تاثير بكارگيري اتوماسيون اداري بر بهره روي كاركنان

در شرايط دائماً در حال تغيير ما نيز بايد تغيير نمائيم ، و گر نه بهاي سنگيني بابت عدم تغيير پرداخت خواهيم كرد. ( دكترنوردال، رئيس اتحاديه جهاني علم و بهره وري: پيام مديريت). امروزه ارتباطات ومكاتبات اداري در سازمان ها و موسسات اقتصادي، به دليل گسترش و توسعه روز افزون تغييرات فناوري در جهان و نيز افزايش سريع تغييرات محيطي و لزوم پاسخگويي سريع و مناسب سازمان به اين تحولات كاملاً متحول شده است. بدين منظور استفاده از سيستم اتوماسيون اداري به عنوان روشي نوين ، از سويي به جريان كار سرعت مي بخشد و از سويي ديگر، با جمع آوري اطلاعات مجموعه فعاليت هاي سازمان و طبقه بندي آنها ، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فراهم مي سازد. مسلماً با تسهيل فرايند انجام كارها ، يكي از اهداف هر سازمان كه همانا رضايت ارباب رجوع و افزايش بهره وري منابع انساني است ، حاصل مي شود.

بنابراين تاثير به كارگيري اتوماسيون اداري بر بهره وري منابع انساني ، 2 شاخص كارايي و اثربخشي را نيز در بر دارد و چون بهره وري تلفيقي از كارايي: درست انجام دادن كارها و يا انجام دادن كارهاي درست و اثر بخشي: كارهاي درست انجام دادن و يا انجام دادن كارهاي درست است ، يعني هم متضمن كارايي است و هم اثر بخشي (صرافي زاده و عليپور،1388) . بهره وري يعني استفاده بهينه از منابع گوناگون جهت توليد كالاها و خدماتي كه رضايت مصرف كنندگان را جلب كند، رضايت شغلي كاركنان را به حداكثر برساند و مطلوبيت زندگي كاركنان را در همه ابعاد آن، افزايش دهد. به طور كلي بهره وري مفهومي است كه براي نشان دادن نسبت درون داد بر برون داد يك فرد ، واحد و سازمان يا يك ملت به كار گرفته مي شود. در اين صورت اگر ميزان توليد و خدمات يك سازمان بيش از مجموعه ميزان نيروي كار ،سرمايه ، مواد و وسايلي باشد كه به كار گرفته است ، مي گوئيم سازمان مورد نظر ، بهره وري دارد. يكي از عواملي كه مي تواند در افزايش بهره وري نقش مهمي ايفا كند، تكنولوژي اطلاعات است. از عمده دلايل كاربرد تكنولوژي اطلاعاتي در محيط هاي اداري ، افزايش بهره وري كساني است كه در اين ادارات كار مي كنند

 تعريف واژه‏ها و اصطلاحات فني و تخصصي (به صورت مفهومي و عملياتي):
اتوماسيون اداري ( Office Automatic ):
مكانيزمي است در راستي بهبود بهره وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعاليتهاي سازمان با بهره گيري از : گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان ، جستجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده ، پاسخگويي سريع و به موقع به مراجعان ، حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداري ، اعمال كنترل مناسب بر كاربران ، ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات ، بهبود ارتباطات دروني سازماني .(تعريف عملياتي)
اتوماسيون اداري ، مشتمل بر تمام سيستم هاي الكترونيك رسمي و غيررسمي بوده كه به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعكس مربوط مي شود. كلمه اصلي كه اتوماسيون اداري را از داده پردازي ، سيستم اطلاعات مديريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد ارتباطات است. اتوماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و كتبي است.(تعريف مفهومي)

بهره وري :
بهره وري خارج قسمت ستاده به يكي از عوامل توليد است بدين ترتيب مي توان از بهره وري سرمايه ، بهره وري سرمايه گذاري ، بهره وري سود، خام و نيروي انساني ، بسته به اين كه ستاده در ارتباط با كداميك از عوامل توليد باشد ، نام برد.(تعريف عملياتي)
بهره وري در لغت به معني قدرت توليد و بارور بودن و مواد بودن به كاررفته و در ادبيات فارسي بهره وري ، با فايده بودن و سود برندگي معني شده است.(تعريف مفهومي)

مقدمه :

اتوماسيون اداري كه هديه صنعت فن آوري اطلاعات ITبه بروكراسي اداري است ، ايده اي نوين است كه عمر آن در ايران به بيش از يك دهه نمي رسد (رحيمي كيا و همكاران ،1390). اتوماسيون اداري تركيبي از وسايل و تجهيزات گوناگون براي تسهيل امور مرتبط با فعاليت هاي اداري مي باشد كه داراي مزايايي از قبيل پشتيباني از اهداف و رسالت هاي سازمان ، افزايش بهره وري ، افزايش سودآوري ، بهينه سازي كاركنان ، بهبود سرعت كه منجر به بازده در اداره مي شود .
بخشي ازعمده ترين اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مكاتبات داخلي و خارجي سازمان صورت مي گيرد و نرم افزارهاي اتوماسيون به گونه اي طراحي و توليد گرديده اند تا بتوانند تمام نيازهاي سازمان را تامين كرده و لذا يك سيستم يكپارچه گردش اطلاعات توليد كنند . امروزه كامپيوترها در زمينه هاي بسياري از جهت سرعت و دقت از انسان ها پيشي گرفته اند آن ها مي توانند مسايل ساده و تكراري به سرعت و با حوصله حل كنند و محاسبات پيچيده را انجام دهند(شيخ بكلو ، بدون نياز به حضور فيزيكي و مستمر انجام داد كه اين ويژگي بر كوتاه شدن فواصل زماني و مكاني به عنوان يك ابر شاهراه تاكيد دارد. سيستم هاي اتوماسيون اداري از اين طريق موجب آسان شدن روند اداري و افزايش بازده نيروي انساني و مديريت مي شوند. در مطالعه انجام شده جهت بررسي اثرات فناوري اطلاعات و ارتباطات بر رشد بهره وري نيروي كار در اقتصاد ايران ، . با توجه به راه اندازي اتوماسيون اداري به صورت رسمي در بسياري از سازمانها و تاكيدات مكرر مسئولين جهت استفاده از اين تكنولوژي اين سئوال پيش مي ايد كه آيا بكارگيري اين روش توانسته است تاثيري در بهبود ارائه خدمات نوين و بهره وري كاركنان داشته باشد و هم چنين آيا با صرف هزينه هاي نسبتاً بالا جهت تجهيز به سيستم اتوماسيون اداري در جهت مكانيزه نمودن هر چه بيشتر سيستم اداري به استفاده بهتر از نيروي كار و افزايش بازده فردي پرسنل و استفاده از زمان به جهت كارائي بيشتر و كيفيت بهتر مديريت و هم چنين اثر بخشي نائل شده است يا نه؟

اهميت و ضرورت انجام تحقيق :
تغيير و تحولات بين المللي وسرعت اين تغييرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستاي كسب مزيت رقابتي در عرصه بين المللي ، دور نماي استراتژيك حركت هاي خود را ترسيم نمايند . ترسيم چشم انداز در حقيقت آينده دور يك كشور و بيانگر ارزشها ، آرمانها و تفكرات سياستگزاران كشور مي باشد . تصميمات استراتژيك و ملي مبني بر ايجاد دولت الكترونيكي ، چشم انداز ايران 1400 و به تبع آن تصميمات استراتژيك در راستاي چشم انداز و تبيين اهداف و سياست هاي كلي و اجرايي در برنامه چهارم توسعه و تبيين چالشها و راهكار هاي دستيابي به اهداف ، الزام هاي دهكده جهاني در امر ارتباطات ، استاندارد سازي عمليات و جلب رضايت ارباب رجوع و همچنين علاقمندي ايران به ورود در جرگه كشور هاي عضو سازمان تجارت جهاني و پذيرش ايران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگير ايران در سازمانها و مجامع بين المللي وتاكيد بند چهارم سند فرابخشي بر گسترش آگاهي عمومي و توسعه فن آوري و تحقيقات ، مقدماتي را پيش روي سيستم سازماني مي نهند كه روي آوري به اتوماسيون اداري يكي از آنها است 1997)،Khaki). استفاده از سيستم اتوماسيون اداري علاوه بر اين كه باعث افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت و يا نيروي كار مي شود باعث موارد ديگري از قبيل كنترل بهتر بركار ، به خاطر تقسيم كمتر نيروي كار - تبديل اطلاعات از يك شكل به شكل ديگر صورت مي گيرد - سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود - نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين ادارات - به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام يك سري كار خاص رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد رضايت بيشتر مشتري به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع (رحيمي كيا و همكاران ،1390). حال آن كه بررسي ها نشان داده بين سرمايه گذاري و تكنولوژي اطلاعات يا سيستمهاي اتوماسيون اداري وبازده موسسات و بهره وري نيروي انساني ارتباط دوسويه مثبتي وجود دارد. تكنولوژي اطلاعات منجر به افزايش توانايي سازمان ها و در نتيجه، افزايش تنوع محصولات و بهبود كيفيت و جلب رضايت مشتري ميگردد(2004،Turban).

در زمينه ارزيابي تاثير به كارگيري سيستم هاي اتوماسيون اداري بر متغيرهاي اقتصادي بنگاه ها و سازمان هاي دولتي و خصوصي ، مطالعات بسيار اندكي صورت گرفته است ، اين در حالي است كه در كشورهاي مختلف جهان از جمله ايران ، مطالعات بسياري در زمينه تاثيرات فناوري اطلاعات (IT) و فناوري اطلاعات و ارتباطات (ICT) بر متغيرهاي اقتصادي نظير بهره وري ، رشد اقتصادي و غيره در سطوح مختلف فعاليتي به ويژه در سطح كلان ، انجام گرفته است(نوروزيان قره تكان و همكاران،1390). محيط پر رقابت كسب و كار و دگرگوني هاي آن در دهه 1960 و نيز جهاني شدن اقتصاد و تبديل سيستم هاي اقتصادي و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي بر پايه دانش و اطلاعات ، لزوم توجه به سيستم هاي اطلاعاتي را مضاعف ساخت . به همين جهت از دهه 60 ميلادي ، استفاده از سيستم هاي اتوماسيون اداري كه نوع خاصي از سيستم هاي اطلاعاتي هستند ، روز به روز اهميت بيشتري يافت(يزداني و همكاران،1389). اتوماسيون اداري تركيبي از وسايل و تجهيزات گوناگون براي تسهيل امور مرتبط با فعاليت هاي اداري مي باشد كه داراي مزايايي از قبيل پشتيباني از اهداف و رسالت هاي سازمان ، افزايش بهره وري ، افزايش سود آوري ، بهينه سازي كاركنان ، بهبود سرعت كه منجر به بازده در اداره مي شود . بخشي از عمده ترين اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مكاتبات داخلي و خارجي سازمان صورت مي گيرد و نرم افزارهاي اتوماسيون به گونه اي طراحي و توليد گرديده اند تا بتوانند تمام نيازهاي سازمان را تامين كرده و لذا يك سيستم يكپارچه گردش اطلاعات توليد كنند. امروزه كامپيوترها در زمينه هاي بسياري از جهت سرعت سرعت و دقت از انسان ها پيشي گرفته اند آن ها مي توانند مسايل ساده و تكراري را به سرعت و با حوصله حل كنند ومحاسبات پيچيده را انجام دهند . اتوماسيون اداري مشتمل بر تمام سيستم هاي الكترونيك رسمي و غيررسمي بوده كه به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعكس مربوط مي شود. كلمه اصلي كه اتوماسيون اداري را از داده پردازي ، سيستم اطلاعات مديريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد ارتباطات است. اتوماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و كتبي است (شيخ بكلو،1391). واژه بهره وري براي نخستين بار به وسيله فرانسوا كنه رياضيدان و اقتصاد دان طرفدار مكتب فيزيوكراسي (حكومت طبيعت) به كار برده شده . كنه با طرح جدول اقتصادي اقتدار هر دولتي را منوط به افزايش بهره وري در بخش كشاورزي مي داند.در سال 1883 فرانسوي ديگري به نام ليتر بهره وري را دانش و فن توليد تعريف كرد. در سال 1950 سازمان همكاري اقتصادي اروپا به طور رسمي بهره وري را چنين تعريف كرد بهره وري حاصل كسري است كه تقسيم مقدار يا ارزش محصول بر مقدار يا ارزش يكي از عوامل توليد به دست مي آيد . سازمان بين المللي كار بهره وري را چنين تعريف كرده است بهره وري عبارت است از نسبت ستاده به يكي از عوامل توليد (زمين ، سرمايه ، نيروي كارو مديريت) (رحيمي كيا و همكاران ،1390). به كارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات در كشور آمريكا طي دوره 95-1973، منجر به 4/1 درصد رشد بهره وري نيروي كار شده است. در كشور انگلستان ، تعميق سرمايه مربوط به فناوري اطلاعات و ارتباطات و رشد بهره وري كل عوامل توليد اين نوع فناوري ها طي سال هاي پاياني دهه 1990، منجر به رشد بهره وري نيروي كار در اين كشور شده است. فناوري اطلاعات و ارتباطات به طور قوي بهره وري كار را در كشورهاي اروپاي شرقي و مركزي افزايش داده و بيشترين تاثير را بر همگرايي كشورها در دهه 1990 داشته است (نوروزيان قره تكان ،1390). با توجه به اين كه اتوماسيون اداري، بهترين ابزار براي رسيدن به راهكارهاي مفيد، جهت صرفه جويي در زمان و استفاده بهينه از امكانات موجود در سازمان ميباشد. از همين رو است كه راه حلهاي مكانيزه به گردش مكاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش كارها را ميسر ميسازد. در اين فرايند، مكاتبات كاغذي، صرفه جويي و استفاده بهينه از زمان و افزايش بهره وري عملي مي گردد بنابراين تاثيربه كارگيري اتوماسيون اداري بر بهره وري منابع انساني، 2 شاخص كارايي و اثربخشي را نيز در بردارد و چون بهره وري تلفيقي از كارايي (درست انجام دادن كارها و يا انجام دادن درست كارها ) و اثربخشي (كارهاي درست انجام دادن و يا انجام دادن كارهاي درست) است.


ب- متغيرهاي مورد بررسي در قالب يك مدل مفهومي و شرح چگونگي بررسي و اندازه گيري متغيرها:


نتيجه گيري

چنين نتيجه گيري شد كه سرمايه فناوري اطلاعات و ارتباطات و نيز سرمايه انساني ، تاثير مثبت بر بهروري نيروي كار در اقتصاد ايران داشته است(نوروزيان قره تكان و همكاران،1390). بسياري از شركت هاي موفق در اواخر دهه 1980 به اهميت سرمايه گذاري در امور اداري پي بردند. نتايج استقرار اتوماسيون اداري ، گوياي افزايش بهره وري سازمان ها و تاثيراتي مثبت در امور شامل ، استفاده بهتر از نيروي كار توام با كاهش تعداد كاركنان ، افزايش بازده فردي پرسنل ، استفاده بهتر از زمان ، كيفيت بهتر مديريت با تصميم گيري بهتر و ... مي باشدكه بنيان سوم اقتصاد و مديريت اطلاعات را تشكيل مي دهد.(يزداني و همكاران،1389) . در اكثر سازمانها به منظور ايجاد سرعت و دقت در مكاتبات گردش الكترونيكي اسناد مكاتباتي اعم از سند كاغذي ، فايل هاي كامپيوتري به اشكال مختلف و كاهش تدريجي حجم مكاتبات كاغذي و بسترسازي انجام مكاتبات الكترنيكي(paper less) و كاهش هزينه هاي مكاتباتي و مراسلاتي و حفاظت اسناد و مدارك و اطلاعات طبقه بندي شده از طريق برقراري نظام دسترسي به منظور كاهش آسيب پذيري و جلوگيري از افشاء غيرمجاز و حصول اطمينان از امنيت آرشيو اطلاعات داراي رده حفاظتي از سيستم ارتباطات يا اتوماسيون اداري نموده اند .

منبع : پايگاه علمي مديريت