مزایا و ضرروت اتوماسیون اداری

نقش سیستم‌های اتوماسیون اداری هوشمند در تسهیل فرایندهای سازمانی

اتوماسیون اداری چیست و چه اهمیتی دارد؟

نحوه کارکرد اتوماسیون اداری

ستون فقرات اتوماسیون اداری را، یک شبکه داخلی LAN تشکیل می‌دهد که از طریق این شبکه می‌توان هرگونه داده‌ای اعم از ایمیل، تصویر و حتی صدا رد و بدل کرد. درست همان چیزی که یک اداره و یا شرکت به آن نیازمند است. هرگونه عملیات اداری از جمله کپی کردن، تایپ کردن، پر کردن فرم، فکس، تلکس، میکروفیلم و مدیریت مدارک، تلفن و دیگر موارد همه در این دسته قرار می‌گیرند. در دهه‌های 70 و 80 قرن 19 میلادی، اتوماسیون اداری یک اصطلاح مشهور و عمومی بود که کامپیوتر رومیزی ظهور کرد و بسرعت گسترش یافت.

اهمیت و ضرورت اتوماسیون اداری

در باب اتوماسیون اداری، بحث‌های مختلفی مطرح می‌شود. از بررسی مزایا و میزان بهینه‌سازی هزینه‌های ادارات گرفته تا نقش فن‌آوری‌های جدید در ارتقاء سیستم اتوماسیون اداری. یکی از این بحث‌های مهم، بررسی ضرورت و اهمیت استفاده از برنامه‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری(بخصوص در شرکت‌های تجاری) است. با توجه به افزایش تعداد کارکنان دانشی (افرادی که شغل‌شان وابسته و درگیر با استفاده و مدیریت اطلاعات و داده‌هاست) در شرکتهای تجاری، نگرانی توسعه محیط کار نیز شدت گرفته است. بهره‌وری از کارکنان دانشی را می‌توان با ارائه امکانات ارتباطی بهتر و بروزتر، بهبود بخشید. این امکانات از طریق سیستم‌های اتوماسیون اداری به دست خواهد آمد.

اتوماسیون اداری چه فعالیت‌هایی را تسهیل می‌کند؟

سیستم‌های اتوماسیون اداری به طور کلی، روند انجام وظایف زیر را، تسهیل می‌کند:

الف) تولید اسناد خروجی (با استفاده از پردازنده متن)

ب) آرشیو و بازیابی اسناد ( با استفاده از سیستم مدیریت اسناد)

ج) انتقال پیام (با استفاده از سیستم‌های ارتباطی)

د) برنامه‌ریزی و مدیریت جلسه (با استفاده از سیستم‌های ویدیو کنفرانس)

چرا اتوماسیون اداری کامپیوتری هوشمند؟

بسیاری از ماشین‌آلات مورد استفاده در دفاتر و شرکت‌ها اعم از: فکس، دستگاه‌های کپی، EPBX (انشعاب خودکار تبادل الکترونیکی خصوصی) و غیره، با اینکه برای انجام وظایف خاصی طراحی شده‌اند، به طور مستقل کار می‌کنند. نه با دستگاه‌های دیگر مرتبط می‌شوند و نه اطلاعات آنها را می‌توان از راه دور به اشتراک گذاشت. در نتیجه، برای جمع‌آوری اسناد و اطلاعات از نقاط مختلف، انتقال آنها به دفتر کار که دستگاه در آن واقع است، و انتظار طولانی در صف برای استفاده از آن دستگاه، چیزی جز هدر رفتن وقت و انرژی در پی نخواهد داشت. تا زمانی که این دستگاه‌ها توانایی به اشتراک‌گذاری اطلاعات از راه دور را نداشته باشند، برای اکثر مواقع کاری (همچون ساعات اوج شلوغی ادارات) مفید و کاربردی نخواهند بود.

اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر، امروزه محبوبیت بسیاری نزد مدیران دارند چرا که چنین اتوماسیون اداری راه‌حل یکپارچه شدن و به اشتراک‌گذاری خودکار است. پسسیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر،قطعا کارآمدتر از ماشین‌آلات مستقل اتوماسیون اداری می‌باشد. سیستم اتوماسیون اداری هوشمند از سخت‌افزار و نرم‌افزار و منابع انسانی برای جمع‌آوری، ذخیره، پردازش، بازیابی و انتقال پیام میان افراد، گروه‌ها، سازمان‌های کاری استفاده می‌کند. این پیام‌ها ممکن است در قالب اسناد، کلمات و یا تصاویر، ویدیو، صدا و ... باشد.

مزیت‌های اتوماسیون اداری هوشمند

مزیت‌های اتوماسیون اداری هوشمند

سیستم‌های اتوماسیون اداریمبتنی بر کامپیوتر، نه تنها نیازهای ارتباطی مدیران ادارات و اعضای جامعه اداری را برطرف می‌کند، بلکه زمینه ارتباطات خارجی با مشتریان، فروشندگان، سرمایه‌گذاران و دیگر اعضای بیرونی را نیز ایجاد می‌کند. یک اتوماسیون اداریهوشمند با لحاظ کردن اهداف و مقاصد اداره یا شرکت (خصوصا شرکت‌های تجاری)، می‌تواند با هموار کردن موانع ارتباطی، به رشد خیره‌کننده فروش دست یابد. اهمیت اتوماسیون اداری در این زمینه بیشتر در گرو کیفیت‌بخشی به امکان رابطه آسان میان عرضه‌کننده و متقاضی است.

سیستم‌های پردازش متنی در اتوماسیون اداری

یکی از شایع‌ترین سیستم‌های مورد استفاده در اتوماسیون اداری، سیستم پردازش متن است. دلیل واضح استفاده رایج از پردازش‌گر متنی در اتوماسیون اداری، این است که بخش بزرگی از ارتباطات اداری، در حوزه کلمات و نوشتار قرار می‌گیرند. این میزان استفاده از متن و نوشتار، در حوزه ارتباطات خارجی (بین اعضای داخل اداره و اعضای خارج اداره، مانند مدیران و عاملان فروش یا مشتریان) به چندبرابر نیز می‌رسد. پردازنده متنی اتوماسیون اداری، به طور خودکار فرآیند توسعه اسنادی از قبیل نامه‌ها، گزارش‌ها و یادداشت‌ها را به انجام می‌رساند.

سیستم پردازش متنی اتوماسیون اداری، اجازه استفاده از اطلاعات انباشته شده در جهت تولید اسناد شخصی را داراست. لذا در چنین سیستم اتوماسیون اداری هوشمندی، تلاش برای کدسازی و همچنین احتمال خطا به حداقل می‌رسد. بطور کلی پردازنده متنی توانایی دریافت اطلاعات بصورت مستقیم (از مرکز داده و صفحات گسترده فرم‌های الکترونیکی)، و جاساز کردن آن اطلاعات در داخل یک سند را داراست.

سیستم دیگری که کمک می‌کند تا سیستم اتوماسیون اداری برپایه پردازنده متنی، ارتقا یابد و زمان کمتری صرف تایپ و نوشتن شود، سیستم اصلاح دیکته است که اغلب به یک سیستم تشخیص صدا نیز مجهز است. سیستم تشخیص صدا طوری برنامه‌ریزی می‌شود که صدای عامل اجرایی خود را بشناسد و بعد از آن از طریق گوش دادن به صدای مجری پروژه، و اصلاح مدام کلمات، داده‌های پردازنده متنی را بهبود می‌بخشد.

با بکار بردن این سیستم‌ها در اتوماسیون اداری، زمان موردنیاز برای کلیدزدن و تایپ داده‌ها تقلیل می‌یابد. این سیستم‌ها همچنین قادر خواهند بود در هر زمانی از روز داده‌ها را به اسناد تبدیل کند. از این طریق، به نوعی وابستگی حضور منشی را از میان برداشته می‌شود. بنابراین اتوماسیون اداری هوشمند، در ساعات غیر اداری هم می‌تواند به تولید اسناد بپردازد. سیستم پردازنده متنی اتوماسیون اداریممکن است ساده باشد و یا به یک دستگاه انتشار رومیزی (پرینتر لیزری یا جوهری، اسکنر و ... که با توجه به افت قیمت‌شان در بازار، الزام استفاده از آنها در دفاتر رو به افزایش است) متصل باشد که بتواند از برخی فرم‌های موردنیاز پرینت تهیه کند.

سیستم مدیریت اسناد در اتوماسیون اداری

هدف از سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر کامپیوتر در اتوماسیون اداری، استخراج اطلاعات موجود در اسناد ذخیره‌سازی شده برای مراجعات بعدی کاربر در هنگام نیاز به آن اطلاعات می‌باشد. این سیستم‌ها با سیستم‌های دیگر اتوماسیون اداری از جمله پرازنده متنی و ارتباطات پیامی متصل ‌می‌شوند. این سیستم‌ها (دقیقا بر خلاف سیستم‌های دستی تنظیم اسناد) برای دسترسی به اسناد از راه دور، بسیار کارآمد هستند.

مثلا یک مشتری ممکن است بخواهد شکایتی مبنی بر اینکه کالای موردنظرش مطابق با دستورالعمل تحویل کالا، تحویل داده نشده است داشته باشد که در این صورت استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد از راه دور در زمینه بررسی شکایت مشتری و تطابق آن با دستورالعمل و قوانین شرکت، بسیار کارساز خواهد بود. حتی در مورد ارتباطات داخلی، سیستم مدیریت اسناد اتوماسیون اداری، می‌تواند مفید باشد. به عنوان مثال فرم درخواست وام در یک شعبه از بانک، می‌تواند به راحتی برای رئیس آن شعبه یا ریاست کل در شعبه مرکزی قابل بررسی باشد. دسترسی الکترونیکی به اسناد نه تنها دسترسی به آنها را تسهیل می‌کند بلکه باعث کاهش مصرف کاغذ (به عنوان نیاز اصلی در راستای تهیه نسخه‌های متعدد اداری) شده است.

همچنین نیاز ادارت مبتنی بر گسترش فضای کاری نیز کاهش می‌یابد چرا که در ادامه روند ذخیره الکترونیکی اسناد در اتوماسیون اداری هوشمند، فضای مورد نیاز برای نگهداری اوراق اسناد نیز حذف می‌شود. از این جهت سیستم‌های مدیریت اسناد در اتوماسیون اداری، روز به روز با استقبال بیشتر مواجه خواهند شد. در دسترس بودن نرم‌افزارهای نویسه‌خوان نوری (optical character reader, OCR)، سیستم مدیریت اسناد اتوماسیون اداری را بیش از پیش محبوب خواهد کرد. این نرم‌افزارها تصویر اسناد را به متن‌های قابل استفاده در هرگونه پردازنده متنی تبدیل می‌کند.

اتوماسیون اداری

سیستم‌های ارتباط پیامی در اتوماسیون اداری

اکثر ادارات خصوصا شرکت‌های تجاری از انواع سیستم‌های ارتباطی ارسال و دریافت پیام استفاده می‌کنند. آنها عبارتند از تلفن، پست الکترونیک، فکس و غیره. سیستم‌های ارتباطی پیام مبتنی بر کامپیوتر علاوه بر صرفه‌جویی زمان ارسال و دریافت پیام، مواضع مهم دیگری به همراه دارد از جمله قابلیت اطمینان و حفظ محدوده محرمانگی داده‌ها در حین ارسال و دریافت پیام. سه جزء اساسی سیستم‌های ارتباطی پیام مبتنی بر کامپیوتر را: پست الکترونیکی، پست صوتی و رونوشت (نسخه‌برگردان یا فکس)تشکیل می‌دهد.

پست الکترونیک: پست عادی هنوز به عنوان یکی از مدیوم‌های ارتباطی (غیرهمزمان) بین افراد و شرکت‌ها و ادارات بکار گرفته می‌شود. با این حال پست الکترونیکی نوع ارتباط میان افراد و کسب‌وکارها و همچنین رد و بدل اطلاعات را تغییر داده است. پست الکترونیکی با نام شناخته شده E-mail یک سیستم ارتباطی مبتنی بر کامپیوتر (همچنین در اتوماسیون اداری) برای انتقال الکترونیکی اطلاعات از جمله پیام‌ها، اسناد و تصاویر بین دو یا چند عضو است. از ویژگی‌های فرستادن ایمیل می‌توان به: انتقال آنی الکترونیکی و تحویل با سرعت بسیار بالا و قابل اطمینان بودن، توسعه و ویرایش آنلاین به همراه حذف نیاز به کاغذ، قابلیت ارسال همزمان به تعداد زیادی گیرنده، قابلیت یکپارچه شدن با سیستم‌های اطلاعاتی دیگر موجود در اتوماسیون اداری، بی‌نیاز به وجود فضای فیزیکی برای حمل پیام، راهکاری مقتصدانه در جهت کاهش هزینه‌ها.

پست صوتی: نیز یکی از راه‌های مشابه پست الکترونیکی است. با تعریف یک صندوق پستی الکترونیک، می‌توانید پیام صوتی خود را بصورت دیجیتال ارسال کرده و یا صندوق دریافتی خود را چک کنید. یکی از مزیت‌های سیستم پست صوتی در اتوماسیون اداری ، امکان فراهم آوردن امنیت داده‌های بین سازمانی افزایش می‌یابد.

نسخه‌ برگردان یا فکس: یک راه ارتباطی الکترونیکی (که بعنوان یک سیستم مبنی بر کامپیوتر در اتوماسیون اداری استفاده می‌شود) شامل انتقال اسناد و تصاویر از طریق خطوط تلفن می‌باشد.

مزیت‌های اتوماسیون اداری و سیستم‌های وابسته به آن

بطور کلی سیستم‌های اتوماسیون اداری که روزی بی‌اهمیت واقع شده بودند، امروزه با توجه به افزایش هزینه‌های استفاده از نیروهای کار ماهر، با استقبال بسیاری مواجه شده‌اند. با پیشرفت‌های علم فن‌آوری و ارتباطات، سیستم‌های اتوماسیون اداری در زمینه‌های مختلفی کارامد خواهند بود: بهبود ارتباطات درون سازمانی و بین سازمانی، کاهش زمان چرخه آماده‌سازی پیام و دریافت اطلاعات، کاهش هزینه‌های زمانی و پولی برای مدیران و صاحبان شرکت‌ها و دقت و اطمینان بالا در جریان ارتباطات.
البته باید دانست که سیستم‌های اتوماسیون اداری مانند هر سیستم اطلاعاتی دیگری، باید بیش از پیش به سیستم‌های کنترل و مقابله با مشکلات ناخواسته مجهز شده و همچنین در جهت تحکیم امنیت و حریم خصوصی درون سازمانی تلاش کنند.