استفاده از فناوری برای انجام کارهایی که خودمان نمی‌خواهیم انجام دهیم، اتوماسیون نام دارد. اگر بتوانیم کارهایی را که در سازمان وقت‌گیر و تکراری هستند از طریق اتوماسیون انجام دهیم، در وقت و هزینه صرفه‌جویی قابل توجهی انجام داده‌ایم.
اگر بخواهیم تعریف بسیار ساده‌ای از اتوماسیون داشته باشیم می‌توانیم بگوییم که استفاده از فناوری برای انجام کارهایی که خودمان نمی‌خواهیم انجام دهیم، اتوماسیون نام دارد. اتوماسیون همه جا وجود دارد. برای مثال وقتی که پشت چراغ قرمز توقف کرده‌اید اپراتوری وجود ندارد که تصمیم بگیرد چه زمانی چراغ قرمز را سبز کند. از آنجا که این کار، تکراری است میتوان آن را به صورت خودکار انجام می‌شود. به همین ترتیب اگر بتوانیم کارهایی را که در سازمان وقت‌گیر و تکراری هستند از طریق اتوماسیون اداری انجام دهیم، در وقت و هزینه صرفه‌جویی قابل توجهی انجام داده‌ایم.
اجرای اتوماسیون سازمانی نه تنها روی عملکرد عملیاتی سازمان تأثیر می‌گذارد بلکه تغییرات قابل توجهی را نیز در کارمندان و عملکرد آنها ایجاد می‌کند. اتوماسیون سازمانی به استفاده از سخت‌افزار و نرم‌افزار کامپیوتری برای اجرا و پشتیبانی عملیات و فرایندهای سازمانی به صورت خودکار اشاره دارد. اپلیکیشن‌های اتوماسیون اداری، ایجاد و ذخیره‌سازی داده‌ها و اطلاعات را روی پایگاه‌های داده به منظور احیا و ایجاد تغییرات لازم در مواقع موردنیاز امکان‌پذیر کرده است. علاوه بر این، پورتال و اتوماسیون سازمانی سرعت ارتباطات درون سازمان و همچنین ارتباطات با تأمین‌کنندگان، شرکا، و مشتریان خارج از سازمان را افزایش می‌دهد. با استفاده از اتوماسیون سازمانی نیروها می‌توانند وظایف روزمره مانند مدیریت اسناد، مدیریت تماس‌های تلفنی، مکاتبات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی و ... را به راحتی و با سرعت بیشتر به انجام برسانند.
اس وای لی و همکاران او (2005) در پژوهشی به بررسی مزایای اتوماسیون سازمانی پرداختند که از مهم‌ترین نتایج این پژوهش میتوان به این موارد اشاره کرد:
- انجام سریع‌تر کارها
- حذف ذخیره‌سازی داده‌ها به صورت آفلاین
- کاهش تعداد کارمندان در دپارتمان‌های مختلف
- به اشتراک گذاشتن منابع سازمان
- افزایش همکاری میان کارمندان بخش‌های مختلف سازمان
- از بین رفتن بهانه‌هایی مانند اینکه "نامه را ندیدم" یا "نامه به دست من نرسیده است".
دو عامل مهم باعث شده‌اند که شرکتها و سازمانها بحث پورتال و اتوماسیون سازمانی را با جدیت مورد توجه قرار دهند. مورد اول نیاز مبرم به بالا بردن بهره‌وری در سطح کارمندان و مدیران است. آمار نشان می‌دهد که هزینه‌های سازمانها در دهه‌های گذشته دو برابر شده‌اند اما بهره‌وری سازمانی تنها 4 درصد افزایش یافته است. بر همین اساس، حدود 95 درصد از زمان یک مدیر صرف ارتباطات کتبی و شفاهی او می‌شود که با استفاده از اتوماسیون اداری میتوان بخش قابل توجهی از آن را حذف کرد یا به آن سرعت بخشید.
تحقیقات مختلفی تاکنون صورت گرفته که نشان می‌دهد ایجاد پورتال سازمانی و استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به دلیل آنکه نیاز به مداخلات انسانی را به حداقل می‌رساند، نقش مهمی در افزایش بهره‌وری کارمندان و در نهایت بهره‌وری سازمان دارد. همچنین بر اساس نتایج این تحقیقات اتوماسیون اداری بیشترین تأثیر را روی بهره‌وری کارمندانی دارد که در سطوح اجرایی و عملیاتی سازمان فعالیت می‌کنند زیرا ماهیت کار آنها تکرارشونده است. در همین راستا، مدیران میانی و مدیریت در سطح استراتژیک سازمان به ترتیب کمتر از منافع اتوماسیون اداری بهره‌مند می‌شوند.
دومین دلیل علاقه سازمانها به اتوماسیون افزایش پیچیدگی در تصمیم‌گیری‌های سازمانی است. روشهای سنتی ارتباطات مانند تلفن، ایمیل، و جلسات حضوری برای پردازش سریع حجم بالایی از اطلاعات ناکارآمد هستند. سازمانهای امروزی به مراتب نسبت به گذشته پیچیده‌تر شده‌اند و حجم اطلاعات افزایش شگفت‌آوری داشته است و به همین دلیل به ابزار کارآمدتری برای مدیریت ارتباطات نیاز است.
انواع اتوماسیون اداری در صنایع تولیدی
هرچند نرم افزار اتوماسیون می‌تواند نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه در صنایع خدماتی داشته باشد (مثلاً یک فروشگاه خرده‌فروشی را در نظر بگیرید که در قسمت درب‌های خروجی خود اسکنرهای بارکددار نصب کرده است) اما بیشترین استفاده از پورتال و اتوماسیون اداری در صنایع تولیدی و سازمانهای مرتبط با آنها می‌باشد. در سال‌های اخیر، انواع متنوعی از اتوماسیون در این صنایع مورد استفاده قرار گرفته که برخی از آنها عبارتند از:
- فناوری اطلاعات (IT)
- تولید به کمک کامپیوتر (CAM)
- تجهیزات وارسی شماری (NC) یا کنترل رقمی
- ربات‌ها
- سیستم‌های تولیدی منعطف (FMS)
- تولید یکپارچه کامپیوتری (CIM)
