تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با یک دستگاه تایپ و کپی آغاز شد که کارهای دستی گذشته را ماشینی می‌کرد. امروزه، اگرچه اتوماسیون اداری به‌عنوان یک موضوعی که کارها را ماشینی می‌کند شناخته‌شده، اما یکی دیگر از وظایف مهم این سیستم تبادل اطلاعات الکترونیکی است.
ظهور کامپیوترهای شخصی نقشی انقلابی در اتوماسیون اداری داشت و امروزه سیستم عامل‌های محبوب و رابط کاربری، غالب بر سیستم‌های کامپیوتری اداری هستند. این انقلاب آن‌قدر کامل بود و در بسیاری از زمینه‌های تجارت نفوذ داشت که تقریباً تمام کسب‌وکارها حداقل از یک نرم‌افزار تجاری اتوماسیون اداری در فعالیت‌های روزانه استفاده می‌کنند. حتی کوچک‌ترین شرکتها از تکنولوژی‌های کامپیوتری برای نگهداری سوابق مالی، اطلاعات کالاها، سوابق حقوق و دستمزد و دیگر اطلاعات تجاری مربوط استفاده می‌کنند. تکنولوژی‌های محل کار که به‌عنوان ابزارهای کارآمد تجاری (اما اختیاری) در دهه 1980 معرفی‌شده بودند، به یک نیاز با اولویت بالا در دهه 1990 تبدیل شدند.
همین‌طور که ما به هزاره جدیدی پا می‌گذاریم، این موضوع در حال جهشی است که اولویت‌بخشی به اتوماسیون اداری را به یک پیش‌نیاز تبدیل می‌کند.
اصول اتوماسیون اداری
بصورت کلی، 3 قسمت اصلی در سیستم اتوماسیون اداری وجو دارد: ذخیره اطلاعات، تبادل اطلاعات، و مدیریت اطلاعات. در هرکدام از این اجزاء، نرم افزار و سخت افزار با هم تلفیق شده اند تا عملکرد های اولیه را به درستی انجام دهند.
ذخیره‌سازی اطلاعات
اولین بخش سیستم اتوماسیون اداری ذخیره‌سازی اطلاعات است که معمولاً شامل سوابق اداری، فرم‌های اصلی و اسناد اداری است. داده‌های کاربردی شامل، ذخیره‌سازی و ویرایش فایل‌ها، عکس‌ها، یا جدول‌ها است. واژه‌پردازی و بسته‌های ارائه کامپیوتری با داده‌های تصویری و متنی منطبق هستند، درحالی‌که صفحه گسترده‌ها برای کاربران فضایی را برای به‌کارگیری و خروج اعداد فراهم می‌کند. نرم افزارهای تصویری اجازهٔ گرفتن تصاویر و ویرایش آن‌ها را به ما می‌دهد.
نرم‌افزارهای مدیریت متنی، تمام مبحث واژه‌پردازی و انتشار کامپیوتری را پوشش می‌دهند. واژه‌پردازی، پایه‌ای‌ترین و رایج‌ترین فعالیت نرم افزار اتوماسیون اداری است که شامل ورود (از طریق کیبورد) و ویرایش متن است. واژه‌پردازهای تجاری امروزی، برای کاربران مجموعه‌ای از فرمان‌ها را فراهم می‌کند که بتوانند ویرایش، قالب‌بندی و چاپ اسناد متنی را انجام دهند. یکی از بهترین مزایای واژه‌پردازهای امروزی، قالب‌های از پیش آماده شدهٔ اسناد است. قالب‌ها به‌صورت خودکار و پیش‌فرض مواردی مانند سایز متن، نوع پاراگراف، بالای صفحه و پاورقی و شماره صفحات را راه‌اندازی می‌کنند تا باعث جلوگیری انجام مجدد این تنظیمات توسط کاربر هنگام ساخت یک سند شود.
نشرهای رومیزی، بعد دیگری را به دست‌کاری متنی اضافه می‌کند. با تلفیق مزایای یک واژه‌پرداز با طراحی صفحات پیشرفته و ویژگی‌های طرح‌بندی گرافیکی، بسته‌های نشر رومیزی باعث ظهور ابزارهایی برای خلق روزنامه‌ها، بروشورها، اسنادی که متن و عکس را باهم تلفیق می‌کنند، جداول، طراحی و دیگر عکس‌های گرافیکی شده است.
اتوماسیون اداری و سازمان بدون کاغذ
نرم‌افزارهای مدیریت تصاویر شکل دیگری از اتوماسیون اداری هستند. مثال‌هایی از اطلاعات گرافیکی شامل عکس‌های اسناد، عکس‌ها و گرافیک‌ها مانند جداول و ترسیم‌های آماری است. این عکس‌ها تبدیل به فایل‌های دیجیتالی می‌شوند که مانند فایل‌های متنی قابل ویرایش نیستند. در یک نرم‌افزار واژه‌پرداز، با هر کلمه یا کاراکتر به‌صورت مجزا برخورد می‌شود. در یک نرم‌افزار گرافیکی، تمام تصویر یا سند به‌عنوان یک شیء مجزا در نظر گرفته می‌شود. یکی از کاربردهای مهم عکس‌های کامپیوتری در معرفی و سخنرانی شرکت است. بسته‌های نرم‌افزاری ارائه، ساخت و تولید چند رسانه را که از فیلم، عکس، صدا و متن تشکیل‌شده است را آسان می‌کند.
برنامه‌های صفحه گسترده امکان دست‌کاری داده‌های عددی را به شما می‌دهند. اولین برنامه‌های معروف صفحه گسترده‌ها مانند، VisiCalc و Lotus123 شدیداً ثبت اطلاعات مالی تجارت‌ها را آسان کردند. یکی از امکانات بسیار مفید صفحه گسترده‌ها استفاده از متغیرها در عبارت‌ها است. استفاده از متغیرها این امکان را به ما می‌دهد تا با تغییر آن‌ها به امکانات پیچیدهٔ خودکاری برسیم که محاسبات آن بر پایهٔ ورودی جدید اعداد کاربران است. بسیاری از تجارت‌ها از صفحه گسترده‌ها برای مدیریت مالی، پروژه‌های مالی و حسابداری استفاده می‌کنند.
تبادل اطلاعات
وقتی‌که ذخیره و دست‌کاری اطلاعات یکی از اجزای اتوماسیون اداری است، تبادل آن اطلاعات نیز یکی از اجزایی است که به همان اندازه مهم است. تبادل الکترونیکی یک بخش کاربردی است که تبادل میان چند کاربر را برجسته می‌کند. نامه‌های الکترونیکی، نامه‌های صوتی و رونوشت‌ها، مثال‌هایی از این تبادل‌های الکترونیکی هستند. سیستم‌هایی که اجازه تبادل فوری اطلاعات را می‌دهند (مانند مکالمات آنلاین از طریق تبادل صدا و تصویر) به‌عنوان سیستم اشتراک‌گذاری الکترونیکی شناخته می‌شوند. نرم‌افزارهای به اشتراک‌گذاری الکترونیکی نمایانگر ماهیت طبیعی بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری است.
سیستم‌های اتوماسیون اداری که امکان به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین چند کاربر را به‌طور هم‌زمان فراهم می‌کند، در برخی موارد یک سیستم گروه‌افزار نامیده می‌شوند. یک نوع گروه‌افزار، سیستم ملاقات الکترونیکی است. سیستم‌های قرار الکترونیکی این امکان را به شما می‌دهد که مشترکینی که پراکندگی جغرافیایی دارند، اطلاعات را به‌صورت فوری تبادل کنند. مشترکینی که در این قرارهای الکترونیکی حضور دارند، می‌توانند در یک ساختمان باشند یا هزاران کیلومتر باهم فاصله داشته باشند.
در سیستم اشتراک‌گذاری الکترونیکی فواصل طولانی، از یک خط تلفن برای ارتباط اطلاعات استفاده می‌کند، درحالی‌که به اشتراک‌گذاری داخل یک مجموعه، فقط نیاز به کامپیوترهایی بااتصال شبکهٔ محلی دارد. اثربخشی کاربردی این نوع سیستم‌های به اشتراک‌گذاری الکترونیکی یک فاکتور در رشد ارتباط از راه دور به‌عنوان یک گزینه برای کارمندان است. ارتباط برقرارکنندگان از راه دور، روابطشان با اداره‌ها را از طریق کامپیوتر برقرار می‌کنند.
نرم‌افزار انتقال الکترونیکی اجازه انتقال اطلاعات الکترونیکی اداره‌ها را می‌دهد. نامه‌های الکترونیکی از یک سیستم ذخیره‌سازی کامپیوتری و مجموعه‌ای از پروتکل‌های ارتباطی برای انتقال پیغام‌های الکترونیکی از یک کاربر به کاربر دیگر استفاده می‌کند. بیشتر این سیستم‌ها به کاربران این امکان را می‌دهند که بیش از یک نامه به گیرندگان ارسال کنند. نامه‌های الکترونیکی دارای ویژگی‌های امنیتی، ارسال خودکار پیام و سیستم مدیریت نامه‌ها مانند پوشه‌ها یا دفترچه‌های الکترونیکی می‌باشند. نامه‌های صوتی کاربردهای یکسانی را ارائه می‌دهند، اما برای تلفن‌ها نه کامپیوترها.
دیگر ماشین‌های سنتی اداری نیز شاهد دستخوش تغییراتی هستند که ظرفیت انتقال آن‌ها را بهبود می‌بخشد. برای مثال، دستگاه‌های کپی چندکاره (کپی گرفتن، چاپ کردن، فکس و قابلیت‌های اسکن) قابلیت اتصال به شبکه‌های کامپیوتری را نیز دارند. لپ‌تاپ‌ها و گوشی‌های هوشمند از تکنولوژی ارتباط بیسیم داده‌ها برای دسترسی سریع کاربران به اطلاعات ذخیره‌شده در شبکه کامپیوترهای یک شرکت و سرورها استفاده می‌کند.
مدیریت داده
سیستم‌های اتوماسیون اداری اغلب برای پیگیری کوتاه‌مدت و بلندمدت داده‌ها در قالب برنامه‌های مالی، برنامه تخصیص نیروی کار، مصارف بازاریابی، دفاتر دارایی و دیگر قسمت‌های تجاری بکار می‌روند. مدیریت وظایف یا سیستم زمان‌بندی، رصد و کنترل فعالیت پروژه‌های متفاوت را در یک سازمان بر عهده دارد. سیستم مدیریت الکترونیکی، فعالیت‌ها و وظایف یک سازمان را از طریق جداول زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی را رصد و کنترل می‌کند.
اتوماسیون اداری
ملاحظات اتوماسیون اداری: مردم، ابزارها و محیط کار
تجارت‌های درگیر در راه‌اندازی یا ارتقاء سیستم‌های اتوماسیون اداری، باید موارد زیادی را که می‌تواند روی این سیستم‌ها تأثیر بگذارد در نظر بگیرند. این موارد شامل بودجه، فضای فیزیکی و تغییرات در زیربنای ارتباطی در میان کاربران است؛ اما دو عامل دیگر که باید در نظر داشت، آموزش کارمندان و بسط دادن انتخاب‌های اتوماسیون اداری
آموزش: افرادی که درگیر اتوماسیون اداری هستند عمدتاً شامل تمام کاربران اتوماسیون هستند و تمام ارائه‌دهندگان سیستم‌های اتوماسیون و ابزارها آن. بخش عظیمی از افراد– شامل مهندسان سخت‌افزار و نرم‌افزار، دانشمندان مدیریت اطلاعات، مدیران، کارمندان و منشی‌ها – فقط بعضی از کسانی هستند که روزانه از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. درنتیجه، آموزش کارکنان برای این سیستم‌های اتوماسیون اداری قسمتی ضروری در برنامه هر سازمان است.
درنهایت ارزش یک سیستم اتوماسیون اداری به تعداد سازندگان و کاربران آن است؛ و مدیران خبره و باهوش می‌دانند که اگر آموزش‌های لازم را در این بخش مهیا نکنند، مزایای زیادی را از دست می‌دهند. «این درست است که با پیشرفت تکنولوژی، نیاز به آموزش‌های اختصاصی نیز کاهش می‌یابد- به خاطر اینکه آیندهٔ نرم‌افزارها و سخت‌افزارها به‌شدت به‌صورت حسی و بصری است و با آموزش‌های از پیش تعریف‌شده بارگذاری می‌شوند – گرچه آن زمان هنوز فرانرسیده» از این‌رو آموزش همچنان ضروری است.
انتخاب: مجموعه‌ای از انتخاب های گیج‌کننده برای جایگزینی اتوماسیون اداری در اختیار تجارت‌هایی از هر نوع، اندازه و موضوعی است. این سیستم‌ها معمولاً شامل سرمایه‌گذاری منابع مالی قابل ملاحظه‌ای هستند، بدین منظور عاقلانه است که مدیران و کارفرمایان دانش لازم را قبل از خرید در این زمینه به دست آورند. موضوعات اصلی که باید در نظر داشت شامل: هزینه سیستم، زمان آموزش سیستم، شرایط فیزیکی، فضایی که سیستم باید در آن قرار بگیرد، سطح و کیفیت پشتیبانی تکنیکی، سازگاری با دیگر سیستم‌ها، پیچیدگی سیستم (یک عامل کلیدی برای تخصیص زمان و هزینه برای آموزش) و سازگاری سیستم با محیط شرکت است.
بعضی از شرکت‌های کوچک در مقابل این تغییر مقاومت می‌کنند و به همین دلیل در استفاده از تکنولوژی اتوماسیون اداری عقب می‌مانند و شواهدی نشان می‌دهد از پیشرفت آینده نیز باز می‌مانند. مدیران و کارفرمایان که پیشرو و سرمایه‌گذار در این صنعت هستند، معمولاً مسئولیت عدم موفقیت شرکت‌های کوچک و بزرگی که از این تکنولوژی استقبال نمی‌کنند را به دوش نپذیرفتن این صنعت و یا آموزش ندیدن در این حوزه می‌دانند. این مدیران و کارفرمایان اعتقاد دارند که بعضی از شرکتها حتی بدون استفاده از اتوماسیون اداری کارکرد مناسبی دارند، اما از رقبای خود که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند عقب مانده‌اند.
