گردش کار یا workflow سیستم اتوماسیون مستندات اطلاعات و Task هایی است که میان متقاضیان (نیروی انسانی یا کامپیوتر) یک سازمان بر اساس یک مجموعه قوانین تعریف‌شده به‌منظور دستیابی به اهداف تجاری، قابل‌تعریف است.
تفاوت گردش کار (Workflow) و سیستم مکاتبات قدیمی با ذکر یک مثال:
یک سیستم اتوماسیون اداری برای پی بردن به اهمیت گردش کار (Workflow) را در نظر بگیرید کارشناس درخواست، مرخصی خود را به مدیر ارسال کرده و مدیر بعد از بررسی شرایط اقدام به تأیید و یا عودت مرخصی می‌نماید. بعد از تأیید درخواست مرخصی به مسئول ثبت مرخصی‌ها ارسال‌شده و در سیستم حضور غیاب ثبت می‌گردد.
فرض کنید قانونی در سازمان مبنی بر سقف مرخصی‌ها (برای مثال ۳ مرخصی) در ماه وجود داشته باشد بنابراین یکی از بررسی‌هایی که مدیر بایستی انجام دهد شمارش تعداد مرخصی شخص درخواست‌کننده در ماه است و همچنین قانون دیگری در خصوص این فرایند وجود دارد. برخی کارشناسان ارشد از قانون فوق مستثنی هستند که این پردازش نیز باید توسط مدیر انجام گیرد.
در صورتی که تعداد پرسنل درخواست‌کننده مرخصی زیاد باشد عملاً زمان زیادی از مدیر جهت پردازش‌های بالا، گرفته می‌شود. حال درصورتی‌که از یک سیستم اتوماسیون اداری دارای فرایند هوشمند استفاده نمایید با استفاده از قوانینی که توسط سیستم قابل‌تعریف است این پردازش‌ها بدون صرف زمان انجام‌پذیر است.
اجزا workflow:
Workflow management system در اتوماسیون اداری سیستمی است که تعریف ایجاد مدیریت و اجرای گردش کار را از طریق نرم‌افزار کنترل می‌کند و قادر است که پروسه‌ها و ارتباطات بین انها را از طریق ابزارهایی تعریف نماید. پیاده‌سازی این سیستم بر اساس مدل Workflow Reference Model خواهد بود.
Workflow Reference Model بیان‌کننده نمای معماری سیستم مدیریت گردش کار که مشخص‌کننده اجزا و Interface های اصلی هستند، است که توسط سیستم مدیریت گردش کار راهبردی می‌شود. این مدل توسط کمیته WFMC به‌منظور یکپارچگی و هماهنگی بین تمامی دستگاه‌های گردش کار جهان و پیروی آنها از یک استاندارد جهانی ارائه شده است. این کمیته شامل ده‌ها کارشناس گردش کار بر اساس استاندارد WFMC از سه جز اصلی زیر تشکیل شده است:
Workflow Process definition:
ابزارهای مختلفی ممکن است برای تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی، شرح و مستندسازی یک فرایند تجاری مورد استفاده قرار گیرند که مدل به ویژگی‌های خاص این ابزارها و نحوه تعامل آنها وابسته نیست. وظیفه این ابزارها به شرح زیر است
- تعریف مدل سازمانی فرایند در سازمان
- تعریف نقش‌ها، وظایف، مسئولیت‌ها و سلسله‌مراتب در سازمان
- مشخص کردن نقش‌ها و انتساب افراد به نقش‌ها
- مدل‌سازی و بهینه‌سازی مدل درحین کار
شکل 1 : Workflow
خروجی نهایی این مدل‌سازی، طراحی یک Process definition است که می‌تواند در زمان اجرا توسط Workflow engine تفسیر شود.
Workflow Engine:
یک سرویس یا موتور، نرم‌افزاری است که مسئول مدیریت گردش فرآیند (آنچه که توسط Definition Tool ارائه شده) است که بدین منظور یک محیط اجرایی Runtime برای یک نمونه گردش کار ایجاد کرد و تسهیلات زیر را فراهم می‌کند.
تغییر تعریف انجام شده برای فرآیند کنترل نمونه‌های فرآیند (ایجاد، شروع، خاتمه، توقف، تعویق ...)
هدایت فعالیت‌های یک فرایند که ممکن است شامل عملیات زمان‌بندی و تغییر داده مربوط به گردش کار باشد که به‌صورت موازی یا متوالی انجام می‌شوند.
نگهداری Relevant Data Workflow،control Data Workflow نگهداری و ارسال داده مربوط به Application به Workflow و یا کاربران مشخص کردن زمان‌های کاری برای کاربر و ایجاد یک واسطه برای پشتیبانی تعاملات کاربر اعمال نظارتی برای اهداف کنترلی، مدیریتی و بازرسی یک Workflow Engine می‌تواند اجرای یک مجموعه از فرایندها یا زیر پروسه‌ها، نمونه‌هایی با محدوده مشخص و تعریف شده‌ای از انواع object ها و ویژگی‌های آنها را کنترل کند.
Worklist handler:
سیستم نمایشگر لیست کارها یک سیستم نرم‌افزاری است که تبادل اطلاعات بین کاربر (گروهی کاربران) را با سیستم workflow engine انجام می‌دهد. این سیستم امکان مبادله کارها رابین یک سیستم workflow engine فراهم کرده و عملیاتی نظیر گزارش دادن به کاربران در مورد وضعیت یک کار را نیز عهده‌دار است.
مزایای اصلی سیستم گردش کار
استفاده از سیستم‌های گردش کار برای سازمانها مزایای مستقیم و غیرمستقیم متعددی را به همراه دارد. ازجمله این مزایا میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود کارایی
- کنترل بهتر فرآیندها
- بهبود خدمات به مشتریان
- انعطاف‌پذیری
- شفاف‌سازی و بهبود فرایندهای سازمان
- کاهش دادن هزینه‌های زنجیره تأمین مواد و منابع
- کوتاه نمودن زمان کل تولید
- کاهش انبارداری به حداقل
- گسترده نمودن تنوع در تولید
- افزایش بهبود کیفیت
- ایجاد زمان مطمئن برای تحویل
- ساماندهی کارآمد دریافت تقاضا، تولید و تأمین منابع در سطح جهانی
- فراهم کردن یک دیدگاه منحصربه‌فرد برای کارها
- داشتن افراد مناسب در برخورد با کار
در ادامه به توضیح چند مورد از موارد بالا می‌پردازیم:
بهبود کارایی:
درنتیجه خودکار سازی فرآیندهای سازمانی، بسیاری از مراحل زائد در انجام کارها شناسایی و حذف خواهند شد. با حذف این مراحل اضافی مدت زمان بیشتری برای بررسی و انجام کارهای مهم‌تر وجود دارد، اولویت‌گذاری برای کارها با دقت بیشتری صورت می‌گیرد و درنتیجه کارایی کلی سیستم بهبود می‌یابد.
کنترل بهتر فرآیندها:
درنتیجه استانداردسازی روشهای کار به همراه امکان نظارت بهتر بر روی کار، کنترل بیشتر و دقیق‌تری روی فرایندهای سازمان صورت می‌گیرد و درنتیجه بهبود مدیریت فرایندهای سازمان حاصل می‌شود.
شفاف‌سازی و بهبود فرایندها:
به علت بررسی دقیق پروسه‌ها و فعالیت‌های هر سازمان درون سیستم Workflow و ارائه آنها با جزئیات هر چه تمام‌تر، هر یک از پروسه‌ها و نحوه ارتباطاتشان با یکدیگر به‌خوبی مشخص شده که این امر باعث شفاف‌سازی پروسه‌های سازمان می‌گردد. علاوه بر این تعریف و نمایش فرایندها به‌صورت گرافیکی به درک و فهم بهتر آنها کمک می‌کند. تمرکز بر روی فرایندها منجر به بهبود و ساده‌سازی آنها خواهد شد.
بهبود خدمات به مشتریان:
درنتیجه شفاف‌سازی فرایندها، پیش‌بینی پذیری آنها افزایش یافته که این امر منجر به پیش‌بینی نیازهای مشتریان شده و درنتیجه به بهبود سرویس‌دهی و پاسخ‌گویی به مشتریان کمک می‌کند.
انعطاف‌پذیری:
به علت تعریف فرایندها در قالبی جدا و متفاوت از پیاده‌سازی آنها، کنترل نرم‌افزاری بر فرایندها تغییر کرده و تجدید طراحی آنها در هر زمان و به‌سادگی امکان‌پذیر است.
فراهم کردن یک دیدگاه منحصربه‌فرد برای کارها در اتوماسیون اداری:
خودکار سازی گردش کار، با قرار دادن تمامی کارهای شخص در یک لیست واحد و یکپارچه با امکان دسترسی آسان، زمان لازم برای یافتن کار را کاهش داده و به حداقل می‌رساند. نرم‌افزار گردش کار در اتوماسیون ادری می‌تواند همه محاسبات و تصمیمات را به‌صورت خودکار و بر اساس قانون، درون فرم‌های الکترونیکی انجام دهد.
داشتن افراد مناسب در برخورد با کارایی یک سود کلیدی و حصول بهره‌وری است. نرم‌افزار گردش کار در اتوماسیون ادری، کارها را بر اساس قوانین سازمان خودتان به اشخاص مناسب انتساب می‌دهد. این بدین معنی است که استثناءهایی که در برخورد با کارهای صحیح و بسیار مهم رخ می‌دهند، پذیرفته نمی‌شوند زیرا شخصی که با خطا مواجه شده است نمی‌داند که چه کاری باید انجام دهد.
یک سود دیگر این است که وقتی شما قوانین سازمانتان و نحوه جریان کار را در اتوماسیون ادری تعریف می‌کنید، مطمئن می‌شوید که افراد مناسب تصمیمات سازمان را اتخاذ می‌کنند
