مدیریت را تشکیل می دهد . اگرچه سیستمهای پشتیبان تصمیم نیز جهت تصمیم گیریها در سراسر سازمان بکار گرفته می شود و در موفقیت سازمان نقش مهمی را ایفا می نماید ، ولی بخش نسبتاً کوچکی از منابع محاسباتی را در بر می گیرد و بر عکس آن پردازش معاملات بخش اعظمی از هزینه های معاملاتی سیستم اطلاعاتی مدیریت را بخود اختصاص می دهد . اکثر فعالیتهای روزمره سیستم اطلاعاتی  مدیریت جامع ، از طریق سیستم  پردازش معاملات اداره و اجرا می شوند و در صورت بروز مشکل این سیستم پاسخگو خواهد بود .
2-24-2 سیستم پردازشی تعاملات  ( TPS )
سیستمهای پردازشی تعاملات از اولین سیستمهایی هستند که با ورود رایانه ها به سازمانها شکل گرفتند . این سیستمها جایگزین روش دستی می شوند و امور ساخت یافته ای مانند نگهداری سوابق، کنترل انبار ، محاسبه حقوق و دستمزد و غیره را انجام می دهند . تاکید این سیستم بر پردازش حجم عظیمی از داده هاست  و از این طریق کاهش هزینه های عملیات در سازمان را به همراه دارند . امور عملیاتی سازمان که ماهیتی تکراری و مستمر دارند و به دلیل حجم بالا ،نیروی انسانی زیادی را به خود اختصاص می دهند ، را می توان از طریق بکار گیری سیستمهای پردازشی تعاملی مکانیزه کرد و از تعداد نیروی انسانی کاست ( صرافی زاده ، ص 53 : 1383 ) : مدل عمومی TPS ص 54 )
25-2 هوش مصنوعی ، سیستم های خبره و تاثیر آن بر سیستم های پشتیبانی تصمیم
هوش مصنوعی فعالیت ایجاد توانایی در ماشین هایی چون رایانه جهت به نمایش کاربرد رایانه تا به امروز بود که تلاش می کند تا بعضی انواع منطق انسانی را تقلید کند . نطفه های هوش مصنوعی فقط دو  سال پس از استقرار اولین رایانه برای استفاده در بازرگانی گذارده شد . تحقیق هوش مصنوعی ادامه یافت ما به هدفهای محدود تر کاربرد های رایانه ، چون سیستم اطلاعات مدیریت و سییستم پشتیبانی تصمیم منجر شد . ولیکن در طی زمان پژوهش مداوم ادامه یافت تا مرزهای  استفاده از رایانه برای اموری که عمدتاً هوش انسان را طلب می کند . گسترش یابد . یک زیر مجموعه اصلی هوش مصنوعی ، سیستم های خبره هستند . سیستم خبره یک برنامه رایانه ای است که به صورت یک انسان خبره عمل نموده و استفاده گر را در نحوه  حل یک مساله راهنمایی می کند . عمل استفاده از یک سیستم خبره را مشورت می نامند که استفاده کننده با سیستم خبره برای راهنمایی مشورت می کند . مفهوم سیستمهای خبره براین فرض استوار است که دانش متخصصین در حافظه رایانه ضبط و در دسترس کسانی که به کاربرد آن دانش نیاز دارند قرار گیرد . یک سیستم پشتیبانی تصمیم شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیر در حل یک مساله می باشد . یک سیستم خبره ، از طرف دیگر فرصتی برای تصمیم گیریها پیش می آورد که از قابلیتهای مدیر افزونتر است . تمایز دیگر بین سیستم خبره و سیستم پشتیبانی تصمیم، تواناییسیستم خبره در توصیف نحوه استدلال جهت نیل به راه حل خاص است . اغلب اوقات شرح نحوه دستیابی به یک راه حل ، از خود راه حل ارزشمند تر است .
داده هایی که بوسیله برنامه های سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده می شود ، اصلاً صورت عددی بوده و برنامه ها ، تاکید بر استفاده از روشهای ریاضی دارند ، لیکن داده هایی که به وسیله سیستمهای خبره  بکار می رود نمادی تر بوده و اغلب بصورت متن تشریح می باشد . برنامه هایی سیستم های خبره بر بکار گیری برنامه های منطقی تاکید دارند . یک مدل سیستم خبره مشتمل بر چهار بخش اصلی است :
1-    یک موتور توسعه که متخصص و تحلیل گر سیستم ها برای ایجاد سیستم خبره بکار می برند .
2-     یک پایگاه دانش که معلومات گرد آوری شده در مورد مساله خاص مورد حل را در خود جا می دهد.
3-     یک موتور استنتاج که توانایی تفسیر محتوای پایگاه دانش را فراهم می کند .
4-    یک رابطه استفاده گر که به استفاده کننده کمک نموده تا به سستم خبره به وسیله پایانه صفحه کلید رابطه بر قرار  کند .دو زبان برنامه نویسی لیسپ ( LISP ) و پرولوگ ( PROLOG ) بر نمایش نمادین مبنای علمی بسیار مناسب است و برای برنامه نویسی سیستم های خبره ، مناسب می باشند .
مزیت اصلی یک سستم خبره ، توانایی آن در بهبود  عملکرد شخص مدیر در یک قلمرو مساله خاص است رایانه      می تواند دانش مورد نیاز برای حل مساله را با سرعت الکترونیک بکار برده این توانایی به مدیر به دو شیوه بهره           می رساند : اول برای مدیر امکان پذیر می سازد تا به فعالیت حل مساله که سابقاً غیر ممکن بود ، مبادرت نماید . نفع دوم افزایش سرعت آن است که مدیر را از سایر فعالیتها آزاد می سازد . رایانه  مانند شخص مدیر دارای ایام  خوب و یا بد نمی باشد . هنگامی که  استدلال کردن در داخل رایانه ، برنامه نویسی می شود ، مدیر می داند که همان فرایند حل برای هر مساله ای دنبال  خواهد شد . با این مشخصات ، سیستم های خبره ، دو محدودیت عمده دارند : اول اینکه آنها ، علم متناقض را نمی تواند کنترل نمایند دوم اینکه  سیستم های خبره ، نمی توانند مهارتهای غیر استدلالی را به عنوان  مشخصه شخص حل کننده بکار ببرند .
چنانچه مدیریت را یک اقدم نظام یافته جهت تحقق اهداف سازمان بدانیم ، نقش فناوری اطلاعات در طراحی نظام و دستیابی به اهداف به خوبی قابل تبیین است . اطلاعات در سازمانهای ما کمتر به عنوان یک دارایی سازمانی  تلقی        می شود و کمتر  به نقش استرتژیک آن در تصمیم گیریها و تحقق اهداف توجه می شود . مدیرانی که به این نقش اشرف ندارند ، سرمایه گذاری  در فناوری اطلاعات را نوعی هدر دادن منابع و یا هزینه از دست رفته می دانند و حتی اگر بر ساس فشار های مختلف محیطی و سازمانی مجبور به بکار گیری آن شوند ، در خلوت آن را نوعی بازی و هزینه از دست رفته می دانند . ( صرافی زاده ، ص 226 )
سازمانهای نوین در محیط رقابتی پیچیده ای قرار دارند که ناشی از تغییرات محیطی ، سازمانی و فناوری است . این عوامل محیطی کاملاً رقابتی در کسب و کار بوجود آورده اند که مشتری در محور آن قرار دارد . تغییرات محیطی آن
چنان سریع و غیر قابل پیش بینی است که کوچکترین  غفلت مجبور به بکار گیری ان شوند ، در خلوت آن را نوعی بازی و هزینه از دست رفته می دانند . ( صرافی زاده ، ص 226 )
سازمانهای نوین در محیط رقابتی پیچیده ای قرار دارند که ناشی از تغییرات محیطی ، سازمانی و فناوری است . این عوامل محیطی کاملاً رقابتی  در کسب و کار بوجود  آورده اند که مشتری در محور آن قرار دارد . تغییرات محیطی آن چنان  سریع و غیر قابل پیش بینی است که کوچکترین غفلت از آنها می تواند سازمان را از یک برتری رقابتی محروم و سازمانهای دیگر را فرصتهای خاصی مواجه کند ( همان منبع )
محیط سازمان به عوامل سیاسی ، اجتماعی ، اقتصادی ، حقوقی و فناوری تفسیم می شود که هر یک به شیوه ی خاص بر فعالیت های سازمان موثر است  هر گونه تغییر در این عوامل  می تواند  فشار هایی را بر سازمان وارد کند . این فشار ها را می توان در سه گروه بازار ، اجتماعی و فناوری  مورد بررسی قرار داد ( منبع قبلی ) .
سازمانها و موسسات از فناوری اطلاعات به عنوان منبعی برای پردازش و دستیبی به اطلاعات  بهره جسته اند و این فناوری سازمانها را در جمع اوری ، نگهداری ، باز یافت  و به کار گیری اطلاعات در حل مسائل خود یاری کرده است . فناوری اطلاعات علاوه بر تبدیل داده ها به اطلاعات دانش ، برتریهای رقابتی بسیاری از برای سازمانها به ارمغان آورده است . از آن جمله :
فناوری اطلاعات  نظام یافته است .
فناوری اطلاعات کاملاً نفوذ کننده و منتشر شونده است .
فناوری اطلاعات شیوه زندگی  را ارتقاء می دهد .
فناوری اطلاعات ابزار های مورد استفاده بشر را ارتقاء داده و متحول می سازد .
فناوری اطلاعات تغییرات بی سابقه را میسر می سازد ( منبع قبلی )
فناوری اطلاعات به اشکال مختلف فناوری اطلاق می شود که به پردازش ، نگهداری و ارسال اطلاعات به شکل الکترونیکی می پردازد . تهیزات فیزیکی برای این امر شامل رایانه ، تجهیزان ارتباطی شبکه ها و تجهیزات انتقال داده مانند فکس و یا حتی موبایل است ( 1996 و zwass )
مدیران از فناوری اطلاعات به  منظور تسهیل و ظائف مدیریتی مانند طراحی سازمان ، تدوین استراتژیها و تصمیم گیریها استفاده می کنند .
بررسی ها بیانگر این است  که سازمانها عمدتاً در چهار زمینه زیر از فناوری اطلاعات بهره می گیرند :
1-    امور پردازشی اطلاعات
2-     امور تصمیم گیری
3-     اشتراک اطلاعات ازطریق محاسبات غیر متمرکزی

4-    نو آوری
در امور پردازشی سازمان به جمع آوری ، تبدیل ، ایجاد ، نگهداری و ارسال اطلاعات می پردازد .
در امور تصمیم گیری سیستمها به تحلیل اطلاعات  پردازش شده و حمایت از تصمیم گیرندگان سازمان می پردازند . این امر از طریق سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری و یا سیستمها خبره انجام  می پذیرد .
محاسبات غیر متمرکزی محیطی است که در آن توان پردازش سازمان به بخشها و واحد های مختلف و افراد تقسیم گردیده و در آن از رایانه های کوچک رو میزی و کیفی استفاده می شود و ازطریق ارتباطات محیطی فراهم می شود که افراد می توانند از طریق دسترسی به پایگاه  داده ها به داده های مشترک دسترسی یابند .
به کار گیری فناوری اطلاعات می تواند به خلق نو آوری درسازمان در ارائه کالا یا خدمات و یا حمایت از مشتریان و بهره مند ی از برتري رقابتی شود ( صرافی زاده ، ص 21 : 1383 )
امروزه یک مدیر موفق می تواند به نحوی مطلوب و شایسته از فناوری اطلاعات در ارتقاي نقش مدیريتی خود استفاده کند و الگو های جدید مدیرتی ایجاد نماید . مدیرانی که تفکر دیجیتالی لازم را  ندارند ، ضمن آموزشهای  فشرده با فناوری اطلاعات و کاربرد های آن آشنا می گردند ( صرافی زاده ، ص 23 : 1383 )
جدول تاثیر فناوری اطلاعات در ارتقاء نقش مدیران  ( صرافی زاده ، ص 25 : 1383 )
جدول نگرش مدیران به فناوری طلاعات ( صرافی زاده ، ص 26 : 1383 )
1-25-2 توانمندی و ویژگیهای سیستمهای خبره و هوش مصنوعی (     AI  &  ESS  ) از نظر راولی :
هوش مصنوعی مجموعه ای از فناوریهایست که سعی در شبیه سازی  و ایجاد رفتار انسانی دارد . این مطالعات به طور جدی از دهه 80 میلادی شروع گردید و از فناوریهای رایانه در زمینه هایی که مستلزم دانش ، ادراک ، استدلال و شناخت بود ، استفاده کرد به منظور تحقق اهداف بالا رایانه بایستی بتوانند :
عقل سلیم را درک کنند .
حقایق و داده های کیفی را درک کرده و بکار گیرند .
به استثنائات بپردازند .روابط میان حقایق را درک کنند .
با انسان به تعامل بپردازند . ( تعامل طبیعی )
بتواند با شرایط بر اساس یاد گیریهای گذشته کنار آیند .
قادر باشند از تجربیات یاد بگیرند .
در سیستمهای رایانه ی گذشته ، داده ها دریافت ، ثبت ، بازیابی و نشان داده می شود ولی در سیستمهای خبره هدف تولید مجدد دانش و حقایق بود . در سیستمهای  گذشته طراحان و برنامه نویسان سیستم را در جهت ارائه اطلاعات به موقع ، صحیح و متناسب با نیاز های  کاربران تهیه می کرد .
سیستمهای خبره سیستمهای رایانه ای هستند که در بردارنده برخی از تجارب و دانش تخصصی یک متخصص می باشند . سیستمهای خبره بدین ترتیب از خبرگان تقلید کرده و به عنوان یک مشاور در یک حوزه یا حیطه دانش ویژه عمل     می کنند ( راولی ، 1379 )
در بهترین شرایط این سیستم  باید قادر باشد تا :
1-    تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری اخذ کند .
2-     شرایط را درک و بر سشهای آن پاسخ مقتضی ارائه کند .
3-     یاد گیری داشته باشد .
4-     از قدرت عقل سلیم بر خوردار باشد .
5-    از قدرت نو آوری و ابتکار جهت ارائه راه حل ها بهره گیرد .
6-     قدرت استدلال داشته باشد .
در شرایط خاص سیستمهای خبره از اکثر ویژگیهای یاد شده بی بهره اند و تنها در زمینه  های محدود می توانند به تصمیم گیری بپردازند .
از اجزاء اصلی سیستمهای خبره می توان به پایگاه دانش اشاره کرد که مشابه ذهن انسان طراحی می شود این پایگاه مجموعه دانش و تجربیات سیستم خبره را در خود ذخیره می کند .
کاربرد سیستمهای خبره هم اکنون به طور گسترده ای در جامعه مشاهده می شود . از آن جمله می توان به سیستمهای تغییرات اتوماتیک ، سیستم هدایت هوشمند ، حساب های هوشمند بانکی و ترافیک هوشمند شاره کرد .
26-2 سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ( ECS )
برای انجام کارهای گروهی و ارتباط با یکدیگر از طریق تبادل و انتشار اطلاعات در فرمهای مختلف به پرسنل کمک می کنند :
کاربران سیستم : هر کس اعم از کارکنان مدیران و یا دیگران خارج از سازمان ، که بخواهد ارتباط بر قرار کند .
اثر روی ارتباطات : ازطریق تلفن ، کنفرانسهای ویدئویی، پست الکترونیکی ، فاکس ، دسترسی به اطلاعات مشترک، جلسات غیر حضوری یا مجازی ، کنترل جریان کار ها .
اثر روی تصمیم گیری : ازطریق تلفن و کنفرانسهای راه دور ، برای تصمیم گیری پست الکترونیکی یا فاکس و امثال انها برای دریافت اطلاعات پشتیبانی اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات جمعی و هماهنگ . ( زرگر ، 1382 )
کاربران  سیستم : آنهایی که اطلاعات اجرای فرایند ها را وارد می کنند ، مدیران ، سرپرستان و هر کس که به اطلاعات اجرای فرایند ها نیاز دارد .
27-2 سیستم کارکنان دانشی ( KWS )

مدیران و کارکنان را مجموعاً کارکنان دانشی ( Knowledge   Workers  ) گویند عنصر اصلی در فعالیت آنها دانش است . منشی ها  و کارکنان دفتری ، گروه مذکور را پشتیبانی می کنند در این نوشتار برای این گروه عبارت کارکنان دانشی را به کار می بریم .
بر اساس تفکر نوین برای کار دانشی در امور اداری مدرن ، نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است وظایف اصلی کارکنان دانشی بر خلاف کار فیزیکی عبارتست از تشخیص یک مساله ی یک فرصت احتمالی ، تصمیم گیری ، نظارت و زمان بندی برنامه ها ، کارکنان دانشی (عمومی یا فنی) کسانی هستند که در گیر تجزیه و تحلیل موقعیتها ، ارزیابی روشهای مختلف انجام کار ، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش ، با استفاده از اطلاعات می باشند .
برای آنکه این جنبه خلاقانه حل مساله با فعالیتهای جاری محیط  کار ترکیب نشود ، کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیتهای زیر را دارا باشد :
1-    وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری ، ذخیره سازی ، و باز یابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد ( سیستم اطلاعات مدیریت یا سیستم مدیریت پایگاه داده ها )
2-     وظبفه انجام محاسبات و ارائه راه حلهای مختلف  را داشته باشد (  سیستم پشتیبانی تصمیم گیری )
3-     امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد . ( مانند سیستم پست الکترونیکی یا Email ) ( صرافی زاده ، سیستم های اطلاعات مدیریت ، ص 257 : 1380 )
عیناً تکرار شده در ماخذ : ( صرافی زاده ، فناوری اطلاعات در سازمان IT مفاهیم و کاربرد ها ، ص 70-69: 1383 )
28-2 سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ( اجرایی ) ( ESS )
سیستمهای پشتیبانی مدیران  ارشد ، سیستمهایی هستند که نیاز های اطلاعاتی مدیران ارشد یا اجرایی را تامین می کنند . این سیستمها بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده ها دارا می باشند و معمولاً شامل گزارشات به اشکال استاندارد بوده و حاوی نمودار نیز می باشند . سیستم های پشتیبان مدیران ارشد از جدید ترین سیستمهای اطلاعاتی می باشند و تا امروز نسبت به 5 نوع سیستم دیگر کمترین مقبولیت را داشته اند . یک دلیل این امر آن است که غالب مدیران اجرایی قبل از آن که استفاده از سیستمهای کامپیوتری گسترش یابد ، کار خود را شروع کرده اند و لذا سیستمهای اطلاعاتی را در دانشگاه مطالعه نکرده اند ، در نتیجه تمایلی برای استفاده از آنها ندارند ، در حقیقت هنوز بسیاری از آنها استفاده از ماشین تحریر معمولی را ترجیح می دهند . در عین حال بسیاری از مدیران اجرایی همکاران فوق العاده مجربی دارند که        می توانند گزارشاتی تهیه کنند که نیاز های اطلاعاتی آنها برطرف کنند .
اما در شرایط نوین سازمانها ، متخصصین حرفه ای با داشتن تجربه کامپیوتری به پستهای ارشد جرایی می رسند . این متخصصین به احتمال زیاد نه تنها از سیستمهای رایانه ای پشتیبانی می کنند بلکه  از آنها متقابلاً انتظار پشتیبانی نیز دارند ( صرافی زاده ، ص 258 : 1380 ) عیناً تکرار در ماخذ صرافی زاده ، ص 70 : 1383 )
29-2 سیستم پشتیبانی عملیاتی (ESS ) از منظری دیگر
برای کاربرد و استفاده مناسب از این سیستم ، مدیران عالی ( سطوح بالای سازمان ) باید بینش و بصیرتی کافی در کلیه عملیات بخشهای مختلف سازمان را داشته باشند به عبارتی مدیری که در رأس سازمان قرار دارد ، برای استفاده از این سیستم ، باید حداقل آگاهی اولیه در حسابداری ، مهندسی و .. را داشته باشد تا بتواند به نحو احسن از این سیستم بهره گیرد . ضمناً این سیستم ایجاب می کند که مدیران آشنایی اولیه و ضمنی درباره رقبا شرایط اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و سیاسی اثر گذار بر محیط سازمان و اثر پذیر از آن را داشته باشند ( طلقانی ، ص 267 : 1382 )
30-2 سیستم گزارشات مدیریت
سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه های فعالیتی مورد ستفاده قرار می گیرد .
سیستمهای گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستمهای پردازشی  تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می دهند ( صرافی زاده ، ص 57 : 1383 )
سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستمهای اطلاعاتی به دلیل گزارشاتی که جهت پشپتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می دهد ، اهمیت دارد این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار  مدیران قرار می دهد . اگر چه گزارشات این سیستمها در بتدای سالهای دهه 70 به صورت ساخت یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی نرم افزار های تولید گزارشات ، کاربران قادرند تا انوع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند . انواع گزارشات این سیستم را می توان به گروههای زیر تقسیم کرد :
1-30-2 گزارشات برنامه ای
گزارشاتی که ساختار آنها از قبل از سوی طرح سیستم و با توجه به نیاز در سیستم قرار داده شده است . این گزارشات غالباً گزارشاتی شناخته شده در حیطه های تصمیم گیری هستند ، مانند گزارش سود و زیان ، گزارش کارنامه دانشجو و تراز مالی.
2-30-2 گزارشات در خواستی
با توجه به ماهیت کار مدیران و تغییرات شرایط تصمیم گیری، مدیران به گزارشاتی نیاز دارند که پاسخ گوی موقعیت خاص تصمیم آنها باشد . امروزه مدیران می توانند انواع گزارشات را در سیستم طراحی و آن را دریافت کنند . به محض طراحی یک گزارش می توان آن را برای بهره برداری آتی در ساختار گزارشات ذخیره کرد .
3-30-2 گزارشات استثنایی ( خاص )
گزارشاتی هستند که ساختار آن از قبل طراحی شده و در سیستم قرار داده شده است ولی دریافت  آن مستلزم بروز شرایط خاص می باشد مثلاً در مدیریت مالی مایلم که میزان نقدینگی از میزان خاصی کاهش نیابد . لذا سطح مورد نظر
به عنوان یک شرط در سیستم تعریف می شود و در شرایط عادی یک نقدینگی بالای سطح مذکور است این گزارش اطلاعاتی را دردرون خود ندارد ولی به محض رسیدن به سطح مورد نیاز سیستم گزارش را ارائه می دهد . این گزارش می تواند  پیامهای خاصی را به دنبال داشته باشد مانند عدم امکان صدور چک و یا پرداخت در سیستم . این گزارشات را می توان طوری تنظیم کرد که به صورت اتوماتیک به محض بروز شرایط به صورت پیام به کاربر ارسال شود . ماهیت این گزارشات هشدار دهنده است .
4-30-2 گزارشات تفصیلی
از طریق این گزارشات می توان ریز اقلامی را که منجر به تهیه گزارش شده است دریافت کرد . مدیران معمولاً برای کنترل اقلام اطلاعاتی گزارشات دریافتی  نیاز به ریز اقلام دارند . این نیاز را می توان با گزارشات تفصیلی که به صورت سطح بندی تهیه می شود تامین کرد . مثلاً در گزارش فروش ماهیانه مبلغ فروش کل درج می شود . مدیر مایل است مبلغ فروش را بر اساس منطقه جغرافیایی ، نمایندگی ، فروشنده و یا محصول دریافت کند . گزارشات تفصیلی می توانند این نیاز های اطلاعاتی را پاسخگو باشند .
5-30-2 گزارشات شخص
انواع گزارشات سیستم را می توان بر اساس یک شاخص مرتب کرد . مثلاً بر اساس نام خانوادگی و یا بر اساس ارزش از بالا به پایین .
31-2 ویژگیهای سیستم گزارشات مدیریت را می توان به شرح زیر خلاصه کرد
این سیستم از نظر داده کاملاً وابسته به سیستمهای پردازشی تعاملی سازمان هستند .
گزارشات سیستم تامین اطلاعات  ( تلفیقی ) جهت تصمیم گیری مدیران است ( صرافی زاده ، ص 58-59: 1383 )
32-2 نقش فناوری اطلاعات در سازمان
تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است .. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثر تر یاری می دهد . اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرایند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد ( صرافی زاده ، ص 30 : 83 )
فناوری اطلاعات می تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:
•    توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است .
•    کسب اطلاعات به هنگام و به موقع
•     بهبود عملیات سازمان
•     توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است .
•    بهبود در کیفیت و دقت در کار ها
•     بهبود تصمیم گیری
•     ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه
•    بهبود خدمات مشتریان
•     ایجاد یپوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا
•     کاهش زمان فرایند کار
•     پشتیبانی از استرتژیهای سازمان
•     بهبود رقابت
•    بهبود و طراحی مجدد فرایند های کار
•    سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات ( صرافی زده ، ص 35 : 1383 )
ابعاد و جنبه های گوناگون فناوری اطلاعات
در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان        می دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان  دو چندان می سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد . این ویژگیها بسته به سطح سازمانی متفاوت می باشند . جدول ویژگیهای اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، 83 )
33-2 طبقه بندی سیستمهای طلاعاتی بر اساس نوع حمایتها
1-33-2 سیستم های پردازش تعامل
از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد . حمایت می کنند
2-33-2 سیستم های گزارشات مدیریت
از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می کند .
3-33-2 سیستم کارکنان دانش
این سیستمها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می شوند .
4-33-2 سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری
فرایند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می کنند .
5-33-2 سیستمهای اتوماسیون اداری
از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می کند .
6-33-2سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ( اجرایی )
به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .
7-33-2 سیستمهای خبره
به منظور پشتیبانی کامل از فرایند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .
8-33-2 سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی
این سیستمها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند ، طراحی می شوند ( صرافی زاده ، 83 )
34-2 اتوماسیون اداری
یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .
اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که انوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد و ارتباطات  اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی ( 1998، RAYMOND ) سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE  INFORMATION  SYSTEM  ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند . ( 1992 ، ZWASS )
35-2 مزایا و معایب اتوماسیون اداری
مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .
به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم یم شود .
1-35-2 مزایای مستقیم
افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :
الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛
ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛
ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛
د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛
2-35-2 مزایای غیر مستقیم
این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،
الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .
ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد ؛
د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛
ه ) رقایت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها .
3-35-2 معایب سیستم اتوماسیون اداری :
اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ،     نا دیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .
انواع کاربرد ها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری :
از دیدگاههای متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از انها         می پردازیم.
در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :
1-    در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی  نوری .
2-     در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشور های بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف )
3-     در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.
از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم های مکانیزه اداری. ( صرفی زاده ، ص 241:1380)
36-2 ارگونومی در مکانیزاسیون اداری
پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با یان حال ، ناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .
اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .
وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و ... می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .
از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می شود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .
37-2 بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری
در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار1  وجود دارد که  افراد می توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با استفاده از این
سیستم می تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با استفاده از این سیستم کار های خود را انجام دهند .
چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، 1380 )
سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .
برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند ( 2001. green )
38-2 مجموعه نرم فزار های اتوماسیون
یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :
•    واژه پردازها
•    برنامه های صفحه گسترده
•    برنامه های پایگاه اطلاعاتی
•    برنامه های انتشار دسکتاپ
•    برنامه های مدیریت پروژه
•     برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
•     برنامه های مدیریت فایلهای کامپیوتری
•     برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
•     جستجو گرهای وب
•    برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
برنامه های مدیریت سیستم مالی
برنامه های نگهداری طلاعات پرسنلی  ( 2001، green )
39-2 دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟
اتوماسیون عبارت است از : « تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : 1- مکاترونیک 2- کامپیوتر  و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته  می شود . »
اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :
1-39-2 اتوماسیون کارخانه ای
2-39-2 اتوماسیون خدمات
از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم مي شود :
اتوماسیون ثابت، توماسیون برنامه پذیر و اتوماسیون منعطف
اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست . اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند .
اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها درطراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود .
اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند  تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . به همین ترتیب در انوماسیون منعطف  امکان زمانبدی منعطف تر برنامه های تولید و ارائه خدمات ، به تنسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002 )
اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرایند های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی  ناقض اهمیت بالای بکر گیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرایند های مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر آغازی برای باز  تعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار های ارزیابی آن باشند .( infoemation  society  commission 2033  )
اداره مجازی ( Virtual   office )
گفتیم که امروزه MIS  از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمد است . اولین پدیده ای که ورود این نگرش به موسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود . اولین اتوماسیون داری( Office ) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده  می شد . بعد ها نیاز های ارتباطی  مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد . در سالهای اخیر ، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد . موقعیتها ی از راه دور که شامل خانه ، اتاقهای متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند ، اداره  مجازی نامیده می شود ، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی ، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعمق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت . که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهای تلفنی مدوم ، بکار بردن کنفرانس های تلفنی ، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار   می برد . افزایش بهره وری می باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارشها  بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند . کنفرانس  از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد . سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس میسازد . سیستم های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است . نشر رومیزی برنامه کاربردی  در اتوماسیون ادارات می باشد که
توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای  و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوند های ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد . بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند ( مک لوید ، ص 394- 393 )
40-2 سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری
برای ارائه راه حلهای موثر بمنظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها ، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی
1-40-2 کاربران سیستم : هر کس که داده های شخصی را نگهداری  می کند ، اسناد را تهیه می کند و یا  محاسبه انجام می دهد .
2-40-2 اثر روی ارتباطات : از طریق بزار ایجاد اسناد و مدارک ، از قبلی واژه پردازها و نرم افزار های نمایش اسلاید مانند  پاورپوینت .
3-40-2 اثر روی تصمیم گیری : ازطریق کاربریهای الکترونیکی مانند ام . اس . اکسل  و دیگر نرم افزار ها ی تجزیه و تحلیل اطلاعات .
41-2 نمونه کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری
1-41-2 سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )
مثالهای فروش :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد های فروش.
مثالهای تولید : کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تجلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کاربا دستگاهها یا نگهداری آنها .
مثالهای مالی : کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید .
2-41-2 سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی  ( ECS )
مثالهای فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانسهای ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل  فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایند های پیچیده فروش .
مثالهای تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاههای  جدید ، کنفراسنهای ویدئوئی برای هماهنگی تولید با برنامه های فروش ،سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوز های لازم بوده است .
مثالهای مالی : پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانسهای ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی  حقوقی .
3-41-2 سیستمهای اطلاعاتی عملیاتی  ( TPS )
مثالهای فروش : استفاده  از پی . او. س برای انتقال طلاعات فروش ، نگهداری  اطلاعات تماس مشتری در جریان سیکل فروش.
مثالهای تولید : ردیابی حرکت کار های در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تامین کننده ها .
مثالهای مالی : پردازش پرداختها ازطریق کارتهای اعتباری پرداخت سود سهامداران .
4-41-2 سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ( MIS )
مثالهای فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش بینی فروش و فروش واقعی ، تفکیک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده های فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش .
مثالهای تولید : گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خرید های برنامه ریزی شده بر اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .
مثالهای مالی : گزارش صورتحسابها و دریافتها ، برنامه های مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه های مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه.
5-41-2 سیستمهای مطالعاتی کمک به تصمیم گیری ( DSS )
مثالهای فروش : مدلسازی برای بررسی راه حلهای جدید فروش ، مدلسازی دده های بازار یابی برای تجزیه تحلیل فروش
مثالهای تولید : مدلسازی برای تعیین الویت عملیاتی یا تعمیراتی دستگاهها بر اساس شرایط جاری ، مدلسازی داده های تولید برای تجزیه تحلیل نتایج تولید .
مثالهای  مالی : تجزیه و تحلیل رفتار مشتریها در مقابل اطلاعیه بدهی و صورتحسابها ، بانک اطلاعاتی سهام و مدلسازی برای تصمیم به خرید یا فروش سهام.
6-41-2 سیستمهای اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES )
مثالهای فروش : کمک به برنامه فروش برای اطمینان از وجود ظرفیت کافی برای پشتیبانی از برنامه های فروش .
مثالهای تولید : کمک به مدیران برای برنامه ریزی تعمیرات بر اساس کمترین توقف فروش .
مثالهای مالی : کمک به حوزه مالی برای رد یابی هزینه های تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید .
42-2 سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )
سیستمهای اتوماسیون اداری یا او . ای . اس پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیر ساختهای سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستمها از ابزار ها و نرم افزار های عمومی مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord ، کاربرگهای الکترونیکی مانند MSExcel ,  Quattropropro  نمایش اسلاید ها
مانند powerPoint و بانکهای اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess  استفاده می شود . از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال انها در سیستمهای اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده می شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند  و در سیستمهای اتوماسیون اداری به انها پرداخته نمی شود .
شاید رایج ترین سیستمهای اطلاعاتی ، همین سیستمهای اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمانها از آنها  استفاده    می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار های مشابه در برخی از سازمانهاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری  طلاعات در سازمانها ، استاندارد سازی فرمتهای کاری و سازگاری برخی از ابزار های سیستمهای اتوماسیون  اداری مطابق محیط ارتیاطی داخل و خارج سازمانهاست .
برخی سازمانها از نرم افزار های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات  و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمانها به طور  پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیر سیستماتیک از ابزار های مستقل سیستمهای اتوماسیون اداری استفاده می کنند . شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می دهد . با توجه به امکانات  نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می توان بسیاری از خدمات  اتوماسیون اداری را در انها طراحی و پشتیبانی نمود ( زرگر ، ص 31 : 1383 )
نگاه  عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند . اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهای مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیری سیستمهای اتوماسیون اداری تحقق می یابد .
با پیدایش سیستمهای پست الکتروننیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می توانند از فایلهای مشترک استفاده کنند ، تابلو های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می توانند پیامهای عمومی خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد . به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات  کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان      
می توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفتها فناوری رایانه ی ، سیستمهای صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفنهای اداری به سیستمهای اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می شوند .
سیستمهای نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستمها به کارکنان کمک می کنند تا بتوانند به صورت كارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند. ، هدف از تهیه سیستمهای نوشتار گروهی آن است که کار  افراد به تلاشهای گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است ، دسترسی داشت . کاربرد سیستمهای ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی ستفاده می کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند . در ابتدای  کار ،  از این قابلیتها  برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می شد . اما اخیراً از این سیستمها برای  ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده     می شود .
اتوماسیون اداری ( Office   Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق  اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات  در سطح سازمان ، جستجوی اسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درون سازمانی .
سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می تواند در این مجموعه  به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کار تابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود  که با سیستم دبیر خانه ، سیستم های پردازش عملیات و سیستم ارشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزار های سازماندهی مي شود .
باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان با استفاده  از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی " تایید های " مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر  فرایند تکمیل  می شود . بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از ان محسوب می گردد . ضمن انکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم های یکپارچه که در ان کلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .
1-42-2 جدول انواع کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری و بهره وری :
یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری طلاعات در محیط اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند . بررسیهایی که در نیمه دهه 1970 انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می باشد . بررسیهای شرکتهای آمریکایی در خلال یک دوره دهساله  منتهی به واخر دهه 1980 نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً90% رشد داشته است . در حالی که در امور دفتری 4% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی  از این شزکتها حاکی از آن است که در خلال این دروه  ده ساله کل هزینه امور دفتری از 20 الی 30 در صد به 30 الی 40 در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخشها ، دارای کارایی کمتری بوده است . بر آورد انجام  شده نشان می داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات  ماشین آلات بکار رفته است . در حدود 10 برابر سرمایه  گذاری در بخش اداری بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد ، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .
بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیری فوق را پذیرفت :
1-    اندازه گیری بهره  در محیط اداری و مقايسه آن با ساخته های محیط صنعتی کار مشکلی است .
2-     ممکن است رابطه بهره وری و هزینه سرمایه ای هماهنگ نباشد عدم توجه به تاثیر عاملی انسانی در محیط اداری و استفاده از فناوری جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور و بهره وری پایین شود .
3-    میزان بهره وری در آغاز بررسی های فوق مشخص نشده  بوده است . ممکن است کارکنان دفتری قبلاً کارایی بیشتری داشته اند و لذا با تغییر روشهای انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشده باشد . در صورتی که با مکانیزه کردن  امور  واقعاً بهره وری فزایش یابد ، تاثیر ان بر سازمان به شرح زیر خواهد بود :
1-    استفاده بهتر از نیرو کار توام با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی پرسنل
2-    استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر .
3-     افزایش بازده مدیریت با تصمیم گیری بهتر .
4-     افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد .
5-     اثر بخشی بیشتر با استفاده از اطلاعات موجود در محیط سازمان .
43-2 نکات برجسته درباره اتوماسیون 1  و بهسازی روشهای کار
اگر کامپیوتر نمی بود ، سخنی درباره ساختن مدلهای ریاضی، تحقق در عملیات 2  یا علم مدیریت 3 شنیده نمی شد . زیرا تمام اینها بستگی زیاد به سطوح محاسباتی دارد که اگر تنها ماشین حساب دستی به کار می رفت ، غیر اقتصادی از آب در می آمد . بنابراین ، اتوماسیون ارتباط بسیار نزدیکی با پیشرفتهای اخیر تئوریهای مدیریت دارد که متکی بر تحقیق در عملیات و ساختن مدلهای ریاضی است .
باز خود 4:
در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی5 در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی را می توان به عملکرد مورد انتظار 6  مقایسه کرد ، چنین گزارشهایی به « باز خور » مرسوم اند . داشتن سیستم باز خور کارساز ، برای مدیریت مطلوب ، ضروری است . کامپیوتر با سرعت زیاد و ظرفیت ذخیره اطلاعات ، به سازماندهی باز خور کمک زیادی می کند .
ترموستات نیز یک مثال عالی باز خور است . ترموستات درجه حرارت واقعی اتاق را می سنجد و با درجه برنامه ریزی شده مقایسه می کند و این اطلاعات را به منبع اصلی حرارت می فرستد و برای اصلاح لازم ، سوپاپ را باز می کند یا می بندد. مفهوم کنترل به وسیله باز خور به طور کلی و به خصوص در صنایع پردازش 7 حایز اهمیت است .
44-2خودكارسازي
جايي كه در يك سازمان مواد با دست جابجا نمي شوند، چنين حالتي خودكار (يا اتوماسيون) ناميده مي شود. خودكار كردن دستگاهها به علت افزايش استفاده از وسايلي حساس براي تعيين و انتقال اطلاعات مربوط به وزن، حجم، ابعاد، عمق شكافها، وضعيت جاي گيري ، كشش انبساطي، درجه حرارت، فشار، ميزان رواني (يا جاري بودن)، تعداد واحد ها و ويژگيهاي شيميايي گوناگون امكلان پذير است.
اتوماسيون عملاً عبارتست از توليد مستمر با فرايندهاي مجزا ولي به هم پيوسته به گونه اي كه تمام اجزا در سلسله اي قرار مي گيرند كه به صورت خودكار (برقي يا مكانيكي) با هم پيوستگي كامل دارند. در مواردي كه عملكرد خودكار وجود نداشته باشد، اتوماسيون هم وجود ندارد.
كنترلي اتوماتيك عبارتست از به  كار بردن وسايل حساس مكانيكلي يا الكتريكي كه عمليات ماشيني و محصول آن را در مقايسه با معيارهاي از پيش تعيين شده كنترلي مي كند. در پرداختن به مواد راديواكتيو، اتوماسيون ضروري است، زيرا عاملي ايمني حايز اهميت است. در عمليات هواپيما و موشكها از كنترل اتوماتيك بايد استفاده شود، زيرا فضاي كار محدود است و اقدام سريع نياز دارد كه خارج از ظرفيت انسان است (پاركينسون، و رستوم جي، ص 144).
اتوماسيون و تصميمات مديريت
مشاهده شخصي يك مدير لزوماً بايد نمونه كوچكي  از كلي فعاليت او را تشكيلي دهد. بنابراين، وقتي كه وي براساس مشاهدات شخصي، اقدام اصلاحي به عمل مي آورد، بايد به دلايل ذيل دقت كافي داشته باشد.
اولاً، به سبب اينكه اقدام اصلاحي ممكن است لازم نباشد، ثانياً وقتي كه لازم هم باشد، ممكن است نتواند دست به اقدام اصلاحي بزند، زيرا هنگام مشاهده ممكن است واقعه اي رخ نداده باشد. اين جاست كه اتوماسيون مي تواند فوق العاده سودمند واقع شود. اتوماسيون به مدير، يك تصوير كلي خوب ارائه مي دهد و بنابراين او را در تصميم گيري ياري      مي كند (در مقايسه با وقتي كه بر مبناي مشاهده شخصي تصميم مي گيرد).
روند كنوني اين است كه فعاليت هاي ثانوي توليد مانند جمع آوري قراضه ها و دم قيچي ها، بازرسي ، شمارش، روغن كاري و قسمتهائي از فعاليت هاي مربوط به كنترل ابزار، مكانيزه شود. همچنين، مكانيزه كردن تا حدود زياد در فعاليتهايي نظير طراحي مهندسي، كنترلي موجودي، استفاده از ماشينهاي پنجاه ساله در بارگيري سيستمهاي دريافت سفارش و آزمايش به كار برده مي شود. (پاركينسون و رستوم جي، ص 145).
45-2ضرورت تفكر براي آينده
خط توليد ماشينهاي اتوماتيك در توليد محصولاتي كه به همان منظور طراحي شده، بازدهي بالائي دارد، اما نمي تواند چيز ديگري توليد كند. اما نمي تواند چيز ديگر توليد كند. بنابراين، با اتوماسيون، مديريت نمي تواند در مورد توليد يا طراحي سيستمهاي توليدي، روشي آسان گير و به اصطلاح لسه فر (laiseesz fair)داشته باشد.
اتوماسيون فقط مي تواند بعد از اينكه يك موسسه در مورد توليد يك محصول خاص تصميم گرفت و تعهد كرد به كار گرفته شود. قبل از اينكه هر نوع اتوماسيوني كه (البته بسيار گران قيمت است) به كار افتد، همه چيز بايد روشن و
مشخص شود. بدين سبب، با بكارگيري اتوماسيون، مديريت بايد قبلاً در اين باره بينديشد و تا آنجا كه ممكن است در تشخيص نياز براي تغيير، حساسيت به خرج دهد. تغيير اتوماسيون بسيار پرهزينه است، اما بعضي اوقات اين كار لازم است. و نمي توان با خوش خيالي چنين پنداشت كه در آينده كارها خود به خود درست خواهد شد. تصميم گيري درخصوص از رده خارج كردن يا تغيير كارخانه اتوماسيون بايستي بسيار سنجيده باشد.
اتوماسيون با ويژگيهاي حركت و آزمايش خودكار (غير يدي) كه دارد و يكپارچگي كاملي كه در چارچوب فيزيكي كارخانه پديد مي آورد، مديريت را با معارضه اي (چالشي) سخت روبرو مي كند. مديريت نه تنها بايستي به فكر آينده باشد، بلكه بايد تمام وجوه و جنبه هاي يك سازمان را به صورت يكپارچه درآورد تا اتوماسيون به نحو موثر به كار برده شود (همان منبع، ص 146)
46-2بهبود كار و اتوماسيون
براي بهبود كار، دامنه وسيعي وجود دارد. اين نكته اي است كه بايد براي همه كس جاذبه داشته باشد، زيرا هدف، حداكثر صرفه جوئي در تلاش براي به دست آمدن حداكثر ستاده ها با حداقل داده ها است.
قدمهاي اساسي براي بهبود كار عبارتند از :
آيا مي توان قسمتي از عناصر كار را با اطمينان خاطر حذف كرد ؟
آيا مي توان بعضي از قسمتهاي عمليات را تلفيق كرد ؟
آيا با تغيير توالي مراحل كار مي توان عمليات را ساده تر كرد ؟
آيا محل استقرار ابزارها و مواد در فرايند توليد را مي توان مجدداً سازماندهي كرد، به طوري كه افراد وقت كمتري روي اينها صرف كنند ؟
براي اينكه يك شغل مكانيزه شود، تصميم گيري درخصوص سرمايه گذاري لازم است. چنانچه فعاليتي مكرر يا پرهزينه نباشد، مكانيزه كردن آن سودي ندارد. بررسيها نشان داده است كه جابجايي مواد بين 10 تا 90 درصد كل هزينه نيروي كار كارخانه را تشكيل مي دهد.
ابزارهاي مكانيكي كار يدي در مورد جابه جائي مواد، مفيد است. اما اغلب ايده هاي ساده، نياز به ابزارهاي گران قيمت و پيچيده با هزينه نگاهداري بالا را كاهش مي دهد. به عنوان مثال، وسائل ساده اي را مي توان با استفاده از مايعات و نيروي جاذبه، طراحي كرد.
قبل از اينكه هرگونه اتوماسيوني به كار گرفته شود، لازم است كه روشها و تجهيزات، استاندارد شود. بنابراين نخست بايد بررسي مبسوطي براي آماده شدن جهت اتوماسيون و مكانيزه كردن به عمل آورد.
غالباً اتفاق افتاده است كه كار مفصل مقدماتي پيش از مكانيزه كردن، خود به آنچنان بهبودي در كار منجر شده است كه سرمايه گذاري اضافي در مكانيزه كردن، ديگر ضروري نبوده است. زيرا توجيه قابل قبولي نداشته است.
معيارهاي زماني اساس مديريت مطلوب است، براي همه فعاليتها، بايستي معيارهاي زماني وضع كرد. تعيين معيارهاي زماني برمبناي ميانگين هاي گذشته، چندان مناسب نيست. معيارهاي زماني موثر آنهايي هستند كه به ما مي گويند انجام يك فعاليت چقدر طول مي كشد. براي بررسي زمان انجام كار، بايد نخست يك فعاليت را برحسب عناصر مختلف تشكيل دهنده آن تجزيه كرد. مرحله دوم، استاندارد كردن بهترين راه انجام كار است و سپس معيارهاي زماني را        مي توان وضع كرد.
هيچ كاري نيست كه آن را نتوان برحسب سنجش زمان بررسي كرد ، اما زمان سنجي، خود مستلزم صرف وقت زياد و باارزشي است. صدها مرحله از كار وجود دارد كه در ميان بيتشر بنگاههاي بزرگ مشترك است. چنانچه زمان اين مراحل كار ثبت شود و در اختيار همه توليدكنندگان قرار گيرد، مي توان در وقت و هزينه براي تعيين استانداردها، صرفه جوئي بسياري كرد. اين كاري است كه اينك به گونه فزاينده اي صورت مي گيرد (همان منبع، ص 148-147).
ابزارهاي مكانيكي كار يدي در مورد جابجائي مواد، مفيد است، اما اغلب ايده هاي ساده، نياز به ابزارهاي گران قيمت و پيچيده با هزينه نگاهداري بالا را كاهش مي دهد. به عنوان مثال، وسايل ساده را مي توان با استفاده از مايعات و نيروي جاذبه، طراحي كرد. قبل از اينكه هرگونه اتوماسيوني به كار گرفته شود، لازم است كه روشها و تجهيزات، استاندارد شود. بنابراين نخست بايد بررسي مبسوطي براي آماده شدن جهت اتوماسيون و مكانيزه كردن به عمل آورد.
غالباً اتفاق افتاده است كه كار مفصل مقدماتي پيش از مكانيزه كردن، خود به آنچنان بهبودي در كار منجر شده است كه سرمايه گذاري اضافي در مكانيزه كردن، ديگر ضروري نبوده است. زيرا توجيه قابل قبولي نداشته است.
معيارهاي زماني اساس مديريت مطلوب است. براي همه فعاليتها، بايستي معيارهاي زماني وضع كرد. تعيين معيارهاي زماني بر مبناي ميانگينهاي گذشته، چندان مناسب نيست. معيارهاي زماني موثر آنهايي هستند كه به ما مي گويند انجام يك فعاليت چقدر طول مي كشد. براي بررسي زمان انجام كار، بايد نخست يك فعاليت را برحسب عاصر مختلف تشكيل دهنده آن تجزيه كرد. مرحله دوم، استاندارد كردن بهترين راه انجام كار است و سپس معيارهاي زماني را        مي توان وضع كرد.
هيچ كاري نيست كه آن را نتوان برحسب زمان بررسي كرد، اما زمان سنجي، خود مستلزم صرف وقت زياد و با ارزشي است. صدها مرحله از كار وجود دارد كه در ميان بيشتر بنگاههاي بزرگ مشترك است. چنانچه زمان اين مراحل كار ثبت شود و در اختيار همه توليدكنندگان قرار گيرد، مي توان در وقت و هزينه براي تعيين استانداردها، صرفه جوئي بساير كرد. اين كاري است كه اينك به گونه فزاينده اي صورت مي گيرد (همان منبع، ص 148-147).
47-2تحقق دولت الكترونيك در ايران
شوراي عالي اداري در نود و سومين جلسه مورخه 15/4/1381 بنا به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور در جهت تحقق اهداف قانون برنامه سوم توسعه، به منظور دستيابي به اطلاعات دقيق و به هنگام در بخشهاي مختلف اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي از طريق  اتوماسيون  فعاليتها، تسريع در اجراي امور، بهبود ارائه خدمات به مردم، با حداكثر نظم و دقت و افزايش كيفيت تصميم گيري در سطوح مختلف و ارائه خدمات ضروري، همچنين كاهش هزينه ها، افزايش كارايي و اثربخشي در بخشهاي مختلف، ايجاد گردش سريع و صحيح اطلاعات بين دستگاههاي اجرايي و در راستاي تحقق دولت الكترونيكي تصويب نمود.
48-2اتوماسيون  فعاليتهاي اختصاصي
ماده 1 . به منظور استقرار سيستمهاي مكانيزه در زمينه فعاليتهاي اختصاصي دستگاههاي اجرايي، سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور، از طريق كمسيون  اتوماسيون  اداري، حداكثر تا پايان مرداد ماه 81، ده فرآيند اختصاصي دستگاههاي
اجرايي را از نظر حجم فعاليتها، گستره ي جغرافيايي، جامعه اي تحت پوشش، ميزان ارتباط و ارائه خدمات به مردم احصاء نموده و به دستگاههاي اجرايي ذيربط اعلام خواهد نمود تا نسبت به بازبيني، اصلاح، مهندسي مجدد فرآيندها و مكانيزه نمودن مراحل آن ظرف مدتي كه توسط سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور تعيين خواهد شد اقدام نمايند. در سالهاي بعد نيز حداكثر تا پايان ارديبهشت ماه هر سال ده فرآيند اختصاصي دستگاههاي اجرايي احصاء و جهت انجام اقدامات مذكور به دستگاههاي ذيربط ابلاغ خواهد شد.
ماده 2 . دستگاههاي مذكور مكلفند حداكثر تا پايان سال 81 نسبت به استقرار شبكه اطلاع رساني و اتصال آن به شبكه جهاني اطلاع رساني (اينترنت) اقدام نمايند و آدرس اينترنتي شبكه را در سربرگ نامه هاي خود درج نمايند.
ماده 3 . دستگاههاي اجرايي مكلفند جهت تسهيل اطلاع رساني به مردم، نحوه ارائه خدمات خود اعم از مراحل انجام كار، فرمهاي مورد نياز، زمان مراجعه، آدرس ساختمانهاي مورد مراجعه را در شبكه اطلاع رساني خود قرار دهند و حتي الامكان بخشي يا كل انجام خدمات را از طريق شبكه اطلاع رساني ارائه نمايند.
ماده 4 . سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور مكلف است نسبت به راه اندازي جايگاه اينترنتي (پورتال) به نام «مردم» به منظور دستيابي آسان و سريع عموم مردم به اطلاعات و خدمات دستگاههاي اجرايي تا پايان سال 82 اقدام نمايد.
49-2اتوماسيون فعاليتهاي عمومي
ماده 5 . به منظور ايجاد هماهنگي در استقرار سيستمهاي مكانيزه در فرآيندهاي عمومي دستگاههاي اجرايي، سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور در زمينه هاي امور پرسنلي، بودجه، عمراني و وزارت امور اقتصاد و دارايي در زمينه هاي امور مالي و پشتيباني مكلفند فرمتها و استانداردها و ويژگيهاي مورد انتظار سيستمهاي مذكور اعم از گزارشهاي خروجي، نحوه ارتباط با ساير سيستمها، نحوه ارتباط با ساير سيستمها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوين و پس از تصويب كمسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداري وابسته با ساير سيستمها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوين و پس از تصويب كمسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداري وابسته به شوراي عالي اطلاع رساني حداكثر تا پايان نيمه اول سال 82 به دستگاههاي اجرايي ابلاغ نمايند.
تبصره 1 . دستگاههاي اجرايي مكلفند نسبت به انطباق سيستمهاي در حال اجراي خود با ضوابط مذكور اين ماده حداكثر ظرف 4 ماه از تاريخ ابلاغ ضوابط، اقدامات لازم را به عمل آورند و دستگاههاي اجرايي كه فاقد سيستمهاي كامپيوتري در زمينه هاي ابلاغ شده مي باشند، مكلفند حداكثر ظرف مدت يسال نسبت به مكانيزه نمودن سيستمهاي مذكور براساس ضوابط مورد انتظار اقدام نمايند.
ماده 6 . سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور و وزارت امور اقتصاد و دارايي مكلفند حسب مورد نسبت به تهيه و به هنگام رساني نرم افزارهاي عمومي يا انتخاب نرم افزار بهينه از بين سيستمهاي مورد عمل در دستگاههای اجرایی اقدام نموده و نرم افزار های مذکور را به عنوان نرم افزار هماهنگ و استاندارد به دستگاههای اجرایی پیشنهاد نمایند .
ماده 7 دستگاههای اجرایی مکلفند حداکثر از ابتدای سال 82 اطلاعات مورد در خواست سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور وزارت امور اقتصاد و دارایی را نظیر رو نوشت احکام کار گزینی موضوع ماده 29 قانون استخدام کشوری ، اطلاعات مربوط به بودجه ، تخصیص اعتبارات ، حسابداری را بر اساس مقررات مربوط از طریق رسانه های کامپیوتری  اعم از شبکه اطلاعاتی ، لوح فشرده یا دیسکت به دستگاههای مذکور ارسال نمایند .( صرافی زاده ، ص 191 :1383 )
50-2 مزایای دولت الکترونیکی
* ارائه بهتر خدمات دولتی به شهروندان
* تعامل بهتر با شهروندان و بخش های بازرگانی و صنعتی
* افزایش توان از طریق دسترسی به اطلاعات
*ارائه خدمات به مردم ، در هر زمان و در هر مکان    
* تسهیلات و سرعت بیشتر
* شفافیت بالاتر
* گسترش فرهنگ خود محوری در خدمات رسانی ( جراحی ، مقاله ، ص 1 : اینترنت)


خلاصه فصل :
در فصل حاضر به مبانی نظری اتوماسیون اداری با لحاظ آن به عنوان یک سیستم توسعه یافته اطلاعاتی و ارتباطی اداری پرداخته شد . مجموع آنچه در این فصل مورد تاکید قرار گرفت نشانگر آن بود که سیستم اتوماسیون اداری بیش از آنکه یک سیستم مجزای سازمانی و متشکل از زیر برنامه های مجزا اداری باشد ، یک  مفهوم فراگیر مرتبط با تحول سازمانی است که لازم است ارزیابی مجموعه کارکنان سازمان نسبت به آن به طور پیوسته مورد بررسی واقع شود .

فصل سوم
روش اجرايي تحقيق

مقدمه
روش تحقيق
جامعه آماري تحقيق
ابزارهاي جمع آوري اطلاعات
روايي و پايايي تحقيق

1-3 مقدمه
دستیابی به هدفهای تحقیق میسر نخواهد بود ، مگر زمانی که جستجوی شناخت یا روش شناسی  درست صورت پذیرد . « دکارت در این رابطه روش را راهی می داند که به منظور دستیابی به حقیقت در علوم باید پیمود » ( خاکی ، ص 194 – 193 : 1382 )
اساس واقعی پژوهش علمی ، تبیین رابطه میان متغیر هاست . دو روش اصلی که برای تعیین روابط در اختیار است معمولاً از چند جهت با هم تفاوت دارند . یکی از این  دو روش ، روش توصیفی است و شامل مجموعه روشهایی است که هدف از آن توصیف کردن شرایط یا پدیده های مورد بررسی است . اجرای تحقیق توصیفی صرفاً برای شناخت بیشتر شرایط موجود یا یاری دادن به فرایند تصمیم گیری می باشد ( سرمد ، مرتضی ، ص 80 : 1380 )
تحقیق حاضر نوع تاثیر سیستم اتوماسیون را بر چهار متغیر متفاوت مورد بررسی قرار می دهد متغیر مزبور عبارتند از : صحت تصمیم گیری مدیران ، دقت در تصمیم گیری مدیران، بهنگام بودن ، اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران و متغیر مستقل در تحقیق حاضر سیستم اتوماسیون است .
2-3 روش تحقیق
روش های متعددی برای تحقیق بکار برده می شود و معمولاً محققان در خصوص تعریف مشخص  از انواع روش های تحقیق ، اتفاق نظر نداشته و بر این اساس تقسیم بندی های متفاوتی از آن بعمل آمده است . لازم بذكر است اين پژوهش از نظر هدف، از نوع کاربردي و از منظر گردآوري داده، روشي علي – مقايسه اي محسوب مي‌شود.و روش گردآوری اطلاعات نيز ميداني مي باشد
از نظر هدف می توان روش تحقیق را به روش های : تاریخی ، توصیفی و تجربی تقسیم بندی کرد همچنین تحقیق را از لحاظ ماهیت و روش به سه دسته کلی : بنیادی ، نظری و کاربردی تقسیم بندی می کنند .
ر وش های توصیفی مطالعه واقعی و منظم خصوصیات یک موقعیت یا یک موضوع است  محقق به کشف عقاید ، افکار ، ادراکات و ترجیحات افراد از طریق این روش می پردازد. به عبارت دیگر محقق در این گونه تحقیقات سعی  می کند « آنچه هست » را بدون دخالت یا استنتاج ذهنی گزارش دهدو نتایج عینی از موقعیت بگیرد و هدف از استفاده از این روش توصیف ، ثبت و تحلیل و تفسیر شرایط موجود است . ( نادری و نراقی .ص 47 :  1364 به نقل از پایان نامه اقای ابراهیمی
چون هدف کلی تحقیق حاضر بررسی تصمیم گیری مدیران بود روش توصیفی – تحلیلی ، علّی پس از وقوع مورد توجه محقق قرار گرفت .
انجام تحقیق توصیفی از لحاظ روش گرد آوری اطلاعات را می توان به کتابخانه ای ، مشاهده ای و پیمایشی تقسیم کرد . در این تحقیق روش پیمایشی جهت گرد آوری اطلاعات استفاده شده است ، لذا آن را می توان در زمره تحقیق های میدانی قرار داد .
در این نوع تحقیق به توصیف  و تفسیر شرایط و روابط موجود پرداخته می شود و بررسی های انجام شده  بر اساس این روش در سازمانهای واقعی و توسط افراد واقعی صورت می پذیرد و متغیر ها در این روش دستکاری نمی شوند و در حالت طبیعی مورد بررسی قرار می یرند و این از برتریهای روش تحقیق توصیفی در مطالعات سازمانی است .
یکی از مهمترین گرایشهای جدید در راستای شناخت بهتر پدیده ها ، دوری از تک علیتی (Uni- Causality  ) است که خود به منزله طرد مکاتبی بسیار است . حال که هر پدیده چند یا چندین عامل دارد ، باید تمامی آنان را به حساب آورد . سهم هر یک را در پیدایی یا تغییر در معلول شناخت و رابطه متقابل آنان را با یکدیگر دید و سنجید . این مقدمه تحقیقات چند متغیره است که در نهایت لزوم فراهم سازی مدلهای علی را بی استثنا در همه پژوهشهای اجتماعی مطرح می سازد ( سارو خانی ، جلد دوم ، ص 447 : 1375 )
1-2-3 در اجرای تحقیق ، مراحل زیر پیگری شده است :
1-  تدوین چار چوب مفهومی با استفاده از اطلاعات کتابخانه ای و بررسی اسناد و مدارک موجود و مشاهده سایت های اینترنتی مرتبط .
2- تدوین فرضیه هایی با استفاده از مبانی نظری ، پیشینه تجربی تحقیق .
3-مصاحبه با تعدادی از مدیران و کارشناسان ارشد در خصوص ترکیب و شمای کلی پرسشنامه و نحوه طراحی آن ، سئوالات مصاحبه در قالب کلی فرضیه ها و سئوالات تحقیق بوده است .
4- طراحی ابزار پرسشنامه با همکاری و راهنمایی اساتید محترم راهنما و مشاوران و سایر صاحبنظران و جمع آوری اطلاعات بر اساس چار چوب نظری و فرضیه های تحقیق .
5- نتایج بدست آمده و یافته های تحقیق با استفاده از دانش موجود و با راهنمایی استاد محترم راهنما و اساتید مبتنی بر نتایج تحقیق ارائه گردیده است .
6- پیشنهاد هایی مبتنی بر نتایج تحقیق ارائه گردیده است .
3-3 جامعه آماری و حجم نمونه مورد تحقیق
قلمرو موضوعي تحقيق: باتوجه به بررسي تاثير سيستم اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران فلذا قلمرو موضوعي تحقيق مورد نظر سيستم هاي اطلاعاتي مي باشد
قلمرو مكاني تحقيق :این تحقیق شامل مجموعه مدیران ، معاونین سازمان تامین اجتماعی شعبه چهارمشهد که ازسیستم اتوماسیون اداری استقرار یافته در مجموعه سازمان برخوردار هستند ، می باشد که تعداد آنها 35 نفر بوده و با توجه به محدود قابلیت دسترسی جامعه آماری ، جمع آوری اطلاعات به شیوه تمام شماری می باشد و کل جامعه اماری را شامل می شود .
قلمرو زماني :قلمرو زماني تحقيق در سال 91-92 مي باشد
4-3 نمونه و نمونه گیری
نمونه تحقیق حاضر از نوع غیر احتمالی و انتخابی است . قصد اساسی در این تحقیق ارزیابی اثرات استقرار سیستم اتوماسیون بر دسته ای از متغیر های دیگر است . با این اوصاف لازم است  تنها آن دسته از مدیران سازمان به عنوان اعضای نمونه پذیرفته شوند که از چنین سیستمی بر خوردارند .
هر گاه مسائل عملی مانع از انتخاب نمونه احتمالی باشد ، می توان به طرق دیگری در پی نمونه ای معرف بر آمد .      می توان در پی پاره گروهی بود که نماینده کل جمعیت است . در این صورت مشاهدات به این پاره گروه منحصر  شده و نتیجه گیری از داده ها به کل جمعیت تعمیم داده  می شود ( میلر ص 210 – 209 ، 1380 )
5-3 بر آورد حجم نمونه
بر اساس قواعد بر آورد حجم نمونه ، بررسی آماری در نمونه گیری قضاوتی ( تعمدی) ( مولر و همکاران ، ص 405 ، 1387 ) و غیر احتمالی تمام توصیف و حجم نمونه برابر با حجم تعیینی پژوهشگر خواهدبود  در تحقیق حاضر 30 تن از مدیران تامین اجتماعی از اتوماسیون اداری بهره مندند  ، با تکمیل پرسشنامه  تهیه شده پژوهشگر ، به ارزیابی سیستم اتوماسیون اداری بر متغیر های تعیین شده پرداختند .
6-3 معرفی ابزار های جمع آوری اطلاعات
ابزار جمع آوری اطلاعات در تحقیق حاضر عبارتند از : مصاحبه و پرسسشنامه
1-6-3 مصاحبه
مصاحبه با تعدادی از مدیران و کارشناسان ارشد  تامین اجتماعی در خصوص ترکیب و شمای کلی پرسشنامه و نحوه طراحی آن . سئوالات مصاحبه در قالب کلی فرضیه ها و سئوالات تحقیق قرار داشته و منجر به طراحی پرسشنامه تحقیق شده است .
2-6-3پرسشنامه
پرسسشنامه به عنوان یکی از متداول ترین ابزار ها جمع آوری اطلاعات در تحقیقات پیمایشی ، عبارتی است از مجموعه ای از پرسشنامه هدف مدار که با بهره گیری از مقیاس های گوناگون ، نظر دیدگاه و بینش یک فرد پاسخگو را مورد سنجش قرار می دهد . در ساختن یک پرسشنامه باید به چهار جنبه توجه شود :
الف ) انتخاب موضوع سوالها
ب) محتوای سوال .
ج )جمله بندی پرسش ها.
د) انتخاب نوع سوال ( خاکی ، ص 242: 1382 ).
1-2-6-3 معرفی پرسشنامه
پرسشنامه تحقیق حاضر حاصل مصاحبه با تعدادی از مدیران و کارشناسان ارشد در خصوص ترکیب و شمای کلی پرسشنامه و نحوه طراحی آن و در قالب کلی فرضیه ها و سئوالات تحقیق قرار داشته و ، با استفاده از طيف ليكرت در « پرسشنامه ارزیابی نگرش » و به منظور ارزیابی نگرش مجموعه مدیران تامین اجتماعی بر سیستم اتوماسیون جامع و اثرات آن بر تصمیم گیری مدیران تهیه شده است .
منظور حصول اطمینان در خصوص ابزار تحقیق و بررسی صحت آن پرسشنامه در بین 7 نفر از مدیران بصورت آزمایشی توزیع و پس از رفع اشکالات آن ، پرسشنامه نهایی بر این اساس منطقی که لازم است ارزیابی های خود  را در قالبی دقیق تر از یک ارزیابی صرفاً کلی در اختیار پژوهشگر قرار دهند ، طراحی شد .
به منظور ارزیابی اثر متغیر مستقل اتوماسیون اداری بر هر یک از متغیر های وابسته ،. نحوه  امتیاز دهی به پرسشنامه هم از امیتاز 1 تا 5 بوده و با توجه به باز گشت 30 پرسشنامه ، از 35 پرسشنامه داده شده ، ارزیابی نهایی نیز در میان این30 پرسشنامه برگشتی انجام گرفته است
2-2-6-3 چگونگي طراحي نهايي پرسشنامه:
از بين مدلهاي مشهور ليكرت، اوزگود، بوگاردوس، تريستون و گاتنم، از طيف ليكرت كه كارآمدترين طيف ارزيابي نگرش در ميان طيف هاي موجود است، استفاده شده است.
هدف این طیف  اندازه گیری گرایش به یک موضوع بر اساس ارزشهای جامعه می باشد و کاربرد این طیف نیز در جهت بررسی گرایشها نسبت به مسئله سیاسی اجتماعی و اقتصادی می باشد که در سطح ترتیبی نیز مورد سنجش قرار دارد گویه ها در این طیف حداقل 15 تا 30گویه و بیشتر تدوین می شود. در تدوین گویه ها باید سعی شود از گویه های بی تفاوت ،بی ربط و ابهام آور جلو گیری شود تعداد گویه هائی که گرایش مخالف و موافق دارند باید تقریبا به یک اندازه باشدو نیز طیفی که به پاسخگو داده می شود معمولا از 5 قسمت تشکیل شده است (بسيارزياد- زياد – بسياركم – كم – متوسط) که براساس هدف و روش تحقیق می توان کلمات گویه ها را عوض نمود.
در تدوین گویه ها باید دقت شود تا گویه های بی تفاوت و بی ربط و ابهام آور حذف گردند گویه مستقیما پس از تحقیقات مقدماتی پخش می شوند. پس بهتر است بعد از تدوین پرسشنامه مقدماتی حداقل با 30 نمونه گرفته شود تا بعد از بررسی کمی (روایی) و کیفی (اعتبار) آن گویه های ابهام انگیز حذف گردد.
در اين روش نيز تعدادي گويه كه نشان دهنده نحوه نگرش نسبت به رويدادي خاص هستند آماده مي شود. اين گويه هابا ترتيب اتفاقي در اختيار پاسخگو گذاشته مي شود. در اينجا پاسخگو در خواست مي شود كه ميزان موافقت يا مخالفت خود را با هر گويه بر مبناي يك طيف بيان كنند. اين طيف كه معمولاً از پنج قسمت تشكيل شده است :
پاسخگويان گويه ها را بر ميناي اين طيف بررسي مي نمايد اما اين طيف با اعداد مشخص نشده است تا بر روي پاسخگويان تاثير نگذارند. لذا پس از بازگشت پرسشنامه ها از طرف پاسخگويان، طيف با اعداد شماره گذاري مي شود. طرز شماره گذاري بطور دلخواه است يعني در يك طيف پنج قسمتي مي توان به كاملاً موافق نمره1 و كاملاً مخالف عدد 5 يا به جاي عدد يك از صفر استفاده كرد. مجموع نمرات كه پاسخگويان بدست مي آورند بيانگر گرايش آنهاست. به همين دليل اين طيف را طيف مجموع نمرات نيز مي نامند.
در مقياس ليكرت حداقل تعداد پاسخگويان مورد نياز بين 100 تا 120 نفر تخمين زده شده است. در اين طيف فواصل بين درجات،يك اندازه پذيزفته شده است. مثلاً فاصله بين كاملاً موافق تا موافق به همان اندازه فاصله بين بي تفاوت تا موافق فرض شده است در صورتيكه عموماً اين واقعيت ندارد مثلاً اگر شخص(A) به يك گويه پاسخ بي تفاوت،شخصB موافق و شخصC كاملاً موافق پاسخ دهد. تفاوت گرايش C,B به همان اندازه تفاوت گرايشB,A نيست.
بطور كلي طيف ليكرت نسبت به طيف هاي قبلي داراي مزاياي زيادي است چون نه به تعداد زيادي گويه نياز دارد نه به قضاوت داوران و در عين حال نتايج حاصله از دقت و اعتبار بيشتري بر خوردار است. لذا اين طيف براي بسياري از تحقيقات ميداني وسيع، در علوم اجتماعي و خصوصاً جامعه شناسي كاربرد دارد و مي توان بوسيله آن انواع مسائل (گرايش هاي سياسي، مذهبي، نژادي، شغلي و.....) را سنجيد.
7-3 روایی (Validity ) و پایانی ( Reliability )
در هر تحقیق علمی به روش  تجربی ، وسیله اندازه گیری باید روا و پایا باشد .
1-7-3 روایی / اعتبار
روایی از واژه ((روا )) به معنای جایز و درست گرفته شده و روایی به معنای صحیح و درست بودن است . مقصود از روایی آن است که وسیله  اندازه گیری بتواند خصیصه و ویژگی مورد نظر را اندازه بگیرد . اهمیت روایی از آن جهت است که اندازه گیریهای ناکافی و نا مناسب می تواند هر پژوهش علمی را بی ارزش و نا روا سازد . روایی را به شکلهای مختلف طبقه بندی کرده اند که به تعدادی از آنها اشاره می شود :
طبقه بندی نوع اول : الف – اعتبار تجربی  ب- اعتبار مفهومی
طبقه بندی نوع دوم : روایی محتوایی ، روایی نمادی ( ظاهری ) ، روایی مربوط به ملاک ، روایی موافق ، روایی متضمن پیش بینی ، روایی سازه ، روایی همگراف روایی متمایز کننده .
در تحقیق حاضر ، از روش اعتبار یا روایی مفهومی استفاده شده است . زیرا هنگامی که اعتبار تجربی  امکان پذیر نباشد یا مشکل بتوان از طریق تجربی یا عملی برای یک اندازه یا بافته اعتبار کسب کرد اعتبار مفهومی استفاده شده است و در واقع از طریق گواه و معیار ها محقق در پی آن بر می آید که نشان دهد که روا است مفهومی را اندازه گرفت
1-7-3 پایايی
یک آزمون زمانی دارای پایانی است که نمره های مشاهده و نمره های واقعی آن دارای همبستگی بالایی باشند ( منبع قبلی ، ص 293 ) عوامل موثر بر پایانی وروایی : عوامل متعددی بر پایانی و روایی موثرند  از جمله : 1 ) تعریف نشدن اصطلاحات 2) عدم توجیه پرسشگران 3-) عدم تجانس و همگونی پاسخگویان  4) تغییر شرایط و زمینه های اجرای پرسشگری 5) وضعیت ظاهری و درونی ابزار 6) عدم تناسب مراحل مختلف فرایند تحقیق .
پایانی ثبات درونی فقط با اجرای یک آزمون و بالاخره جلوگیری از بروز مسائل همراه تکرار اجرای آزمونها بر آورد می شود . مشهورترین کاربرد این روش ، بر آورد  پایانی ازطریق دو نیمه  کردن است . آزمون به دو قسمت که هر کدام شکلهای موازی یکدیگرند تقسیم می شود .. چنانچه نیمه های آزمون موازی باشند ، پایانی کل ازمون با استفاده از فرمول اسپیرمن بروان بر آورد می شود . ( همان ، ص  299-297 )
8-3 خلاصه فصل
در این فصل کلیات روش تحقیق بکار گرفته شده در تحقیق حاضر مورد بررسی قرار گرفت . پرسشنامه ابزار جمع آوری اطلاعات بوده و ارزیابی پایانی آن نیز از طریق روش تنصیف و با استفاده از معادله ضریب همبستگی نیمه های موازی آزمون اسپیرمن بروان وبااستفاده از نرم افزار spss صورت خواهد گرفت . همچنین روایی پرسشنامه نیز با هماهنگی استاد محترم راهنما و اساتید محترم مشاور و مشورت با صاحبنظران احراز گردیده است . جامعه آماری تحقیق ، متشکل از 40 نفر از مدیران و بهره مند از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان تامین اجتماعی بود .

فصل چهارم
تجزيه و تحليل آماري داده هاي تحقيق

مقدمه
داده
اطلاعات
تجزيه و تحليل داده ها
جامعه آماري تحقيق

1-4 مقدمه
در تلاش فهميدن واقعيت، ما تا حدي نظير كسي هستيم كه تلاش مي كند مكانيزم يك ساعت در بسته را درك كند. او صفحه و عقربه هاي متحرك آن را مي بيند، حتي تيك تيك آن را نيز مي شنود، اما هيچ راهي براي باز كردن در آن ندارد. اگر زيرك و باهوش باشد ممكن است تصويري از مكانيزم آن درست كند كه بتواند جوابگوي همه چيزهايي باشد كه مشاهده مي كند. اما هرگز نمي تواند كاملاً مطمئن باشد كه تصوير او تنها تصويري است كه مي تواند مشاهدات وي را توضيح دهد. او هرگز قادر نخواهد بود كه تصوير خود را با مكانيزم واقعي مقايسه كند و حتي نمي تواند امكان چنين مقايسه اي را تصور كند. «انيشتن»
براي اتفاقات سازماني، نمي توان توجيه هاي ساده يافت و براي آنها به سادگي علتهايي پيدا كرد. بعلاوه غالباً يافتن سرچشمه ها مقدور نيست زيرا منشأها معمولاً در فاصله اي بسيار دورتر از نتايج و علايم قرار دارند و نتايج و علايم بواسطه حلقه هاي تشديد كننده انحراف از معيار با اصل خود تفاوتي فاحش و غير قابل تصور مي يابند. «وايك»
پژوهشگر پس از اينكه روش تحقيق خود را مشخص كرد و با استفاده از ابزارهاي مناسب، داده هاي مورد نياز را براي آزمون فرضيه هاي خود جمع آوري كرد، نوبت آن فرا مي رسد كه با بهره گيري از تكنيكهاي آماري مناسبي كه با روش تحقيق، نوع متغيرها، ... سازگاري دارد، داده هاي جمع آوري شده را دسته بندي و تجزيه و تحليل نمايد و در نهايت فرضيه هايي را كه تا اين مرحله او را در تحقيق هدايت كرده اند در بوته آزمون قرار دهد و تكليف آنها را روشن كند و سرانجام بتواند پاسخي (راه حلي) براي پرسشي كه تحقيق (تلاشي سيستماتيك براي بدست آوردن آن بود) بيابد. (خاكي، ص 304-303 : 1382)
2-4 داده
داده ها شامل واقعيتها و اشكالي هستند كه براي كاربر، بي معني مي باشند. وقتي كه اين داده ها پردازش شدند تبديل به اطلاعات مي شوند.
3-4 اطلاعات
اطلاعات، داده هاي پردازش شده يا داده هايي با معني مي باشند. تبديل داده ها به اطلاعات توسط يك پردازنده اطلاعات انجام مي شود. پردازنده اطلاعات يكي از عناصر كليدي سيستم ادراكي است. پردازنده اطلاعات مي تواند شامل عناصر رايانه اي، عناصر غيررايانه اي يا تركيبي از آن دو باشد (Mcleod ، ص 16-15 :
1998).
1-3-4 منابع تغذيه اطلاعات
اطلاعات در سيستم هاي سازماني مختلط انسان و ماشين از منابع زير تغذيه مي شود :
1- دستيابي اطلاعات محيط عملكرد مديريت 2- روشهاي ذخيره اطلاعات جهت عملكرد سيستم هاي عامل 3- روشهاي انتقال اطلاعات 4- نحوه ايجاد ارتباط 5- ذخيره سازي و بازيابي.
اولين كاربرد اصلي رايانه، پردازش داده هاي حسابداري بود آن كاربرد با چهار عمل ديگر همراه بود : سيستم هاي اطلاعات مديريت، سيستم هاي پشتيباني تصميم، اداره مجازي، و سيستم هاي دانش محور؛ همه اين پنج كاربرد، سيستم اطلاعاتي رايانه محور را تشكيل مي دهند.
پس از پردازش بر روي داده ها نتيجه كار توليد اطلاعات است. اطلاعات توليد شده داراي ارزش مخصوص به خود هستند حال آنكه ارزش اطلاعات بستگي به ميزان كمكي است كه به تصميم گيري مي كند و در رفتار مديريت بهبود ايجاد مي كند.
اطلاعات در هر شرايطي داراي ويژگي هاي خاصي است كه اين ويژگي ها بصورت زير است :
1- صحت اطلاعات : اطلاعات مي تواند صحيح يا غلط باشد كه در صورت غلط بودن توليد كننده اطلاعات مقصر است.
2- شكل اطلاعات : اطلاعات مي تواند به صورتهاي مختلف مانند اطلاعات عددي، متني و ... باشد.
3- تناوب يا تكرار : اطلاعات معمولاً هرچند وقت يكبار تكرار مي شود، مانند ترازنامه ساليانه، حقوق و دستمزد ماهيانه
4- مربوط بودن اطلاعات : اطلاعات وقتي مربوط محسوب مي شود كه براي وضعيت  خاصي موردنياز باشد.
5- كامل بودن اطلاعات : اطلاعات وقتي كامل است كه تمام نيازهاي مصرف كننده را برطرف كند.

6- بهنگام بودن اطلاعات : اطلاعات بايد به اقتضاي زمانش بايد.
7- وسعت اطلاعات : اطلاعات ممكن است حدود وسيعي يا مقدار كمي از حوزه فعاليت را پوشش دهد.
8- مبدأ اطلاعات : اطلاعات مي تواند از منابع داخلي سازمان يا خارج سازمان باشد.
9- افق زماني اطلاعات : اطلاعات ممكن است مربوط به حال، آينده يا گذشته باشد.
10- منبع اطلاعات : منبع اطلاعات مي تواند به دو دسته اوليه و ثانويه تقسيم شود :
1-1-3-4- منبع اطلاعات اوليه :
مشاهده
تجربي ـ بررسي هاي پيمايشي
برآوردها
2-1-3-4- منبع اطلاعات ثانويه
اطلاعاتي كه از منابع خارجي خريداري مي شوند
تهيه اطلاعات از انتشارات، رسانه هاي مكتوب، ارگان ها، سازمان هاي دولتي
4-4 سيستم هاي پردازش
موضوع پردازش بر دو محور داده  و اطلاعات  استوار است كه مي توان از داده و اطلاعات به شرح زير ياد كرد :
داده ها عبارتند از سمبل ها و نشانه ها كه نمايانگر وقايعي هستند كه اتفاق افتاده است. اين سمبل ها بصورت كلمات و شكل ها و ... است.
اطلاعات عبارت است از دانش درك گيرنده از پيامي كه دريافت مي كند. اگر پيامي چنين ويژگي را نداشته باشد از نظر گيرنده داده محسوب مي شود، اطلاعات ممكن است در شكل زباني، علايم رفتاري يا علايم و اشكال ديگر باشد و همچنين مفهوم اطلاعات و داده نسبي است.
پردازش داده و اطلاعات شامل ثبت، مرتب كردن، تركيب، محاسبه، جمع بندي، ذخيره، بازيافت، توليد مجدد و ... بوده است.
5-4 تجزيه و تحليل داده ها
تجزيه و تحليل داده ها فرآيندي چند مرحله اي است كه طي آن داده هايي كه از طريق بكارگيري ابزارهاي جمع آوري در نمونه (جامعه) آماري فراهم آمده اند، خلاصه، كدبندي و دسته بندي ، ... و در نهايت پردازش مي شوند تا زمينه برقراري انواع تحليلها و ارتباطات بين اين داده ها به منظور آزمون فرضيه ها فراهم آيد.
در اين فرآيند داده ها هم از لحاظ مفهومي و هم از جنبه تجربي پالايش مي شوند و تكنيكهاي گوناگون آماري نقش بسزايي در استنتاجها و تعميمها به عهده دارند. اگرچه فرآيندهاي تجزيه و تحليل با توجه به نوع تحقيق، مسئله تحقيق، ماهيت فرضيه ها، نوع نظريه سازي، ابزار بكار رفته براي جمع آوري اطلاعات، ... متفاوت هستند ولي داراي مراحل مشتركي هستند.
براي تجزيه و تحليل داده ها و اطلاعات براساس اهداف از پيش تعريف شده، داده هاي مربوط به هر يك از متغيرها كه از پاسخ پرسشنامه هاي طراحي شده منتج شده است در قالب مشخصه هاي عددي آماري توصيف گرديده و سپس با استفاده از الگوهاي آماري مناسب، فرضه هاي تحقيق مورد‌ آزمون قرار گرفته و در مرحله پاياني تحليل و جمع بندي نهايي انجام يافته است.
6-4 جامعه آماري تحقيق
جامعه آماري تحقيق مديران تامین اجتماعی مي باشد
6-5
از 40 پرسشنامه بازگشت داده شده، 35 پرسشنامه قابل بكارگيري در تحليل آماري بود.
تجزيه و تحليل آماري:
فرضيه اول: سيستم اتوماسيون اداري بر افزايش دقّت تصميم گيري مديران تاثيرمثبت دارد .
رابطه معني داري بين  تعدادنامه هاي صادره و دقّت تصميم گيري وجوددارد.

بررسي رابطه بين تعدادنامه هاي وارده و دقّت تصميم گيري :
رابطه معني داري بين  تعدادنامه هاي وارده و دقت تصمميم گيري وجوددارد                                                                                          

بررسي رابطه بين ادراك و دقت تصميم گيري:
رابطه معني داري بين  ادراك و دقت تصميم گيري وجوددارد.

بررسي رابطه بين ساعات استفاده و دقت تصميم گيري:
رابطه معني داري بين ساعات استفاده و دقت تصميم گيري وجوددارد.

فرضيه دوم: سيستم اتوماسيون اداري بر افزايش بهنگام سازي تصميم گيري مديران تاثيرمثبت دارد .
بررسي رابطه بين تعدادنامه هاي صادره و بهنگام سازي تصميم گيري:
رابطه معني داري  بين تعدادنامه هاي صادره و بهنگام سازي تصميم گيري وجوددارد.

بررسي رابطه بين تعدادنامه هاي وارده و بهنگام سازي تصميم گيري :
لذا رابطه معني داري بين تعدادنامه هاي وارده و بهنگام سازي تصميم گيري وجودارد.

بررسي رابطه بين ساعات استفاده و بهنگام سازي تصميم گيري:
لذا رابطه معني داري بين ساعات استفاده و بهنگام سازي تصميم گيري وجودارد.

بررسي رابطه بين ادراك و بهنگام سازي تصميم گيري:
رابطه معني داري بين ادراك و بهنگام سازي تصميم گيري وجوددارد.

فرضيه سومّ: سيستم اتوماسيون اداري بر افزايش اقتصادي بودن  تصميم گيري مديران تاثيرمثبت دارد .
بررسي رابطه بين تعدادنامه هاي صادره و اقتصادي بودن تصميم گيري:
رابطه معني داري بين تعدادنامه هاي صادره و اقتصادي بودن تصميم گيري وجودارد.

بين تعدادنامه هاي وارده و اقتصادي بودن تصميم گيري :
رابطه معني داري بين تعدادنامه هاي وارده و اقتصادي بودن تصميم گيري وجودارد.

بررسي رابطه بين ساعات استفاده بر اقتصادي بودن تصميم گيري:
رابطه معني داري بين ساعات استفاده و اقتصادي بودن تصميم گيري وجودارد.

بررسي رابطه بين ادراك و اقتصادي بودن تصميم گيري:
رابطه معني داري بين ادراك و اقتصادي بودن تصميم گيري وجوددارد.

فرضيه چهارم: سيستم اتوماسيون اداري بر افزايش صحّت تصميم گيري مديران تاثيرمثبت دارد .
رابطه معني داري بين تعدادنامه هاي صادره و صحّت تصميم گيري وجوددارد

بررسي رابطه بين تعدادنامه هاي وارده و صحّت تصميم گيري:
رابطه معني داري بين تعدادنامه هاي وارده و صحّت تصميم گيري وجوددارد.

بررسي رابطه بين ادراك و صحّت تصميم گيري:
رابطه معني داري بين ادراك بر صحّت تصميم گيري وجوددارد.

بررسي رابطه بين ساعات استفاده و صحّت تصميم گيري:
رابطه معني داري بين ساعات استفاده و صحّت تصميم گيري وجودارد.


فصل پنجم
نتيجه گيري
پيشنهادها
محدوديتها
1-5 نتایج تحقیق :
با عنایت به اینکه مسئله اصلی این تحقیق بررسی تاثیر سیستم اتوماسیون بهبودتصمیم گیری مدیران ( در تامین اجتماعی می باشد ، نتایج زیر حاصل این تحقیق است :
سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد .
لذا شواهدی بر رد فرضیه های چهارگانه ای که با شاخصه های تعریف شده صحت ، دقت ، بهنگام بودن ، و اقتصادي بودن وجود نداشت .
نکته اساسی این است که فرایند تحقیق هرگز پایان نمی یابد همیشه یافته های هر تحقیق آزمایشی قلمداد می شود و این آگاهی وجود دارد که ممکن است در تحقیقات بیشتر ثابت شود که نتایج غیر صحیح بوده است ( ایران نژاد ، ص 24 : 1382 )
2- 5 پیشنهادات :
1-2-5:
در تمامی مراحل توسعه اتوماسیون اداری ، تقویت بخش سیستم اطلاعات مدیریت ( MIS  ) ، از اهمیت اساسی بر خوردار است .
2-2-5
لازم است فرایند های کاری باز نگری و به گونه ای باز طراحی شوند که تطابق کاملی با سیستم اتوماسیون داشته باشند و از این طریق هزینه هایی که به سازمان تحمیل می شود به حداقل برسد .
از موازی کاری در سیستم دبیر خانه نظیر ایجاد همزمان سابقه کاغذی و نرم افزاری خود داری و به سابقه گیری نرم افزاری اکتفا شو د .
3-2-5
نگرش مساعدی نسبت به سیستم اتوماسیون اداری در میان مدیران تامین اجتماعی آن وجود دارد . مدیران در مجموع این سیستم را دارای تاثیرات مثبتی در عملکرد سازمان می دانند ، اما لازم است از طریق آموزش موثر اطلاعات بیشتری در خصوص نوع تاثیر این سیستم در مجموعه کار کرد های سازمانی در اختیار آنها قرار گیرد .
3-5پيشنهادات
1-3-5 :
اثرات مثبت سیستم های اتوماسیون  محل مناقشه نیست ، بلکه میزان دستیابی به نتایج است که دارای اهمیت می باشد
قدم اول در دستیابی به دیدی واقع گرایانه تر نسبت به ارزیابی نتایج اتوماسیون اداری در سطح سازمانها تدوین شاخص هایی کارآمد جهت ارزیابی میزان بهبود در پیگیری فراگرد های تحول اداری ، با استقرار سیستم های توسعه یافته سازمانی ، خواهد بود . این امر مستلزم پشتیبانی علمی از سوی سازمان می باشد .
2-3-5:
یافته های این قبیل تحقیقات می تواند نقش موثری در شناخت قوت و ضعف ، سیستم های اتوماسیون در تامین اجتماعی و سازمانها مشابه که دارای هم پیوندی و تشابه کاری و وظایف همگون هستند ارائه نماید لذا محققین با هماهنگی ، راهنمایی و پشتیبانی فنی ، موضوعاتی را انتخاب نمایند که قابلیت طرح در کل مجموعه وزارت کشور را محققین بعدی موضوعات بدیع ، موثر و کار گشای دیگری را دستمایه تحقیق خود نمایند که اساسی ترین معضلات سازمانها را شناسائی و حل نماید .
4-5: محدودیتها
1-4-5 محدودیت تحقیق
1-1-4-5 کمبود تحقیقات مشابه در زمینه موضوع تحقیق به علت تازگی موضوع ..
2-1-4-5 مشکلات تعیین شاخص و تبدیل مقوله های کیفی به مقادیر کمی نظیر سنجش کیفیت .
4-1-4-5 وجود پیش فرضهای منفی از عواقب ابزار نظر ها در میان مدیران ساختار های اداری و دولتی این سو گیری را در آنها تقویت می کند که بهتر است به تخطئه ساختار موجود نپردازند و حتی انتقادات کلی خود را نیز بیان ندارند ، مزید بر علت شده است تا بخشی از اساسی ترین کارکرد تحقیقات که ایجاد بینش های جدید برای دستیابی به کار کرد های بهینه است، تاثیرات مورد انتظار را در میان ساختار های دولتی بر جای نگذارد .
2-4-5 محدودیت محقق
انجام تحقیقات ، همزمان با اشتغال به کار منجر به طولانی شدن زمان تحقیق می شود لذا دانشجویانی که بصورت منفک از کار و در دوره های فشرده تحصیل می کنند ، نسبت به دانشجویانی که همزمان با تحصیل به کار در سازمان اشتغال دارند از آزادی عمل بیشتری بر خوردارند .
5-5 پیشنهادات قابل تعمیم در خصوص اتوماسیون اداری در مجموعه های اداری :
1-5-5 شایسته است مبانی مفهومی اتوماسیون اداری ، در فراگیر ترین شکل خود در ادارات دولتی و در یک قالب مبتنی بر توسعه فرهنگ سازمانی ، به کارکنان آموزش داده شود .
2-5-5 با توجه به سیاستهای کلی دولت در زمینه ایجاد دولت الکترونیک و رویکرد استراتژیک وزارت کشور به اتوماسیون اداری که به آن پرداخته شده است برای تحقیق وسیع در سطح ملی در این زمینه ، به جای محققان آماتور از تیم محقق متخصص دارای امکانات تحققاتی وسیع و اساتید مجرب دانشگاه یا همکاری شرکت های متخصص اتوماسیون اداری استفاده شود .

نویسنده : متین نصیرالدینی