ما در عصری زندگی می‌کنیم که عصر شگفت‌انگیز دانش و اطلاعات و عصر شتاب غیرقابل‌باور فناوری و خلاقیت است. با گسترش یافتن سریع دسترسی به کامپیوترها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه‌های پیشرفته هیچ کشوری نمی‌تواند اقتصاد قرن بیست و یکمی را بدون زیرساخت الکترونیکی قرن بیست و یکمی اداره کند. یکی از فاکتورهای مهم در تصمیم‌گیری مدیران، اطلاعات است. داشتن اطلاعات دقیق، صحیح، به هنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم‌گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت.
طی سالیان اخیر موج استفاده و بهره‌گیری از سیستم‌های اتوماسیون اداری کشور ما را فراگرفته است و بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره‌گیری و استفاده از این سیستم‌ها از خود نشان می‌دهند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و به‌کارگیری این سیستم‌ها صرف نمایند، اما باید بررسی نمود که چنین سیستم‌های اطلاعاتی تا چه اندازه توانسته به مدیران سازمانها در بهبود تصمیم‌گیری کمک نماید و آیا توانسته چنین سیستم‌هایی انتظارات مدیران را در تصمیم‌گیری‌ها برآورده نماید. هدف اصلی از این تحقیق بررسی اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم‌گیری مدیران است و شامل اهداف فرعی مانند شناسایی یک سیستم اتوماسیون جامع اداری مناسب جهت اطلاع‌رسانی به مدیران، بررسی و تجزیه و تحلیل آثار و نتایج حاصل از سیستم اتوماسیون اداری بر تصمیم‌گیری مدیران، بررسی و شناسایی عوامل موثر بر موفقیت سیستم اتوماسیون اداری از نظر تأمین اطلاعات مناسب نظیر صحت، دقت، به هنگام بودن و اقتصادی بودن، بررسی اثرات اتوماسیون اداری بر بهبود فرآیند تصمیم‌گیری مدیران، ارائه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون جهت بهره‌برداری است. سیستم اتوماسیون اداری که با مشخصه‌هایی مانند تعداد نامه‌های صادره ، تعداد نامه‌های وارده ،ادراک، ساعات استفاده به عنوان متغیر مستقل و بهبود تصمیم‌گیری مدیران با مشخصه‌هایی مانند صحت، دقت، اقتصادی بودن، به هنگام بودن به عنوان متغیر وابسته مطرح است.
در این روش از تحقیق از روش علمی مقایسه‌ای استفاده شده است و نتایج حاصل از تحقیق نشان داد که سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم‌گیری مدیران تأثیر مثبت دارد. سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم‌گیری مدیران تأثیر مثبت دارد. سیستم اتوماسیون بر به هنگام بودن تصمیم‌گیری مدیران تأثیر مثبت دارد. سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم‌گیری مدیران تأثیر دارد. و شواهدی بر رد فرضیه‌ای چهارگانه مذکور وجود نداشت.
پیشنهاد می‌شود مبانی مفهومی اتوماسیون اداری، در فراگیرترین شکل خود در ادارات دولتی و در یک قالب مبتنی بر توسعه فرهنگ‌سازمانی، به کارکنان آموزش داده شود و با توجه به سیاست‌های کلی دولت در زمینه ایجاد دولت الکترونیک و اتوماسیون اداری که به آن پرداخته شده است برای تحقیق وسیع در سطح ملی در این زمینه، از تیم محقق متخصص دارای امکانات تحقیقاتی وسیع و اساتید مجرب دانشگاه یا همکاری شرکت‌های متخصص اتوماسیون اداری استفاده شود.
تبیین موضوع تحقیق
مدیریت و تصمیم‌گیری دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان می‌باشند و بدون تردید، تصمیم‌گیری، مهم‌ترین کار مدیران ارشد است که به آسانی نیز میتوان در آن مرتکب اشتباه شد. اما اگر کل فرآیند را به گونه‌ای متفاوت بنگرید وضعیت نیز فرق خواهد کرد.
در اغلب مواقع، تصمیم‌گیران، یک فرآیند جانب‌دارانه را به کار می‌گیرند که شاید غیر بهره‌ورترین و ناکاراترین راه برای انجام امور باشد. آن‌ها تصمیم‌گیری را بسان منازعه‌ای می‌بینند که در آن به دفاع پردازش از راهکارهای مورد نظر خود می‌پردازند. اطلاعات را به صورت گزینشی ارائه می‌کنند و با خودداری از ارائه داده‌های متضاد می‌توانند موقعیتی متقاعدکننده فراهم آورده، در برابر مخالف ایستادگی کنند. اما فرآیند موثرتری وجود دارد که فرآیند جستجو گر است.
در طی این فرآیند ، افراد مجموعه متنوعی از گزینه‌ها را پیش روی خود قرار داده و با همکاری یکدیگر بهترین راهکار را جستجو می‌کنند. هر چند در عمل این رهبر است که تصمیم نهایی را به کار می‌گیرد اما فردی که در فرآیند تصمیم‌سازی مشارکت دارند، باید باور داشته باشند که دیدگاهشان در نظر گرفته‌شده و فرصت آن را یافته‌اند که بر تصمیم نهایی تأثیر بگذارند. هنگام تصمیم‌گیری، دسترسی به اطلاعات دقیق، مرتبط، صحیح و به هنگام، عامل بسیار موثری است. هر قدر محیط پیچیده‌تر باشد سرعت و شتاب افزایش بیشتری پیدا می‌کند و تصمیم‌گیری مشکل‌تر می‌شود. تنها چیزی که می‌تواند تصمیم‌گیری را سهل‌تر و عدم اعتماد را کاهش دهد اطلاعات مرتبط، دقیق و به هنگام است.
سرعت عمل مدیر در تصمیم‌گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کمیت و کیفیت اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می‌گیرد. همچنین بازخورد اطلاعاتی تصمیم، امکان اصلاح و غنی‌سازی آن‌ها را برای مدیران فراهم می‌سازد.
نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می‌شود و عالی‌ترین مورد نگرش سیستمی به سازمانها، به استقرار سیستم‌های اطلاعات مدیریت ( MIS ) منجر می‌شود.
این سیستم‌ها که گردآوری و سازمان‌دهی‌ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را مدیران به انجام می‌رساند همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می‌سازد.
اهمیت و ضرورت تحقیق
“مزیت ملی، در کشورهایی پدید می‌آید که مدیران تنها در صدد افزایش کارایی نباشند، بلکه حرکت‌های سازمانی‌شان در راستای استراتژی کلی باشد.” – دکتر مایکل پورتر
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و مؤسسات اقتصادی از آن‌چنان رشد سریعی برخوردار است که دیگر فرآیندهای کند و زمان‌بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست. بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره‌جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآیندهای اداری پرداخت. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می‌بخشد و از سویی دیگر، با جمع‌آوری اطلاعات مجموعه فعالیت‌های سازمان و طبقه‌بندی آن‌ها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می‌سازد. نرم‌افزار اتوماسیون به عنوان بخشی از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، با بررسی نمونه‌های فعالیت سازمانهای بخش عمومی و مؤسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می‌تواند به خوبی پاسخگوی نیازهای یاد شده باشد.
گستردگی و توسعه روزافزون علوم رایانه‌ای و رویکرد جهانی به آن در همه عرصه‌ها و موفقیت‌های غیرقابل‌باور پیشتازان این صنعت در رسیدن به آنچه که روزگاری رویا و خواب خیال جلوه می‌کرد محمل و دستمایه شایسته‌ای بر گسترش روزافزون این صنعت در همه شئون کشورمان دارد و سازمانهای پیشرو با تشخیص به موقع ضرورت‌های تجهیز به این فن‌آوری و الزامات آن در سازمان، نظیر اتوماسیون اداری و مالی، خود را در مسیر و معبری که به شاهراه تمدن جهانی می‌پیوندد قرار می‌دهند چرا که با غفلت از این تحول عظیم در گرد و غبار عبور سریع کاروان سازمانهای فردا گم خواهند شد.
ادبیات، مبانی نظری و پیشینه تحقیق
تصمیم‌گیری در سازمانها
اگر چه ارتباطات کارآمد و موثر در هر سازمانی حیاتی است، اما کلید موفقیت عمل است و عمل باید با تصمیم‌گیری هدایت شود. تصمیم‌گیری عبارت است از فرآیند انتخاب یک عمل در ارتباط با یک مسئله یا فرصت. تصمیم‌گیری منظم پنج مرحله اساسی دارد که با شناخت مسئله یا فرصت آغاز می‌شود. این مراحل پنج گانه به طور خلاصه عبارت‌اند از:
۱٫ تشخیص و تبیین مسئله یا فرصت
۲٫ معلوم کردن و تجزیه
۳٫ انتخاب اقدام یا راه‌حل مطلوب
۴٫ اجری راه‌حل انتخاب‌شده
۵٫ ارزیابی نتایج و پیگیری تا حد لازم
۱-۱-۲ شرایط تصمیم مدیران
تصمیمات مشکل‌گشایی در سازمانها نوعاً تحت سه شرایط مختلف اتخاذ می‌شوند:
اطمینان، ریسک و عدم اطمینان.
۲-۱-۲ تئوری‌های تصمیم‌گیری
نظریه‌پردازان رفتار سازمانی دو تئوری برای تصمیم‌گیری در نظر گرفته‌اند: تئوری کلاسیک و تئوری رفتاری
۳-۱-۲ تئوری کلاسیک تصمیم‌گیری
تئوری کلاسیک تصمیم‌گیری، مدیر را به عنوان کسی می‌بیند که در دنیای کاملاً مطمئن عمل می‌کند. مدیر با مسئله کاملاً تعریف‌شده و روشن مواجه است، همه حقوق ممکن برای اقدام و نتایج هر یک را می‌داند و سپس راه‌حلی انتخاب می‌کند که بهترین نتیجه بهینه در حل مسئله به دست می‌دهد واضح است که این یک راه ایده‌آل برای تصمیم‌گیری است. تئوری کلاسیک برنامه‌ریزی‌شده کاربرد دارد.
۴-۱-۲ تئوری رفتاری تصمیم‌گیری
تئوری رفتاری تصمیم‌گیری می‌گوید که انسان فقط بر حسب آنچه در موقعیت معینی درک می‌کند، دست به اقدام می‌زند. علاوه بر این، چنین ادراکی اغلب کامل نیستند. تصمیم‌گیرنده رفتاری به جای اینکه با دنیای کاملاً مطمئن مواجه باشد. با محدودیت اطلاعاتی روبه‌رو است و به نظر می‌رسد که در شرایط عدم اطمینان عمل می‌کند. مدیران در مورد مسائلی که اغلب مبهم هستند تصمیم می‌گیرند. آن‌ها فقط قسمتی از آگاهی لازم برای راه‌حل‌ها و نتایج را در اختیار دارند و نخستین راه‌حلی را انتخاب می‌کنند که به نظر می‌رسد راه‌حل رضایت‌بخشی است. هربرت سایمون این مدل را سبک قناعت‌ورزی می‌نامد. تفاوت اساسی بین توانایی مدیر برای تصمیم‌گیری رضایت‌بخش « سبک رفتاری » وجود محدودیت‌های شناختی و تأثیرشان بر ادراکات است و محدودیت‌های شناختی، توانایی‌های ما را در تعریف مسائل، تعیین حقوق عمل و انتخاب راه‌حلی که نتایج ایده‌آل قابل پیش‌بینی داشته باشد، تضعیف می‌کند. این محدودیت‌های شناختی به قدری در دنیای روزمره مدیران مهم‌اند که ارزش والای بصیرت و قضاوت را معلوم می‌کنند.
۴-۱-۲ استراتژی درگیرکردن دیگران در تصمیم‌گیری
یکی از اشتباهات مدیران جدید این است که می‌پندارند خودشان باید برای حل مسئله تصمیم‌گیری کنند. مدیران عملاً تصمیم‌گیری را به یکی یا همه شیوه‌های ذیل انجام می‌دهند:
۵-۱-۲ تصمیمات فردی، تصمیمات مشورتی و تصمیمات گروهی
مدیران کارآمد می‌دانند که چه زمانی و چگونه از هر یک از این شیوه استفاده کنند. البته هدف اصلی همواره، اتخاذ یک تصمیم عالی است یعنی تصمیمی که با کیفیت بالا و در زمانی مناسب صورت گیرد و برای کسانی که به حمایتشان در اجرای تصمیم نیاز است قابل پذیرش و درک باشد. ( شرمرهورن و دیگران ، ص ۲۷۷-۲۶۶-۱۳۸۰ )
۲-۲ مدیریت در قرن ۲۱ جایگاه خاصی برای دو سیاست کلان قائل است :
الف – استراتژی رقابت
ب- کاهش هزینه‌ها، که خود یک سیاست رقابت صادراتی است برای لحاظ کردن این دو استراتژی به کار بردن سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر فن‌آوری‌های اطلاعات و ارتباطات ضروری می‌نماید.
مدیران امروز، با انبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده‌های سیستم بایستی پردازش گردیده و قابل‌فهم و تمیز و نگهداری و بازیابی گردد. از طرف دیگر سیستم‌های مدیریت و ابزارهای کنترل در طول زمان تغییرات زیادی پیداکرده‌اند این تغییرات را میتوان در چهار زمینه کلی عنوان کرد:
۱- کنترل سنتی
۲- کنترل کاریزماتیک
۳- کنترل بروکرتیک
۴- کنترل اینفورماتیک
عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارش‌ها روزآمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه‌ریزی‌های آینده و تصمیم‌گیری است این مدیر برای گردآوری داده‌ها و پردازش آن‌ها نیازمند سیستم‌های اطلاعاتی و رایانه‌ای و حتی سیستم‌های خبره است پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی داشته و از امکانات سیستم‌های اطلاعاتی و فن‌آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، داشتن سواد رایانه‌ای و سواد اطلاعاتی است. ( کرافت و بویس ، ص ۱۴۴ ، ۱۳۸ : ۱۹۹۱ )
۳-۲ کاربرد مدیریت
تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می‌سازد تا با سازمان، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری برقرار نمایند. فایده‌هایی که این تکنولوژی برای فرآیند مدیریت داشته است به شرح زیر است:
۴-۲ طرح‌ریزی سازمان
اینک سازمانها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارد پی برده‌اند. نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده، به شرح زیر است:
۱-۴-۲ کاهش ارتفاع هرم سازمان
کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمانها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند. یک سازمان که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد، به جای اینکه سلسله‌مراتب اداری را دقیق رعایت کند، سعی کرد به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش داد. نمونه دیگر شرکت بیمه « آتنا » است که با استفاده از تکنولوژی اطلاعات تیم‌هایی جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که به سلسله اختیارات منسوخ کار می‌کردند.
۲-۴-۲ تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر
با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود. مدیرانی که می‌خواهند سیستم تصمیم‌گیری خود را متمرکز نمایند می‌توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرد، که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت. از سوی دیگر، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریتی خود را غیرمتمرکز کنند می‌توانند با بهره‌گیری از این تکنولوژی، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم‌گیری‌ها و استقلال و خودمختاری آنان بیفزایند. فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد این تکنولوژی ( در جهت متمرکز بودن یا غیرمتمرکز ساختن مدیریت ) نقش اصلی را ایفا می‌کند.
۳-۴-۲ بهبود هماهنگی
شاید یکی از بزرگ‌ترین ره‌آوردهای تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری بر قرار نمایند، حتی زمانی که دفاتر یا فروشگاه‌ها در نقاط مختلف دنیا پراکنده‌اند. سه روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی یعنی سیستم پیام‌دهنده الکترونیکی، سیستم اطلاعات مدیران اجرایی و تشکیل میزگرد از راه دور مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و از فعالیت‌ها و نتایج کار یکدیگر آگاه شوند. سیستم کامپیوتری، کانال‌های ارتباطی جدیدی به وجود می‌آورد که این مدیران می‌توانند از آن استفاده کنند. این تکنولوژی در راه از میان برداشتن سدها به مدیران کمک می‌کند و نوعی احساس گروهی خلق می‌نماید، که در نتیجه یک هویت سازمانی به وجود می‌آید. (یعنی همان چیزی که پیش از آن وجود نداشت)
۴-۴-۲ شرح دقیق‌تری از وظایف
با کاهش وظایف اداری، کاربرد این تکنولوژی موجب می‌شود که سیاست‌ها به صورتی دقیق‌تر و شرح وظایف به گونه‌ای مفصل‌تر بیان شوند. شرکت‌هایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده می‌کنند شباهت زیادی به سازمانهای خدماتی پیدا خواهند کرد. پست‌های مدیریت و اداری (که پس از به‌کارگیری این سیستم اطلاعاتی) باقی می‌مانند باید به صورتی آگاهانه‌تر عمل کنند و به کارهای سنگین‌تر دست یابند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند.
۵-۴-۲ افزایش کارکنان متخصص
کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش‌دیده و حرفه‌ای باشند تا بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را حفظ نمایند. در بیشتر مورد سازمانها باید، پس از به‌کارگیری این تکنولوژی، کارگران بدون مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین نمایند. برای مثال گروه بانکداری امریکای شمالی پس از به‌کارگیری «سیستم خدماتی مشتریان» مجبور شد نسبت کارکنان ماهر و حرفه خود را از ۳۰ به ۶۰ درصد برساند. این سیستم جایگزین تعداد زیادی از نیروهای دفتری شد. برای کارهایی مثل نامه‌نویسی، بایگانی و پر کردن فرم تعداد اندکی کارمند لازم بود و بقیه منتظر خدمت شدند. مدیران رده‌بالا و میانی سازمان می‌توانند با استفاده از این تکنولوژی آن را ارسال کنند.
