در تهیه سیستم اتوماسیون اداری می بایست به این امر توجه داشت که سیستم مورد استفاده میزان قابل قبولی از نیازهای مکاتباتی سازمان را پوشش دهد و از معماری و تکنولوژی روز در توسعه نرم افزار استفاده شده باشد. کاربران این سیستم طیف وسیعی از پرسنل یک سازمان را تشکیل می دهند که با برخورداری از ویژگی کاربر پسندی کاربران احساس راحتی در استفاده از سیستم خواهند داشت.
با توجه به اینکه در برخی از سازمان ها حجم بالایی از مکاتبات در جریان است سیستم می بایست در چنین شرایطی از سرعت عملکرد قابل قبولی برخوردار باشد..
از آنجایی که امروزه در هر سازمانی تعدادی سیستم نرم افزاری در حال فعالیت می باشند قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم ها می تواند به سازمان در بهره برداری بهینه از نرم افزارهای خود کمک نماید.
ارائه دوره گارانتی و ارائه منظم آپدیت های سیستم نیز می تواند سازمان را از پویا بودن سیستم و رفع موارد احتمالی در مرور زمان مطمئن نماید.